1 Demandas (Operações)

2 Problemas (Operações)

3 Documentos (Operações)

4 Lições aprendidas (Operações)

5 Relatórios (Operações)

6 Desempenho (Operações)

8 Comunicação (Operações)

9 Configurações (Operações)

Propósito

Esse tutorial tem como objetivo o entendimento da utilização do Channel para o gerenciamento de operações.

Para informações sobre todas as funcionalidades do módulo, navegue pelas páginas a sua esquerda, conforme destacado na imagem abaixo:

Público Alvo

Esse documento destina-se aos usuários responsáveis pelo planejamento, controle e execução de operações.       

Gerenciamento de operações

O Channel - Módulo de Operações e Processos é um ambiente 100% web para o gerenciamento de processos (workflow-engine) e atividades operacionais, integrado à plataforma Channel, o que permite a criação de um ambiente homogêneo de gestão operacional entre projetos e processos da empresa. 

Benefícios

•  Oferece uma visão integrada entre as tarefas operacionais e tarefas de projetos da empresa, compartilhando recursos e custos;
•  Permite a organização e estruturação dos processos para o trabalho operacional;
•  Interface amigável, e usabilidade focada na produtividade e agilidade.

Funcionalidades

•  Gerenciamento de Atividades e Demandas Operacionais;
•  Planejamento e Agendamento de demandas Periódicas;
•  Gerenciamento de Processos (fluxo de trabalho/Workflow);
•  Gerenciamento de Recursos Humanos;
•  Gerenciamento de Custos;
•  Timesheet;
•  Integração com Mailbox para recebimento de Demandas por E-mail;
•  Integração com atividades dos projetos e sprints.     

Gerenciando Operações com o Channel

O Módulo de Operações permite o mapeamento e aplicação de um ambiente gerencial para fluxos de trabalho (workflows), interoperáveis entre si e com o módulo de projetos. 

O objetivo é proporcionar um ambiente prático e de fácil aplicação para o gerenciamento de processos e rotinas. Pode ser aplicado à gestão de demandas, processos ad hoc, operações de apoio a uma metodologia de gerenciamento de projetos, entre outras aplicações.

Na tabela abaixo vemos o fluxo macro do Módulo de Operações, de acordo com a ordem de cadastramento a ser seguida.

A primeira etapa diz respeito ao Workflow (fluxo de trabalho), o mapeamento dos fluxos de trabalho, identificando regras e papéis para a transição de cada etapa do fluxo.

Na sequencia, devem ser cadastrados as Categorias de Operação: são uma estrutura hierárquica onde os processos são catalogados e disponibilizados. Cada categoria de operação pode estar vinculado a um único fluxo de trabalho, e pode definir atributos chave para o processo: formulários obrigatórios, tipificação das solicitações e soluções.

A próxima etapa é o Cadastro de Operações propriamente dito. Após a criação da Operação, é disponibilizado um Menu de Contexto [Menu da Operação] através do qual é possível, dentre outras funcionalidades, fazer a associação de Demandas (solicitações) à Operação. 

O acompanhamento é feito no Menu da Operação, através da funcionalidade de Relatórios.

Configurações iniciais para o cadastro de uma operação

No Menu Projetos e demandas > Configurações > Operações estão contidas as funcionalidades abaixo mostradas, que permitem a parametrização das operações a serem cadastradas. O cadastro de Operações, também feito através do Menu "Projetos e demandas", será abordado na sequência. 

Fluxos de trabalho (Workflows) 

Workflow (fluxo de trabalho, em português) é uma sequência de passos necessários para automatizar processos seguindo um conjunto de regras definidas de modo tal que, na execução de ações de operações, os passos sigam o fluxo definido, e possam ser passados de um recurso para outro.  

Para incluir um workflow à lista, acesse a tela "Projetos e demandas > Configurações > Ver mais > Operações > Fluxos de trabalho":

Após, clique em . Será exibida a tela abaixo.

Figura – Incluir workflow.

Atribua um Nome ao workflow. Insira, se desejar, informações adicionais em Descrição. Em Aplicação, selecione se o workflow estará habilitado para seleção de Documentos e/ou de Operações. Definidas as informações, clique em “salvar”.

Uma vez criado o workflow será aberta a tela de edição mostrada abaixo. No canto esquerdo da tela, o Menu Navegação apresenta as abas Informações e Passos do Workflow.

Na aba Informações do Workflow podem ser editadas as informações inseridas no cadastro. 

Figura – Incluir workflow: Informações do workflow. 

Já em Passos do Workflow são listados os passos cadastrados para o workflow. Quando o workflow é criado, os passos Início e Fimsão criados automaticamente. A inclusão de um novo passo é feita clicando em 

Figura – Incluir workflow: Passos do workflow.

Além do Nome e Descrição do novo passo, selecione as opções de configuração do passo, na parte inferior da tela. Para alterar a sequência dos passos registrados, selecione a ordem desejada, no campo Ordem. Clique em “salvar”.

Figura – Incluir passo do workflow.  

Uma vez feita a configuração, o Menu Navegação se expande, passando a exibir as abas Informações do Passo atual e as abas Transições do Passo atual e Papéis do Passo atual que vemos a seguir. 

Figura – Editar novo passo do workflow. 

Uma vez selecionada a aba Transições do Passo atual será aberta a tela mostrada abaixo:  

Figura – Transições do passo atual.

No quadro da esquerda (Passos não associados) estão listados os passos do workflow já cadastrados. Para associar um passo ao passo atual, selecione – o na lista da esquerda e clique em . O passo será transferido para a lista à direita, Passos associados. Para desassociar o passo, selecione – o na lista da direita e clique em . Para confirmar a associação/desassociação, clique em . Para retornar à lista de passos do workflow, clique em . A associação de passos pode ser feita diretamente na tela passos do workflow através do ícone . 

A aba Papéis do Passo atual permite que sejam inclusos papéis aos passos do workflow. A inclusão pode ser feita através do clique no ícone  através do botão 

 Figura – Papéis do Passo atual.

A adição de papéis pode ainda ser realizada diretamente na tela passos do workflow através do ícone 

Figura – Incluir papel ao passo atual.

• Edição gráfica: O ícone  permite realizar a edição de um workflow de forma gráfica. Utilize os botões de comando na parte superior esquerda para realizar e salvar a edição.

Figura – Edição gráfica

•  Editar: Clique  para editar um fluxo de trabalho (workflow)

•  Remover: Clique  para remover um fluxo de trabalho (workflow) 

Categorias de operação (Tipos de Operações)

Através do Menu "Projetos e demandas  > Configurações > Ver mais > Operações > Categorias de operação" é possível incluir diferentes categorias (tipos de operações) para seleção dentro de um workflow.

Figura – Categoria de operação

Para reordenar a sequencia dos códigos, clique em . Para incluir um novo tipo à lista, clique em . 

 Figura – Incluir  categoria de operação.

Atribua um Nome ao tipo de operação, e se desejar, insira informações adicionais no campo Descrição. Em Workflow, selecione a qual workflow o tipo de operação estará vinculado. Clique em “salvar”. 

Ações sobre Categorias de Operações

• Associar Formulários: A associação de formulários a um tipo de operação pode ser feita através do ícone . O clique sobre o campo Associar irá vincular o formulário ao tipo de operação. Para associar formulários a outra categoria de operação, alterne entre os tipos cadastrados no campo "Informações categoria de operação": 

Esses formulários são cadastrados em "Projetos e demandas > Configurações > Geral > Formulários padrão".

Formulários cadastrados dentro da operação exibem as seguintes ações: relatório, estrutura do formulário, editar e remover.

Figura – Associar formulários a um tipo de operação.

• Inserir categoria de operação: Para inserir uma categoria de operação subordinada a uma já existente, como uma subcategoria, clique em . Será aberta uma tela semelhante àquela mostrada anteriormente, a categoria de operação estará vinculada a categoria de origem, criando uma estrutura hierárquica. 

Figura – Subcategoria

•  Editar: Clique  para editar uma categoria de operação

•  Remover: Clique  para remover uma categoria de operação. 

Marcadores de demandas

Um marcador é utilizado para filtrar solicitações de diferentes operações. Para cadastrar um marcador, acesse o Menu "Projetos e demandas  > Configurações > Ver mais > Operações > Marcadores de demandas" , será apresentada a lista dos marcadores já cadastrados:

Figura – Lista de Marcadores.

O cadastro de marcadores é feito clicando em . 

Figura – Incluir Marcador.

• As ações possíveis incluem também Edição  e Remoção .

Cadastro de Operações

Qualquer usuário com perfil Gestor ou Gerente pode cadastrar operações no Channel. O cadastro está acessível através do Menu Projetos e demandas > Operações.   

Uma vez no cadastro, será apresentada a lista de operações já registradas no sistema, se houver, conforme vemos na Figura abaixo. Lembrando que a visualização deve respeitar as regras de área e perfil do usuário: Gerente/Cogerente visualiza as operações que gerencia. Gestor visualiza as operações de sua área e subáreas.

Ações sobre Cadastro de Operação 

• Solicitações: O ícone  permite acessar as solicitações cadastradas na operação, abrindo também o menu de contexto [Menu da Operação]. É possível fazer a exportação para Excel, bem como incluir novas solicitações. Podem ser filtradas solicitações pelo código, título, responsável, cliente, autor, passo em que se encontram, entre outros na parte superior da tela destacada na Figura.  Sobre as ações possíveis para solicitações cadastradas falaremos mais adiante, quando tratarmos da inclusão de demandas através do Menu da Operação.

Figura – Tela de demandas da operação

•  As ações incluem ainda Edição  e Remoção  da Operação.

Incluir Operação

A inclusão de operações é feita através do botão . Selecionada a funcionalidade, será aberta a tela mostrada a seguir.

Figura - Incluir Operação.

IMPONTANTE -  flag "Por padrão enviar e-mail para o responsável ao encaminhar?"

Figura 02: Configuração do envio de e-mail no passo (encaminhamento de demandas)

Menu da Operação

Assim como em outros módulos do sistema, o módulo de Operações conta com um menu do contexto, Menu da Operação, através do qual a operação cadastrada pode ser configurada. A Figura abaixo apresenta o Menu da Operação, sobre o qual falaremos a seguir, na visão de um usuário Gerente da Operação.

Figura - Menu da Operação.