Propósito

Esse tutorial apresenta o conteúdo de utilização do sistema para usuários com o perfil de Colaborador, incluindo visão geral do Channel, princípios de navegação e funções utilizadas.

Público Alvo

Esse documento destina-se aos usuários do Channel com o perfil de colaborador.

O que é o Channel

O Channel é uma Plataforma de Software que Integra ferramentas para a iniciação, planejamento, execução e controle de projetos, programas, e portfólios em um único ambiente. A solução Channel auxilia as empresas a controlar de forma eficaz seus portfólios, conforme as melhores práticas e padrões internacionais consolidados. Suas principais características são:

Ambiente Corporativo – Permite a participação de diversos atores do organograma institucional no universo do gerenciamento de projetos, segmentando o acesso à informação de acordo com os diferentes perfis de acesso de cada usuário: gestores, gerentes, colaboradores internos e externos, lideres técnicos, clientes, todos interagindo com o portfólio segundo o seu papel institucional. 

Colaborativo – Permite a interação entre os participantes de um projeto através de ferramentas de comunicação, e a pulverização da informação de forma segmentada conforme o perfil de cada usuário. 

Customizável – A plataforma Channel pode ser customizada e adaptada às necessidades gerenciais e à cultura organizacional de sua empresa. 

Aderente às melhores práticas do mercado – A plataforma Channel é aderente a modelos de qualidade e produtividade em gerenciamento de projetos reconhecidos internacionalmente, especialmente o PMBOK, o que traz consistência conceitual aos processos implementados em cada ferramenta do sistema. 

100% web – O sistema Channel foi construído sobre uma tecnologia genuinamente web, sem a necessidade de instalação de nenhum tipo de plug-in ou componente no hardware dos usuários, podendo ser acessado e operado plenamente de qualquer lugar, apenas utilizando um navegador de internet. 

Acessando o Sistema

O Channel é um sistema genuinamente Web; desta forma, não há necessidade de instalação para a sua utilização. O sistema não tem controle de licenças, ou seja, uma vez adquirido pode ser acessado por um número ilimitado de usuários.

Para acessar o Channel, o usuário deverá possuir cadastro de login e senha no sistema e abrir o mesmo em seu navegador Web (Internet Explorer, Firefox, Chrome ou Safari).

Visão Operacional 

A Visão Operacional é focada em pendências e produtividade. Esta é a visão geralmente utilizada por colaboradores integrantes do time de um projeto ou operação.

O usuário pode visualizar o cronograma com as atividades, tarefas, solicitações, iniciativas, etc. agendadas para a semana corrente, com possibilidade de navegar para frente ou para trás nas semanas do calendário.

Permite, ainda, que o usuário e seu superior visualizem o trabalho já concluído, ou atualizem o status desses trabalhos, desde aqueles que foram atribuídos a ele, os que ele se voluntariou a fazer, ou ainda, tarefas particulares.

A seguir falaremos mais sobre a visão operacional, também chamada visão dos colaboradores. Ao acessar o sistema, é exibida a tela principal com os atalhos de navegação.

Figura – Acessando a Visão Operacional.

A área à esquerda identifica o usuário. No canto superior esquerdo pode-se visualizar a foto, nome, cargo e área do usuário logado. Há um campo para que o usuário comente o que está fazendo com possibilidade de receber comentários de outros membros de equipe. Para adicionar um comentário, basta escrevê-lo na caixa de texto e pressionar “Comentar no Mural”. A foto dos usuários, quando houver, é exibida ao lado de cada comentário feito, facilitando a identificação. Abaixo dessa área, o usuário pode acessar o atalho para Últimas, Meus Grupos e Meus Projetos, como mostra a Figura acima. 

A área superior do centro da tela, é a agenda ou cronograma, que contém as alocações do usuário dispostas em forma de um calendário semanal. É possível utilizar a barra de rolagem para avançar ou recuar nas semanas do calendário. 

A área abaixo da agenda, que ocupa o centro inferior da tela contém 08 abas: Atividades; Tarefas; Solicitações; Iniciativas; Documentos; Propostas; Questões e Ações. Cada aba ao ser selecionada abrirá sub abas. Falaremos mais adiante sobre cada uma delas. 

Agenda (Cronograma)

O Primeiro campo do qual falaremos na visão operacional é a Agenda. Os apontamentos dispostos na forma de calendário semanal podem ser pendências de atividades, aviso de lembrete de apontamento de horas, tarefas, solicitações, iniciativas, etc. Para ocultar a Agenda da tela inicial, clique em . 

Figura – Agenda

Atribuições do Colaborador 

Na área das atribuições o colaborador tem acesso, através dos botões de atalho, às diferentes atribuições dentro do contexto de um projeto ou operação. Elas estão divididas em 08 abas, das quais falaremos a seguir. As abas são: Atividades; Tarefas; Solicitações; Iniciativas; Documentos; Propostas; Questões e Ações. 

Atividades

Na primeira aba, Atividades, são exibidas todas as atividades nas quais o usuário logado está associado. As atividades estão subdivididas em outras 03 abas: Minhas Atividades; Atividades para meus papéis e Atividades encaminhadas, como ilustrado na Figura abaixo.

Figura - Atividades associadas ao usuário

Minhas Atividades

A aba Minhas Atividades contém todas as atividades para as quais o colaborador está alocado nos projetos que participa. Além do campo Busca, na parte superior é possível ordenar a disposição das informações, selecionando entre as opções do campo Ordenar Por (Padrão; Nome da Atividade – Ascendente ou Descendente; Nome do Projeto - Ascendente ou Descendente; Data de Início da Atividade - Ascendente ou Descendente; Data de Término da Atividade - Ascendente ou Descendente). 

Figura – Aba Atividades: Minhas Atividades.

Para atualizar a atividade, clique em  . Abre-se a tela mostrada abaixo. 

 Figura – Atualizar Execução da Atividade.

Ações sobre Minhas Atividades

• Ver atividade: O ícone  O ícone direciona o usuário para a aba Execução, pertencente aos Detalhes da Atividade. Uma vez na tela é possível atualizar o Percentual de execução da atividade, alterar datas de Início e Fim [ou a Duração]. Por padrão o Responsável pela atividade é o próprio usuário, mas outro membro alocado no projeto poderá ser definido como responsável através do campo nesta aba.

Figura – Ver Atividade: Detalhes da Atividade - Execução.

• Inserir custo: Pressione  para inserir os custos da atividade. Será exibida tela para o preenchimento de custos:

Figura - Apontar custos.

• Apontar horas: Para realizar o apontamento de horas da atividade a partir da Home Operacional, clique sobre o ícone  . Será exibida a tela “Apontar Horas”.

Figura - Apontar horas.

O apontamento do tipo Star/Stop é aquele em que o usuário inicia o contador de tempo e o finaliza. O sistema irá considerar como Duração, Início e Fim o intervalo entre o Start e Stop. 

Figura - Tipo de Apontamento Start/Stop

Para ativar a contagem de tempo deve-se pressionar em . Ao clicar o sistema pausa a contagem e exibe os dados apurados até o momento. É possível continuar a contagem, pressionando . Para excluir o apontamento pressione .

Figura - Horas apontadas com Tipo Start/Stop.

A atividade que está com o contador ativo será sinalizada na Home Operacional com o ícone , que permanece em movimento [ponteiro do relógio se movendo].

Uma mensagem é exibida indicando que há atividades em andamento.

Para finalizar o apontamento, deve-se pressionar no ícone . A tela de apontamento será exibida novamente, e o botão  deve ser pressionado. 

• Encaminhar: O ícone  permite encaminhar uma atividade para outro usuário. O Responsável pela atividade ou o Gerente do projeto podem realizar o encaminhamento, que alterará o Responsável, atribuindo a atividade ao usuário para a qual foi encaminhado. Além disso, todo o histórico de encaminhamentos ficará registrado e acessível ao gerente do projeto e aos responsáveis pela atividade. Uma vez selecionada a opção abre-se a tela “Encaminhar Atividade”.

Figura - Encaminhar Atividade.

Atividades para meus papéis

São listadas as atividades que não dizem respeito ao recurso pessoalmente, mas sim, a todos os recursos que possuem um mesmo papel registrado no sistema, por exemplo, Cogerente. Os recursos podem se voluntariar para a execução da atividade, que será negociada (aprovada ou rejeitada) pelo gerente. Para mais detalhes sobre negociação de atividades, consulte o Tutorial de Projetos. 

Atividades Encaminhadas

Citada no tópico acima quando falamos sobre o encaminhamento de atividades no ícone de ação.

Tarefas

A tarefa é a menor divisão dentro de um projeto; Diz respeito a cada uma das ações que serão realizadas para cumprir as etapas previstas e, consequentemente, atingir os objetivos previstos. 

A aba Tarefas no Channel exibe as tarefas nas quais o usuário foi atribuído como Responsável. Está dividida em outras três abas: Tarefas do Projeto; Tarefas Pessoais e Tarefas de Solicitação. 

Figura – Aba Tarefas.

Tarefas do Projeto

São listadas as tarefas de atividades do escopo atribuídas ao usuário. No lado direito, estão ações possíveis sobre as tarefas. 

Figura – Tarefas do Projeto.

Ações sobre Tarefas de Projeto

• Ver atividade: O ícone  permite acessar os Detalhes da Atividade à qual a tarefa está relacionada. Na aba Tarefas pode-se incluir e editar as informações relativas à tarefa do projeto.

Figura - Ver atividade.

•  Apontar horas: Para realizar o apontamento de horas de uma tarefa, clique sobre o ícone . Será exibida a tela “Apontar Horas”, já exibida quando tratamos da aba Atividades.

•  Encaminhar: O ícone  permite encaminhar uma tarefa. O Responsável pela atividade ou o Gerente podem realizar o encaminhamento, que alterará o responsável pela tarefa, atribuindo - a ao usuário para a qual foi encaminhada. Além disso, todo o histórico de encaminhamentos ficará registrado e acessível ao gerente do projeto e aos responsáveis pela tarefa. Uma vez selecionada a opção, abre-se a tela “Encaminhar Tarefa”.

Figura – Encaminhar Tarefa.

Tarefas Pessoais

A aba Tarefas Pessoais permite que o colaborador reúna e inclua tarefas pessoais à relação de tarefas. 

Figura – Tarefas Pessoais.

Para inserir uma tarefa pessoal, clique em . Abre-se a tela “Nova Tarefa Pessoal”. Insira o nome da tarefa, o percentual concluído e as datas de início/término real e início/término planejado.

Figura – Incluir Nova Tarefa Pessoal.

Ações sobre Tarefas de Pessoais

• Encaminhar: O ícone  permite encaminhar uma tarefa para outro usuário. O Responsável ou o Gerente podem realizar o encaminhamento, que alterará o responsável pela tarefa, atribuindo - a ao usuário para a qual foi encaminhada. Selecionada a opção, abre-se a tela “Encaminhar Tarefa Pessoal”.

Figura – Encaminhar Tarefa Pessoal.

• Apontar horas: Para realizar o apontamento de horas de uma tarefa pessoal, clique sobre o ícone . Será exibida a tela “Apontar Horas”, já exibida quando tratamos da aba Atividades.
•  Remover: O ícone  permite remover uma tarefa pessoal.

Tarefas da Solicitação

A aba Tarefas da Solicitação contém as tarefas de solicitações de operações nas quais o usuário está associado, e que devem ter sido cadastradas antes [na aba Solicitações, através do ícone , ou na própria operação]. 

Figura – Tarefas de Solicitação.

Ações sobre Tarefas de Solicitação

• Editar Tarefa: O ícone  permite editar uma tarefa de solicitação cadastrada. 
• Apontar horas: Para realizar o apontamento de horas de uma tarefa de solicitação, clique sobre o ícone . Será exibida a tela “Apontar Horas”, já tratada quando falamos da aba Atividades. O apontamento do tipo Star/Stop não está disponível para tarefas pessoais.
• Encaminhar: O ícone  permite encaminhar uma tarefa para outro usuário. O Responsável ou o Gerente podem realizar o encaminhamento, que alterará o responsável pela tarefa, atribuindo - a ao usuário para a qual foi encaminhada.  
• Remover: O ícone  permite remover uma tarefa de solicitação cadastrada.

Solicitações

A aba Solicitações exibe as solicitações de operações nas quais o usuário está associado. A forma de apresentação das informações segue o padrão visto anteriormente nas outras abas, como se pode perceber na Figura na sequência.

Figura – Aba Solicitações.

Ações sobre as Solicitações

• Ver solicitação: pressione  para ver detalhes da solicitação.
• Apontar horas: pressione  para realizar o apontamento de horas trabalhadas na solicitação selecionada.
• Apontar custos: pressione  para inserir custos da solicitação.

Figura 24 – Apontar custos.

Selecione a Rubrica associada ao custo em Rubrica. Selecione o Plano de Conta vinculado ao custo. A data do apontamento deve ser informada em Data. Insira a Quantidade e o Valor do custo apontado nos campos de mesmo nome. Se desejar, insira informações adicionais no campo Descrição. Clique em “salvar” para concluir o apontamento.

• Encaminhar: pressione  para encaminhar a solicitação para outro usuário ou Passo da operação. Além destes, é possível atribuir um Grupo e definir se o Responsável, Gerente e Autor serão ou não notificados do encaminhamento via email.

Figura 25 – Encaminhar Solicitação. 

• Cadastrar Tarefa: O ícone  permite incluir uma nova tarefa da solicitação. Uma vez selecionada a funcionalidade, abre-se a tela mostrada abaixo, com as tarefas de solicitação cadastradas. Para incluir uma nova tarefa da solicitação, clique em .  

Figura – Cadastrar Tarefa.

Figura – Incluir Tarefa de Solicitação.

Após criada, a tarefa de solicitação passará a integrar o cadastro de solicitações, bem com a aba Tarefas da Solicitação.

É possível editar , remover  e Alocar Recursos  para a solicitação [selecione o usuário, que aparece em cor diferente dos demais, e defina em Tempo, o total em horas que a tarefa irá exigir]. 

Figura – Alocar Recurso da tarefa.

Iniciativas

A aba Iniciativas exibe as iniciativas sob responsabilidade do usuário. As iniciativas são criadas no Plano Estratégico. Ao clicar sobre ela, abre-se a tela mostrada a seguir. A disposição das informações segue o padrão observado nas abas anteriormente descritas. 

Figura – Aba Iniciativas.

Ações sobre as Iniciativas

• Comentário: pressione  para inserir um comentário em uma iniciativa. 
• Atualizar status da iniciativa: o ícone  permite alterar o percentual de conclusão da iniciativa, bem como a cor que representa o status da mesma (desligado, verde, amarelo e vermelho). Como ilustra a figura a seguir, é possível ainda editar a justificativa cadastrada, e ter acesso ao histórico das atualizações da iniciativa.

Figura – Atualizar status da iniciativa.

Documentos

A aba Documentos exibe os documentos que podem ser acessados pelo usuário. No momento da inclusão de um documento, o usuário pode definir as permissões de visualização do mesmo pelos demais usuários. É necessário autorizar a permissão de visualização para que um colaborador tenha acesso aos documentos salvos. 

Figura – Aba Documentos.

Ações sobre os documentos

• Editar: O ícone  permite editar um documento.
• Excluir: pressione  para excluir um documento.
• Encaminhar documento: O ícone  permite encaminhar o documento para um Passo da Operação, Grupo ou Responsável. É possível Notificar o Responsável e o Gerente por e-mail, inserir outras pessoas no campo CC, e adicionar Comentários ao encaminhamento.

Figura – Encaminhar Documento.

• Ver documento: pressione permite para visualizar um documento. Abre-se uma tela como a mostrada a seguir.

Figura – Ver Documento.

•  Baixar documento: pressione  para baixar o arquivo de um documento. 

Propostas

A aba Propostas exibe os projetos propostos pelo usuário. É possível incluir uma proposta de projeto através do ícone . 

Figura – Aba Propostas.

Ações sobre Propostas

•  Editar: pressione  para editar um projeto proposto.
•  Excluir: pressione  para excluir um projeto proposto.
•  Ver proposta: O ícone  permite visualizar a proposta de projeto proposto.
•  Enviar para aprovação: O ícone  permite enviar a proposta do projeto para aprovação.

Questões 

A Aba Questões exibe todas as questões pendentes de projetos ou operações abertas através do Menu do Projeto > pendências > questões pendentes. Se o usuário selecionado for autor da questão pendente poderá encaminhá-la através desta tela utilizando o ícone .

Figura – Aba Questões.

Para incluir uma questão pendente e visualizar o histórico de encaminhamentos, o usuário com perfil Colaborador precisa ser definido como Gerente de Projeto. Neste caso, selecionar Menu do Projeto > pendências > questões pendentes e então .

Figura – Questões Pendentes.

Abre-se a tela “Nova Questão Pendente”.

 Figura – Nova questão pendente: Passo 01.

Figura – Nova questão pendente: Passo 02.

Ações sobre as questões

• Ver questão: pressione  para ver detalhes da questão selecionada.
•  Excluir: pressione  para excluir um projeto proposto.
• Encaminhar: O ícone  permite encaminhar a questão para outro usuário pertencente ao time.
• Visualizar: O ícone  permite acessar o histórico de encaminhamentos de uma questão pendente.

Ações

A última aba, Ações, que vemos na Figura, contém as ações possíveis no sistema, que foram cadastradas em outras funcionalidades [Questões Pendentes, Riscos, Planos de Ação e Reuniões]. 

 Figura – Aba Ações.

Ações sobre Ações

•  Ver Histórico: Através do ícone  é possível visualizar o histórico da ação.
•  Encaminhar Ação: O ícone  permite encaminhar a ação a outro usuário. 

Meu Channel

Ao acessar o sistema o Menu Meu Channel apresenta atalhos para funcionalidades ligadas a suas pendências, e aos portfólios, projetos, operações, reuniões e indicadores aos quais o usuário participa ou gerencia. As informações que podem variar de acordo com as permissões do usuário (abaixo o menu Meu Channel de um usuário com perfil gestor e permissão total).

Figura - Meu Channel.

Apontamentos (Painel de Apontamentos)

Permite realizar apontamentos de horas trabalhadas, assim como acesso à lista de apontamentos já efetuados e um painel de apontamentos. Deve – se selecionar se as horas apontadas serão relativas a projetos, operações ou ainda, apontamentos avulsos (O painel de apontamentos encontra-se disponível através do caminho Menu "Projetos e demandas > Painel de apontamentos"). 

Quando selecionada esta opção, o usuário é direcionado para o painel que agrega informações relacionadas aos apontamentos do recurso, contendo a agenda com Calendário de atividades. São exibidas eventuais Faltas e se houver Pendências de apontamentos de outras semanas, é possível atualizar as horas através do ícone . 

Figura – Painel de Apontamentos.

As eguinte tela será apresentada:

Figura – Apontamentos através do painel.

Listar apontamentos lançados

Através do link  o usuário tem acesso a lista de apontamentos lançados e também pode realizar apontamentos:

Figura – Listar apontamentos lançados

Neste item são listados os apontamentos lançados no sistema. É exibida uma tela como a mostrada, contendo um resumo das horas apontadas pelo recurso nos últimos 30 dias trabalhados. É possível filtrar o apontamento por Data, informando um intervalo válido, selecionar o Recurso e Tipo de Apontamento. 

Ao clicar  (Mostrar lista) a tela é expandida, trazendo as informações relativas aos detalhes do apontamento.

É possível editar , remover  ou criar um apontamento similar  a outro já lançado. Ao clicar  surgira uma nova tela para inclusão de apontamentos.

Apontamentos > novo apontamento > projetos

Figura – Novo apontamento: Projetos.

O Gerente do projeto pode apontar horas para outros membros da equipe (se for Staff). Neste caso, para este tipo de perfil os campos Área e Recurso são habilitados, como vemos abaixo.

Apontamento > novo apontamento > operações

Figura - Novo apontamento: Operações.

Apontamento > novo apontamento > apontamento avulso

O apontamento avulso tem por objetivo que o colaborador indique as horas trabalhadas que não possuem vínculo nem com operações nem com projetos dos quais ele participa. 

Figura - Novo apontamento: Avulso.

Funcionalidades auxiliares

O Channel agrupa no Menu "Projetos e demandas" funcionalidades auxiliares de uso do sistema, como vemos na figura abaixo. 

Projetos e demandas > Documentos compartilhados

Acesso às pastas de todos os documentos registrados. É possível que o usuário visualize e inclua novos arquivos.

Figura – Documentos.

Projetos e demandas > Lições aprendidas

Acesso à lista das lições aprendidas nos projetos e operações que o colaborador participa. As lições são classificadas como do tipo acerto ou erro, como observamos na Figura abaixo.

 Figura – Lições aprendidas

Busca

Através do ícone Acesso à busca de informações existentes no sistema. A busca pode ser simples ou avançada. Acesse o "Tutorial Visão Geral e Navegação" e tenha acesso a mais detalhes sobre as opções de busca.

 Figura – Busca simples

Figura – Busca Avançada.

Informações do usuário

A próxima imagem apresenta as funcionalidades disponíveis para os usuários configurarem suas informações:

Figura – Alterar Dados de contato.

Minhas anotações:

O Menu minhas anotações permite que o usuário visualize e inclua anotações. Para tanto, uma vez nesta funcionalidade, clique em . Será aberta a tela “Nova nota”. Preencha o Título da nota, bem como o conteúdo e clique em “salvar”.

Figura – Incluir Nota.

 Figura – Nota inclusa.

Alterando a Senha de um Usuário

Quando um usuário é incluído no sistema [por um usuário com nível de permissão de Administrador Total, através do cadastro de usuários] é preciso inserir uma senha genérica, a qual será fornecida a este usuário para que efetue o primeiro acesso.

Assim que o novo usuário entrar no Channel com a senha fornecida, o sistema irá exibir a mensagem mostrada abaixo, solicitando que o mesmo cadastre uma nova senha.

Com relação à senha, deve ser composta de:

Oito caracteres, sendo que dentre estes, devem constar ao menos:

• Uma letra minúscula;
• Uma letra maiúscula;
• Um número;

Conforme o usuário define sua senha, o retângulo abaixo do campo nova senha, inicialmente em branco, [destacado na figura acima] é preenchido com a cor que representa à força da senha. A palavra correspondente à cor também é exibida, ou seja:

Uma senha Forte é representada pela cor verde: 

Uma senha Regular é representada pela cor amarela 

Uma senha Fraca e/ou Muito Curta é representada pela cor vermelha   

Caso não seja seu primeiro acesso e deseja redefinir sua senha acesse Redefinindo a Senha, se esqueceu sua senha acesse Esqueceu a Senha, e veja como redefinir ou solicitar uma nova senha

Sempre que o usuário desejar alterar sua senha, deve fazê-lo acessando: 

Será aberta uma tela como a mostrada a seguir. Insira a senha atual e a nova, repetindo-a. Observe a mensagem de força da senha e clique em  .

Figura – Trocar senha.