6 Acompanhamento de reuniões ! (Estratégia > Acompanhamento de reuniões)

Através do Menu Estratégia > Acompanhamento de reuniões abre-se a lista de reuniões cadastradas.

Figura – Lista de Reuniões.

Incluir Reunião

Para incluir uma reunião à lista, clique . Abre-se a tela de cadastro, em 05 abas, mostradas na sequência.

Figura – Incluir Reunião: Dados da Reunião.

Figura – Incluir Reunião: Pauta.

Figura – Incluir Reunião: Participantes.

Usuários de quaisquer áreas podem ser convidados para uma reunião.

Figura – Incluir Reunião: Participantes Externos.

Figura – Incluir Participante Externo.

Figura – Incluir Reunião: Grupos.

Ações sobre Reuniões

Ver: O ícone permite visualizar os detalhes relativos a uma reunião.
Documentos: O ícone dá acesso, se houver, aos documentos vinculados a uma reunião.
Ações: Esse ícone conduz à lista de Ações da Reunião.
Decisões: Esse ícone conduz à lista de Decisões da Reunião.
Editar: pressione para editar a reunião.
Remover: pressione para remover a reunião.

Ações de reunião

Através do botão que integra a tela do Cadastro de Reuniões, é possível visualizar a lista das ações já cadastradas em todas as reuniões, bem como incluir novas ações.

Figura – Ações de Reuniões.

Para incluir uma nova ação de reunião, clique no botão .

Figura – Incluir Ação de reunião.

Ações sobre Ações da reunião

Ver Detalhes: O ícone permite visualizar os detalhes relativos à ação de reunião, como se vê abaixo.

Figura – Ver Detalhes.

Controlar Status: O ícone abre a tela mostrada abaixo. É possível editar o percentual concluído (0 ou 100) e inserir um comentário.

Figura – Controlar Status.

Pressione para Editar e para Remover uma ação de reunião cadastrada.

Quando uma ação de reunião receber o percentual de 100% o sistema Channel enviará um e-mail aos responsáveis pela reunião e pela ação da reunião informando que a ação foi finalizada, para facilitando o gerenciamento.

No e-mail também será exibido o nome do responsável, o último comentário realizado na alteração de percentual da ação, quando for adicionado (o campo não é de preenchimento obrigatório).

Figura 01: Alerta de e-mail da ação finalizada

Decisões de reunião

Através do botão tem-se acesso ao cadastro de decisões que vemos ilustrado abaixo.

Figura – Decisões de Área.

Para incluir uma decisão de reunião, clique .

Figura – Incluir Decisão de Reunião.

Ações sobre Decisões da reunião

Documentos: O ícone dá acesso, se houver, aos documentos vinculados a uma decisão de reunião.
Editar: pressione para editar uma decisão de reunião.
Remover: pressione para remover uma decisão de reunião.

Regras na visualização de reuniões

A visualização de reuniões de área (cadastradas pelo menu Estratégia > Acompanhamento de reuniões) deve seguir as regras abaixo:

Gerente/colaborador/cliente: podem visualizar apenas os itens que participam;
Gestores podem ver os itens que participam ou que é da área dele ou área filha;
Responsável pela reunião pode ver/editar/excluir;
As reuniões que não respeitam a regra de área/subárea e o usuário é responsável, só aparecem na listagem de "Meu channel > pendências > minhas reuniões"

Regras na permissão de responsáveis por ações e decisões de reuniões

Foram realizadas correções Correção para permitir que participante possam ser atribuídos como responsáveis de ações e decisões de reuniões, exceto perfis sem acesso a funcionalidade
A permissão deve seguir as regras abaixo:

Administração > cadastro de reunião:

Poderá ser responsável pela Reunião qualquer usuário cadastrado no sistema, exceto usuários com perfil "Cliente", "Visualizador Painel" e "Perfil Segurança".;
Como responsáveis pela "Ação" da reunião e "Decisão" da reunião, deve listar como possíveis responsáveis todos os usuários do sistema, incluindo os usuários do grupo quando associado, exceto os usuários com os perfis já mencionados ("Cliente", "Visualizador Painel" e "Perfil Segurança")

Nos módulos (Operação, Portfólio, Projeto e BSC ):

Poderá ser responsável pela Reunião qualquer usuário associado ao "Time da Operação", "Gerente ou Co-gerente do Portfólio", "Time do projeto" e "Administradores do BSC".
Como possíveis responsáveis pelas "Ações" e "Decisões" dos módulos, deve listar todos os usuários do sistema, incluindo os usuários do grupo quando associado, exceto os usuários com os perfis
"Visualizador Painel" e "Perfil Segurança".
Como o usuário com perfil "Cliente" pode ser associado a alguns módulos, ele só poderá visualizar as reuniões, ações e decisões as quais ele for responsável ou participante.

Notificação

Quando uma ação de reunião for cadastrada ou editada, ao solicitar o envio do e-mail, o responsável pela ação da reunião também será notificado (Administração > cadastro de reuniões).

Documentação