3 Planos de ação

Quem pode cadastrar plano de ação?

• Nível de Administrador total
• Nível de Administrador de área
• Gestor
• Gerente
• Colaborador

IMPORTANTE: É possível cadastrar planos para qualquer área e também sob responsabilidade de qualquer usuário (com perfil colaborador/gerente/gestor). Porém, somente irá listar os planos em que o usuário possui permissão de acesso, sendo assim, caso o usuário logado cadastre um plano cujo responsável é de uma outra área, o plano recém cadastrado não será listado.

Quem pode acessar os planos?

• Gerente do plano
• Membros do plano
• Nível de Administrador total
• Nível de Administrador de área

Quem pode editar os planos?

• Gestor do plano
• Membros do plano

Quem pode alterar o responsável pelo plano?

• Gerente do plano
• Nível de Administrador total
• Nível de Administrador de área

Quem pode remover o plano de ação?

• Gerente do plano
• Nível de Administrador total
• Nível de Administrador de área

Quem pode acessar os relatórios?

• Gestor
• Gerente
• Colaborador

Listar e cadastrar planos de ação

Quando você acessar o plano de ação será apresentada uma lista de planos na visão de painel, com a possibilidade de visualizar em forma de listas. 

Figura – Visão Lista de planos de ação

Na lista de planos será possível executar ações como: Incluir, incluir via Excel, Visualizar, Editar, Remover, Remover em lote e alteração de status do plano 

Figura - Ações da lista de planos de ação

Quando um plano de ação estiver atrasado, ficará destacado com a borda em vermelho e a quantidade de dias atrasado:

Figura -Figura - Plano atrasado em destaque

Para incluir um plano de ação, clique no ícone "Novo plano". Será apresentado um formulário para o cadastro do plano. Ao incluir um plano alguns campos são de preenchimento obrigatório, destacados com ícone * e o status inicial do plano é "Rascunho".

Figura -Cadastro de plano.

Para acessar um plano de ação, clique sobre o mesmo na listagem de planos. Após a seleção do plano é apresentada a tela abaixo, com a possibilidade de visualização em listas onde será possível efetuar a configuração do plano. 

Figura -Contexto de plano na visão kanban.

Figura -Contexto de plano na visão lista de ações.

Alterar o gestor ou membros do plano de ação

As configurações de um plano são realizadas na barra superior da tela. Na configuração de um plano será possivel alterar o gestor ou associar os membros do plano.

IMPORTANTE: 

• O gestor é o responsável formal pelo Plano de Ação. Ele será o responsável pelo planejamento, configuração e acompanhamento da execução do plano.
• Os membros são usuários que auxiliam o gestor na gestão do plano. Eles têm as mesmas permissões e privilégios do gestor.

É importante destacar que somente usuários com perfil de gestor, gerente ou colaborador poderão ser responsáveis ou membros de um plano.

Figura -Associação de membros ou alteração de gestor do plano de ação.

Cadastrar ações do plano

Em todas as visões (lista ou quadros) é possível realizar o cadastro de ações, porém, apenas na visão "formato de lista" está disponível a possibilidade de cadastro detalhado da ação. Além disso, o cadastro de ações pode ser realizado via Excel.

No cadastro rápido o usuário preenche apenas o campo "Nome" e salva:

Figura - Cadastro rápido de ação.

Enquanto que, no cadastro detalhado é possível preencher todos os campos que compõem o formulário de abertura de ação.

Figura - Acesso ao cadastro detalhado de ação.

Ao clicar no link "Criar ação detalhada" o sistema apresenta a tela com formulário detalhado da ação. Após salvar, são liberadas as abas de inclusão de Custo, Tarefas, Histórico, Anexos, Comentários e Alarmes da ação.

Figura -Cadastro detalhado de inclusão de ação.

• Aba AÇÃO: Adicione membros para a contribuírem com a ação, permite alterar o status, preencher a data de início, data limite e as informações de "Porque, Como, Local e Palavras-chave". Qualquer alteração só é registrada após clicar em SALVAR.
• Aba CUSTOS: Preencha o custo planejado e custo real relacionado a ação.
• Aba TAREFAS: Ao clicar em nova tarefa, será apresentado o campo título da tarefa e a data alvo;

Data alvo: caso seja uma data passada e tarefa não concluída, será exibido um ícone ao lado do campo data, informando que esta atrasado.

Figura: Modal de inclusão de tarefa com campo data

Na modal foi adicionado o botão cancelar. O modal será fechado quando clicado em cancelar, ou no salvar, será fechado também ao clicar no editar novamente, ao clicar no editar de outra tarefa, ao clicar em nova tarefa ou trocar de aba.

Na lista de tarefas foi adicionado a coluna data-alvo, a lista será ordenada da data mais antiga para mais nova e pelo título da tarefa. Tarefas sem data ficam no final da lista, ordenadas apenas pelo título.

Na lista também foi adicionado o botão editar, que abre o mesmo modal do cadastro de tarefas, permitindo a edição do título e data-alvo.

• Aba HISTÓRICO: Nessa aba é possível visualizar todo o histórico da ação
• Aba ANEXOS: Exibira a lista de anexos inseridos. Para incluir clique em "Criar novo anexo", preencha a descrição, adicione ou arraste itens para a modal.
• Aba COMENTÁRIOS: Ao cadastrar um novo comentário na ação do plano de ação será exibida a data e a hora do momento da criação do comentário, conforme a imagem abaixo:

• Aba ALARMES: Para realizar a configuração dos alarmes, clique no ícone "Criar novo alarme". Será necessário o preenchimento da data limite. Um alarme que foi cadastrado para o plano de ação, pode já estar associado nas ações do plano.

Gerenciar as ações do plano

Na tela de configuração do plano, também será possível fazer a gestão das ações de um plano. As ações de um plano podem ser visualizadas no formato de lista ou no formato kanban (quadro customizável, quadro por status, quadro por responsável ou quadro de ações do usuário logado). 

O status das ações podem ser "Não iniciada", "Em andamento" e "Finalizada" e a alteração de status ocorre de forma manual. 

Importante: por dentro do plano, para fazer a gestão das ações é necessário ser gestor ou membro do planos. Caso o usuário logado cadastre um plano cujo responsável pela ação é de uma outra área ou esse usuário não seja atribuido como membro ou gestor, o plano recém cadastrado não será listado. As ações estarão disponíveis pelo caminho "Meu channel > Minhas ações"

Figura -Lista de ações.

Na visão kanban é disponibilizada a função de "arrastar e soltar" sobre as ações do plano. A movimentação das ações, dependendo do formato do kanban, poderá alterar, por exemplo, seu status ou responsável pela ação.

Figura -Movimentando uma ação no Kanban

Na visão de quadro customizável, o usuário poderá customizar seu kanban, incluindo, por exemplo, agrupadores de acordo com a sua necessidade de negócio.

Figura - Quadros customizável de ações.

Na visão de quadros por status, é possível alterar o status da ação apenas arrastando a ação de um quadro para outro.

Importante: As ações atrasadas ficam destacadas com a borda em vermelho e apresenta a quantidade de dias de atraso. A informação de atraso é apresentada em todas as visões (lista, kanban).

Figura -Quadros de ações por status.

Na visão de quadros por responsável, é possível alterar o responsável da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

Figura -Quadros de ações por responsável.

Na visão de quadros de ações do usuário logado, é possível alterar o status da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

Figura -Quadros de ações do usuário logado.

O usuário poderá acessar todos as ações em que ele é responsável ou membro. Para isso, acessar a lista de Minhas Ações através do menu Meu Channel > Minhas ações

Na home operacional foi adicionado um ícone "Editar" as ações de plano de ação, que direciona o usuário para o detalhe da ação, na lista de minhas ações;

Editar os dados do plano de ação

Ainda na configuração de um plano de ação será possível realizar o planejamento do plano. A edição do plano pode ser realizada através do ícone "Editar".

Figura -Tela de edição do plano.

Acompanhar o histórico, replanejar o plano, incluir comentários e anexar documento ao plano

Nessa tela é possível visualizar todo o histórico do plano, além de replanejar, incluir comentários e novos anexos ao plano.

Figura -Tela de histórico de plano.

Configurar alarmes do plano de ação

Para realizar a configuração dos alarmes, clique no ícone "Alarmes". Um alarme que foi cadastrado para o plano de ação, pode ser associado nas ações do plano.

IMPORTANTE: Somente as ações que possuem data de fim cadastrada terão o vínculo dos alarmes do plano.

Quando associar as ações um alarme que criado para plano o sistema cria dois eventos de envio de alarmes: um para o plano e outro pra a ação. Exemplo: ao configurar um alarme com envio para o responsável do plano, e associar esse alarme as ações, o sistema vai enviar um e-mail para o responsável pelo plano e outro para o responsável pela ação.

Figura -Tela de cofiguração de alarmes.

Enviar plano via excel

Ao clicar no ícone "Exportar para o Excel" o sistema irá enviar para o e-mail cadastrado do usuário logado, um arquivo em formato Excel, com informações sobre o plano de ação.

Figura -Envio de arquivo excel.

Cadastrar causa e efeito do plano de ação

Nessa tela são configuradas as causas e efeitos do plano. É possível optar por um das três formas de apresentação: Ishikawa, 5 porquês e Imagem.

Figura -Configuração de causa e efeitos.

A forma de apresentação do relatório "causa e efeitos" pode ser selecionada conforme imagem abaixo:

Figura - Configuração de causa e efeitos.

Aprovar o plano de ação

O plano pode, ou não utilizar o conceito de aprovação. Caso o responsável (gestor ou membros) pelo plano opte por não utilizar o conceito de aprovação, o plano vai passar do status "Rascunho" diretamente para o status "Não iniciado".

Figura -Configuração de aprovação de plano.

Quando o plano estiver configurado para utilizar o conceito de aprovação, o mesmo terá algumas restrições de edição e passará pelos seguintes status:

• Rascunho: enquanto o plano estiver em rascunho todas as ações de planejamento e configuração estão liberadas. 
• Aguardando aprovação: nesse status o plano ficará bloqueado para inclusão, edição e exclusão de ações, edição e replanejamento do plano, alarmes, causa e efeitos e associação de indicadores.
• Não iniciado: o plano ficará bloqueado, sendo possível apenas inclusão de comentários, anexos, replanejamento do plano e associação de indicadores. Enquanto na ação será possivel cancelar e desfazer cancelamento, alterar status, incluir tarefas, anexos e comentários. 
• Em andamento: idem status não iniciado.
• Finalizado: idem status não iniciado.
• Reprovado: idem status não iniciado.

As configurações de aprovação podem ser alteradas a qualquer momento, basta o responsável (gestor ou membros) pelo plano "Desfazer as configurações de aprovação" (imagem 28).

Figura -Desfazer configurações de aprovação.

Associar indicadores ao plano de ação

Na seção de Indicadores é possível associar um indicador ao plano. No caso de um plano de área será possivel associar indicadores de todos os módulos, contudo, se o plano for de um módulo específico (projeto/operação/portfólio/programa/plano estratégico) somente estarão disponíveis indicadores do referido módulo.

Além disso, os valores de metas e medições estarão disponíveis exclusivamente para o responsável pelo indicador associado.