1 Usuários ! (Administração > Usuários)

O cadastro de usuários permite registrar recursos da organização, dando acesso ao Channel.

Para o(s) usuários com perfil de Administrador Total, o cadastro é acessível através do Menu Administração > Usuários, conforme a Figura abaixo.

Figura 01 - Menu administração: Usuários

Se o usuário tiver nível de permissão de Administrador de Área, o cadastro de usuários é exibido, porém contendo apenas os usuários que pertencem à área na qual o usuário Administrador de Área está cadastrado.

Uma vez selecionada a opção, será apresentada a lista de usuários já cadastrados, conforme demonstra a Figura 02.

Figura 02 - Lista de usuários

Para conferir quais usuários estão logados no sistema no momento do acesso, no canto superior direito pressione . A tela mostrada abaixo será aberta. 

Figura 03 - Verificar usuários logados

São exibidos além do nome dos usuários logados, a empresa, data e hora do último acesso. O ícone  permite deslogar um ou mais usuários do sistema.

Para incluir um usuário, clique . A tela Novo Usuário, em 03 passos, será aberta. 

Figura 04 - Incluir usuário: Passo 1

No Channel, as permissões do usuário são definidas em função de quatro dimensões: Perfis, Papéis, Áreas e Permissões concedidas.

Os perfis definem o conjunto de funções padrão de um usuário, limitando seu acesso as funcionalidades.

Os níveis de administração definem acesso às informações e modificação das configurações vitais do sistema, como cadastro de pré-requisitos, informações técnicas, cadastro de usuários e perfis, etc.

Juntos (nível de administração e perfil) eles são utilizados para permitir ou restringir acesso a funcionalidades, visualizações e parametrizações do sistema. 

O Channel possui quatro perfis fixos:Tipos de Perfis

O Nível de Administração determina o nível de acesso às informações do sistema [ver detalhes].

Gestor: Perfil que tem a visão do todo, focado no acompanhamento do portfólio de projetos e operações. Geralmente ocupado por diretores e gerentes funcionais. O Perfil Gestor pode criar projetos, portfólios, programas e operações. Junto com o Perfil Cliente, são os únicos perfis que podem ser colocados como patrocinadores de projetos. Além disso, têm acesso às informações financeiras dos projetos, assim como à ferramenta de Configuração de Margem. Tem acesso a todos os projetos e operações do sistema, independente de gerentes. Perfil de Acesso - Gestor

Gerente: Perfil que tem a visão dos projetos e operações que estão sob sua responsabilidade. Geralmente ocupado por gerentes e coordenadores de projeto. Junto com o perfil Gestor, são os únicos perfis que podem criar projetos, portfólios programas e operações. Perfil de Acesso - Gerente

Colaborador: Perfil que tem a visão de execução de atividades. Tem acesso somente a Visão Operacional e geralmente é formado pelo time do projeto ou operação. Perfil de Acesso - Colaborador

Cliente: Perfil que tem a visão de acompanhamento de projetos. O cliente, que pode ser interno ou externo, pode visualizar o progresso físico dos projetos aos quais está associado, além de participar das atividades dos mesmos, caso o gerente do projeto específico lhe associe a atividades de seu projeto. Além disso, pode visualizar documentos e abrir solicitações em operações. Toda a visão do cliente é controlada, ou seja, os gerentes dos projetos e operações explicitam em cada item se o cliente terá ou não permissão de acesso. Perfil de Acesso - Cliente

A Figura abaixo apresenta o esquema de Perfis dos usuários no Channel.

Figura 05 - Perfis de usuários disponíveus no Channel

Os  Papéis definem  qual  o  conjunto de funções a serem executadas por um usuário de acordo com a sua responsabilidade sobre projetos, processos, indicadores, etc., ou no contexto da administração do sistema [ver detalhes].

Gerente de Projeto: Dentro de um projeto, o Gerente do Projeto é a autoridade máxima, tendo acesso a todas as funcionalidades relacionadas ao seu projeto.

Gerente de Operação: Dentro de uma operação, o Gerente da Operação é a autoridade máxima, tendo acesso a todas as funcionalidades relacionadas à sua operação.

Gerente de Programa: O Gerente de Programa tem o controle da configuração do programa o qual gerencia.

Cogerentes de um Projeto: Qualquer usuário associado a um projeto pode ser designado pelo gerente como cogerente. Uma vez que um usuário tiver esse papel configurado, terá as mesmas permissões do gerente dentro do projeto específico, com a exceção de poder cadastrar outros Cogerentes e de visualizar os custos e receitas do projeto dependendo da configuração efetuada no cadastro do usuário.

Cogerentes de um item de escopo: Qualquer usuário associado a um projeto pode ser designado pelo gerente como cogerente de um item de escopo (parte de uma EAP - Estrutura Analítica do Projeto). Uma vez que um usuário tiver esse papel configurado, ele terá as mesmas permissões do gerente dentro do item de escopo específico, podendo realizar funções como: criar atividades, alocar pessoas, entre outras.

Cogerentes de Operações: Qualquer usuário associado a uma operação pode ser designado pelo gerente como cogerente. Uma vez que tiver esse papel configurado, terá as mesmas permissões do gerente dentro da operação específica.

Administrador do sistema: Qualquer usuário poderá ser designado como administrador do sistema. Uma vez designado com este papel, o mesmo poderá configurar os cadastros principais, tais como usuários, grupos e empresas, além de configurar todos os cadastros auxiliares do Channel.

Administrador de área: Qualquer usuário poderá ser designado como administrador de uma área especifica. Uma vez designado com este papel, o mesmo poderá configurar os cadastros principais, tais como usuários, grupos e empresas, além de configurar todos os cadastros auxiliares do Channel. Entretanto, somente poderá visualizar os projetos e operações da área que administra ou das áreas das quais herda permissão.

Staff: Um usuário designado com o papel de Staff poderá apontar horas em nome de outros usuários. Neste caso, ficará registrado que o apontamento foi feito pelo Staff, porém as horas serão relacionadas ao usuário destino.

IMPORTANTE: somente usuários com perfil Gestor, Gerente ou Colaborador e que apresentam em seu cadastro a opção  marcada, podem visualizar informações relativas a custos nos projetos e no sistema como um todo. 

As Áreas representam a estrutura organizacional e as hierarquias de governança, limitando o acesso à informação conforme a política de cada área.

As Permissões concedidas são exceções às regras acima, especialmente no contexto de Painéis de Controle, Indicadores e Projetos, onde os gestores poderão comunicar de forma controlada informações a pessoas fora do alcance da informação pela via da regra.

Prosseguindo com o cadastro de usuário, o Passo 02 pedirá as informações vistas abaixo:

 Figura 06 - Incluir usuário: Passo 2

Para finalizar o cadastro, pressione “Próximo”. Será exibida a tela correspondente ao Passo 03.

Figura 07 - Incluir usuário: Passo 3

Após o preenchimento dos dados, será aberta uma caixa de diálogo na qual é possível configurar o calendário do usuário, conforme ilustra a Figura abaixo.

Figura 08 - Aviso para configuração de calendário do usuário

Essa opção possibilita a customização da carga de horas da jornada de trabalho. Permite que cada recurso tenha suas folgas e feriados registrados em calendário particular, visível ao gestor e a quem tiver nível de acesso. 

Ao clicar “sim”, será aberta a tela Calendário do Recurso conforme a Figura abaixo. Selecione os Dias Úteis trabalhados e preencha o total de horas diárias. É preciso selecionar o tipo de Calendário da Empresa, e opcionalmente, o Fuso horário que será adotado. 

Figura 09 - Configurando o calendário do usuário

Caso deseje incluir alguma exceção ao calendário, deverá clicar . A tela abaixo será aberta. Selecionar o período (Data de Início e de Fim) da exceção ao calendário, e as Horas Trabalhadas durante tal período. É possível ainda marcar a opção  que se selecionada, torna o campo Motivo obrigatório, para que seja descrita a razão para a exceção aberta. 

Figura 10 - Incluir exceção ao calendário do usuário

A tela Calendário do Recurso será novamente aberta, dessa vez incluindo as informações relativas à exceção ao calendário do recurso, como demonstra a Figura abaixo. É possível editar ou remover  as informações.

Figura 11 - Calendário do recurso com exceção inclusa

Importar do excel: O Channel permite que sejam importadas informações dos usuários já cadastrados para arquivos em Excel, de modo que informações possam ser atualizadas diretamente na planilha. Para tanto, clique em . Será aberta a tela com as instruções para importação mostradas abaixo.

Figura 12 - Importar usuários

Caso queira que o Channel envie um e-mail para os novos usuários contendo seus dados de acesso, selecione a opção .

IMPORTANTE: Não modifique o campo da planilha Excel chamado PK. Ele é utilizado pelo Channel para identificar o usuário cadastrado na hora de sincronizar as informações. Novos usuários devem ter o campo PK em branco.

Figura 13 - Template de importação

Menu de contexdo no cadastro de usuários: O ícone abre o menu em cascata contendo as funcionalidades mostradas abaixo. 

Figura 14 - Opções do menu de contexto do cadastro de usuários

Associar papeis: O ícone é utilizado para associar o usuário a um papel. Será aberta a tela para associação.

Figura 15 - Associar papéis 

Para associar um papel ao usuário, basta clicar  . O papel selecionado passará a integrar a área “papéis do usuário associados”. Quando o usuário ocupar mais de um papel em um projeto, é possível alterar o campo Percentual. Se o usuário foi associado somente a um papel, seu percentual deve ser 100%, porém se foi associado a mais de um papel, deverá ter seu percentual ajustado de acordo com a alocação nas atividades para cada papel, de modo que o total dos papéis totalize 100%.  

Calendário do Recurso: Clique para acessar o Calendário do Recurso. Poderão ser feitas alterações, já mostradas anteriormente.

Alteração de foto: Clique para inserir uma foto ao perfil do usuário. A Figura abaixo apresenta a tela de inserção de foto. 

Figura 16 - Alterar foto do usuário 

Alterando a Senha de um Usuário: Quando um usuário é incluído no sistema [por um usuário com nível de permissão de Administrador Total, através do cadastro de usuários] é preciso inserir uma senha genérica, a qual será fornecida a este usuário para que efetue o primeiro acesso.

Assim que o novo usuário entrar no Channel com a senha fornecida, o sistema irá exibir a mensagem mostrada abaixo, solicitando que o mesmo cadastre uma nova senha.

Com relação à senha, deve ser composta de:

  Oito caracteres, sendo que dentre estes, devem constar ao menos:

• Uma letra minúscula;
• Uma letra maiúscula;
• Um número;

Conforme o usuário define sua senha, o retângulo abaixo do campo nova senha, inicialmente em branco, [destacado na figura acima] é preenchido com a cor que representa à força da senha. A palavra correspondente à cor também é exibida, ou seja:

Uma senha Forte é representada pela cor verde:  ;

Uma senha Regular é representada pela cor amarela: ;

Uma senha Fraca e/ou Muito Curta é representada pela cor vermelha: ;

Sempre que o usuário desejar alterar sua senha, deve fazê-lo acessando as informações do usuário > trocar senha:

Será aberta uma tela como a mostrada a seguir. Insira a senha atual e a nova, repetindo-a. Observe a mensagem de força da senha e clique em Salvar.

Validação para remoção de usuários:

• Quando o usuário que se deseja remover for um usuário responsável (ou administrador) por um indicador.

  Foi incluída uma coluna para exibir mais informações sobre a origem do indicador: área ou módulos, e quando for um módulo (ex: projetos, operação) irá apresentar o nome do projeto/operação/objetivo estratégico etc.

  
  

  Figura 01: Modal de remoção de usuários

  

• No cadastro de usuários, ao tentar remover um usuário, sendo que este é responsável por uma reunião de área, é apresentado um alerta que lista as reuniões e um botão para que a responsabilidade seja trocada. Após a troca de responsável o usuário poderá ser removido.

Nos módulos a troca de responsabilidade é feita automaticamente: quando o usuário removido for o responsável por uma reunião, a responsabilidade é transferida para o gerente do projeto, ou gerente da operação ou administrador do BSC, ou gerente do portfólio.