Propósito

Esse tutorial tem como objetivo o entendimento da utilização do Channel para o gerenciamento de Projetos.

Para informações sobre todas as funcionalidades do módulo, navegue pelas páginas a sua esquerda, conforme destacado na imagem abaixo:

Público Alvo

Esse documento destina-se aos usuários responsáveis pelo planejamento, controle e execução de Projetos na Plataforma Channel.

Conceitos Básicos

Este tutorial objetiva capacitar os usuários para gerenciar projetos utilizando o Channel como ferramenta. Mas o que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é um conjunto de ferramentas, técnicas e habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade prédeterminados para a obtenção de resultados pré-definidos.
Entende-se como projeto (Projeto) um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência lógica e clara de eventos com início, meio e fim, e que se destina a atingir um objetivo claro e definido. Um projeto é sempre conduzido por pessoas e regulado por parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos e qualidade.
Como exemplo de projetos, citamos:

Instalação de uma nova planta industrial;
Redação de um livro;
Reestruturação de um determinado setor ou departamento da empresa;
Elaboração de um plano de marketing e publicidade;
Lançamento de um novo produto ou serviço;
Informatização de um determinado setor da empresa;
Construção de uma casa;
Realização de uma viagem.

Nota-se que um projeto está intimamente ligado a parâmetros bem definidos de escopo, tempo e custo, tendo, portanto, começo, meio e fim, e deve consumir certa quantidade de recursos para gerar um determinado produto ou serviço. A Figura 01 abaixo mostra um ciclo de vida típico de um projeto.

Figura - Ciclo de vida de um projeto.

Iniciação: Define e autoriza o projeto ou fase do projeto;
Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja o caminho necessário para alcançá-los;
Execução: Coordena pessoas e outros recursos para executar o plano de projeto;
Controle: Medem e monitoram o projeto regularmente para identificar variações do plano, de forma que ações corretivas possam ser traçadas quando necessário;
Encerramento: Formalizam a aceitação do produto, serviço ou resultado e concluem o projeto ou fase de forma organizada.

Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado. Ao se detalhar os quesitos para se considerar um projeto bem sucedido, tem-se a seguinte listagem:

Concluído dentro do tempo previsto;
Concluído dentro do orçamento previsto;
Utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdícios;
Atingido a qualidade e o desempenho esperados;
Concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo;
Aceito sem restrições pelo contratante ou cliente;
Empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização;
Não ter agredido a cultura da organização.

As áreas de gerenciamento de projetos descrevem o gerenciamento em termos de seus processos componentes. Esses processos podem ser organizados em nove grupos integrados, conforme mostra a Figura:

Figura - Processo Integrado de Gerenciamento de projeto.

Gerenciando Projetos com o Channel

O Channel é uma Plataforma de Software que Integra ferramentas para a iniciação, planejamento, execução e controle de Projetos, programas, e portfólios em um único ambiente. A solução Channel auxilia as empresas a controlar de forma eficaz seus portfólios, conforme as melhores práticas e padrões internacionais consolidados.
Falaremos a seguir sobre como criar e gerenciar projetos usando o Channel.

Ciclo de vida de uma Projeto no Channel

Um Projeto no Channel pode possuir vários status, de acordo com o seu ciclo de vida. A figura 03 abaixo apresenta o Ciclo de Vida de um Projeto no Channel.

Figura - Ciclo de vida de um Projeto no Channel.

O Channel possui os seguintes status:

Em Iniciação: Situação inicial de um Projeto, após o cadastro e antes da aprovação;
Em Aprovação: Situação na qual o Projeto aguarda aprovação pelo seu patrocinador;
Em Planejamento: Após ser aprovado, o Projeto passa para o status “Em planejamento”. Ele fica neste status até que seja posto “Em execução”, ou que seja gerada uma Linha de Base;
Em Execução: Neste status as atividades são distribuídas para os responsáveis, e o sistema começa a enviar os alarmes configurados; Os alarmes de atividades pendentes são enviados somente neste status; nos demais o alarme fica desativado.
Cancelado: Situação no qual um Projeto deixa de existir. As atividades desaparecem da lista dos executores; alarmes de atividades pendentes do projeto deixam de ser enviados.
Suspenso: Status temporário no qual as atividades desaparecem da lista dos executores; alarmes de atividades pendentes do projeto deixam de ser enviados.
Encerrado: Situação final, na qual um Projeto chega ao fim. Os dados dos Projetos finalizados ficam disponíveis para consulta nos relatórios do sistema.

Parâmetros mínimos

Cadastro	Descrição
Plano de Contas	Projetos e demandas > Configurações > Geral > Planos de contas Atributo para classificação das despesas planejadas e realizadas nos Projetos.
Calendários	Projetos e demandas > Configurações > Geral > Calendários Configuração dos calendários de dias úteis que serão utilizados para a execução das atividades.
Tipos de projetos	Projetos e demandas > Configurações > Projetos > Tipos de projetos Atributo para a classificação dos Projetos segundo temas, áreas de negócio, natureza da operação, ou quaisquer outros critérios de classificação.
Áreas Operacionais	Administração > Estrutura organizacional Atributo do cadastro de usuário, que define o departamento no qual este atua.
Cadastro de empresas	Administração > Empresas Cadastro de empresas (clientes) para associação em Projeto.

Cadastro de Projetos

Qualquer usuário com perfil Gestor ou Gerente pode cadastrar projetos no Channel. O acesso é feito através do Menu Projetos e Demandas > Projetos > Incluir projeto. É possível exportar os dados para uma planilha Excel, clicando em

Inclusão de Projeto

Para efetuar a inclusão de um Projeto, clique em . A tela a seguir será exibida.

Figura – Incluir Projeto.

Campo	Preenchimento	Descrição
Código	Opcional	Pode conter uma numeração, definida pelo gerente, e que facilita a busca e identificação de um projeto.
Nome do Projeto	Obrigatório	Insira um nome para o projeto.
Área Responsável	Obrigatório	Selecione a área responsável pelo projeto.
Nome da Empresa	Obrigatório	Deve ser selecionado o cliente (ou órgão, secretaria, etc.) para o qual o projeto será desenvolvido. Quando existir penas uma empresa cadastrada no sistema o campo Empresa/Cliente será preenchido automaticamente.
Categoria do Projeto	Opcional	Informe à qual categoria o projeto pertence, se desejar. O cadastro de categorias é feito através do Menu Projetos e demandas > Configurações > Projetos > Categorias de projeto.
Patrocinador do projeto	Obrigatório	O Patrocinador ou Sponsor em geral é um indivíduo que não participa do projeto a ser executado, mas que é responsável por aprovar o Termo de Abertura e Planos do Projeto, permitindo o início da execução.
Gerente do Projeto	Obrigatório	Responsável por planejar e controlar o projeto.
Tipo do Projeto	Obrigatório	OTipoé usado para classificação de projetos nos relatórios gerados. O cadastro de tipos é feito através do Menu Projetos e demandas > Configurações > Projetos > Tipos de projeto.
Centro de Custo	Opcional	Selecione o Centro de Custo ligado ao projeto. O cadastro de centros de custo é feito através do Menu Projetos e demandas > Configurações > Projetos > Centros de custos.
Status do Projeto	Obrigatório	Status são passos que o projeto percorre em seu ciclo de vida, desde a criação até a finalização. No momento do cadastro o status será por padrãoEm Iniciação.
Reservar Recursos até	Opcional	Data limite em que os recursos serão considerados alocados nos relatórios de alocação, quando o projeto estiver no statusEm propostaouEm aprovação.
É um projeto modelo?	Obrigatório	Indica se este projeto pode ser utilizado como modelo podendo assim ser importado como modelo em outro projeto.
Graduação do percentual concluído	Obrigatório	Define os intervalos percentuais de conclusão do progresso físico do projeto. Caso seja colocado em 01, poderá ser informado qualquer valor entre 0% e 100%. Caso seja definido em 25, o progresso será medido em 25%, 50%, 75% e 100%. Se definido como 50, o progresso só poderá ser medido em 0%, 50% ou 100%.
Calendário	Obrigatório	Defina o calendário a ser considerado padrão do projeto, contendo os dias úteis. O cadastro de calendários é feito através doMenu Projetos e demandas > Configurações > Geral > Calendários.
Sincronizar planejamento com progresso físico?	Obrigatório	Caso seja marcado “Sim”, sempre que um usuário atualizar a data de inicio ou fim real, o sistema irá modificar o planejamento para representar essa mudança.
Gerente recebe todos os e-mails do sistema?	Obrigatório	Caso seja marcado “sim”, o gerente recebe um e-mail cada vez que uma atividade for encaminhada.
Pode ser subprojeto?	Obrigatório	Permite que o projeto seja adicionado a outro como subprojeto.
Mostrar formulários padrões?	Obrigatório	Define se os formulários padrão (incluidos no Menu Projetos e demandas > Configurações > Geral > Calendários, quando associados as tipo do projeto, serão exibidos na lista de formulários do projeto)
Tipo de Progresso Físico	Obrigatório	Através dele, informa - se se o projeto é linear ou não. Para empresas que usam o progresso físico não linear, este campo fica disponível para configuração no cadastro de projeto.
Importar projeto de um modelo	Opcional	Permite copiar atributos de um projeto cadastrado. Ao selecionar um projeto, serão selecionadas opções a partir do projeto modelo.É uma boa prática criar projetos - modelo representando todos os tipos de projeto da empresa, padronizando seu conteúdo.
Início Planejado do Beneficio	Opcional	Data de inicio do planejamento de benefícios.
Fim Planejado do Benefício	Opcional	Inserir a data de encerramento do planejamento de benefícios.
É um projeto mandatório?	Opcional	Indica se o projeto é do tipo Mandatório(obrigatório). Geralmente relacionado com adequações a novas Leis ou normas regulamentárias.
Permite medições retroativas de % realizado	Opcional

IMPORTANTE - SINCRONIZAR PLANEJAMENTO COM O FÍSICO:

Quando o projeto estiver com a flag de sincronização ativa, ao sincronizar o cronograma, as atividades que possuem predecessoras não irão perder a referência, ou seja, a atividade predecessora será mantida e para isso uma data de restrição será adicionada a atividade (a data adicionada será correspondente a data de início real), para que a atividade não seja recalculada com base na predecessora no momento da atualização da rede. As demais atividades que fizerem parte da rede impactada terão suas datas recalculadas respeitando todas as regras existentes.

Figura: Flag ativa para sincronização do planejamento com o cronograma físico

Abaixo os principais pontos impactados pelo ajuste da funcionalidade

1. Edição/configuração do projeto

Ao selecionar a opção de sincronizar planejado com o físico o mesmo deve recalcular todas as atividades do cronograma e inserir a data de restrição nas atividades que possuem execução (percentual maior que zero) e predecessoras, sendo que as atividades que foram impactadas (fazem parte da rede da atividade alterada) também devem ter suas datas reprogramadas. Para as atividades que não possuem predecessoras o comportamento seguirá com o comportamento existente.

2. Cronograma

Coluna Percentual:quando a flag estiver ativa e o percentual for alterado de zero para algum outro valor, o mesmo atualizará as colunas de Início Planejado e Fim Planejado com as respectivas datas de execução, se a atividade possuir alguma predecessora, será adicionada a data de restrição. Caso a atividade tenha apenas o Início Real, a data fim planejada será calculada com base na duração da atividade. As demais atividades impactadas pela alteração na atividade, devem ter suas datas recalculadas, respeitando as regras já existentes.

Figura:Atividade com predecessora e data de restrição

Colunas Início Real e Fim Real: quando a flag estiver ativa, quaisquer mudanças nessas datas deverão ser refletidas nas datas de início e fim planejada e as atividades que forem impactadas deverão ter suas datas recalculadas.

Figura:Datas de planejamento sincronizadas com a execução

Coluna Início Planejado: para atividades que possuem predecessoras esta estará desabilitada para atualização, pois atividades que fazem parte de uma rede não podem ter seu início planejado alterado.
Coluna Fim Planejado:se a atividade não possuir um data de fim real (percentual de execução menor que 100%), ao alterar o fim planejado o sistema irá recalcular a duração, comportamento já executado atualmente.
Após o inicio ou a conclusão de qualquer atividade, a coluna Início planejado ficará bloqueada;
Após a conclusão de qualquer atividade, a coluna Fim planejado e Duração ficarão bloqueadas;
Após a conclusão de uma atividade MARCO, a coluna Fim Real permanecerá bloqueada;
Ao adicionar uma predecessora em uma atividade já iniciada, é adicionado uma data de restrição, informando que a atividade deve iniciar na data de início real, sem altarar o planejamento;

3. Detalhes da atividade

Guia de Execução da atividade: quando a flag sincronizar estiver ativa, ao editar os dados de execução da atividade, as datas de início e fim devem ser atualizadas e as demais atividades impactadas devem ser recalculadas respeitando as regras já existentes.
Guia de Planejamento da atividade: o botão de sincronizar datas estará disponível apenas quando a atividade possuir o percentual de execução maior que zero e a flag de sincronizar não estiver ativa. Neste cenário, ao acionar o botão as datas de início e fim planejados devem ser atualizadas com os dados de execução e as demais atividades impactadas devem ser recalculadas com base nas regras já existentes.
Com a flag de sincronização ativada e a atividade iniciada, não será possível mexer no tipo e data de restrição. Apenas atividades que ainda não foram iniciadas podem alterar as informações desses campos.

Figura:Campos "tipo e data de restrição" ficam bloqueados
Quando a flag de sincronismo for ativada no projeto, todas as atividades que não possuem predecessoras mas possuem data de restrição e percentual maior que zero, terão suas restrições removidas. Não serão adicionadas datas de restrição para atividades que não estiverem em uma rede.
Edição em lote: Ao salvar em lote atividades marco, a data de fim real é colocada também no início real, ignorando o início real (atividades normais continuam com o mesmo comportamento).

4. Importação do Excel e Project

Quando a flag de sincronismo estiver ativada, as datas de início e fim planejado serão atualizados com os dados de execução e as demais atividades impactadas deveram ser recalculadas conforme as regras já estabelecidas.

Ao importar do Excel uma atividade marco iniciada: Se a coluna inicio real não for preenchida, o marco receberá a data atual como a data de início real, o campo fim real permanecerá vazio. Caso a coluna inicio real for preenchida, ao importar o excel a atividade marco receberá o valor informado no excel, e o campo fim real ficará vazio;
Ao importar do Excel uma atividade marco preenchida com percentual igual a 100%: Se a coluna fim real não for preenchida, receberá a data atual, a coluna inicio real também receberá a data atual. Caso a coluna fim real estiver preenchida, o campo fim real receberá a data informada no arquivo Excel, a coluna inicio real receberá a mesma data informada no campo fim real.

Obs.: para atividade marco concluída, o inicio real é ignorado na importação

Na importação de atividades do MS Project foram adicionadas as seguintes validações:
- O sistema não permitirá a importação quando a atividade possuir inicio real futuro;
- Não será permitido importar atividades que possuem data de inicio real preenchida, mas com percentual concluído igual a zero;

5. Quando um projeto for configurado com o tipo de progresso físico "Não linear", a flag para a sincronização do planejamento será desativada:

Figura:Configuração do projeto

Home operacional

Através da Home operacional é possível atualizar também atividades marco, no entanto o campo fim real permanecerá bloqueado, se alterado o inicio real a mesma data é colocada no fim real.

Figura: Atualização de percentual de atividade MARCO através da home operacional

IMPORTANTE - Flag "Permite medições retroativas de % realizado:

as “Medições retroativas”, uma nova funcionalidade de importação de percentual concluído via Excel para corrigir a limitação de lançamento percentual de apontamentos, que sempre considerava como data do apontamento a data do lançamento (data atual), mesmo que seja informada data de fim real. Esta melhoria visa corrigir esta limitação.

Para habilitar a função no projeto é necessário alterar na configuração do projeto (parâmetros do projeto) a informação (flag):

No contexto do projeto, acessando o cronograma > opções, pode-se acessar a tela para importar as medições:

Ao entrar nessa funcionalidade será apresentada uma tela para baixar o template de importação, conforme exemplo abaixo. Será apresentada opção para upload do arquivo e informação da data de referência (informar manualmente ou usar a maior data informada no arquivo de importação).

Esta data de referência será utilizada nas demais telas apresentadas a seguir.

Para realizar a importação "baixe o template":

Na planilha, sempre que for informado uma medição de uma atividade com percentual concluído maior que 0, deverá ser obrigatório informar uma data de início. Da mesma forma, se o percentual concluído for 100%, deve ser obrigatório informar a data de fim.

Caso a data para incluir o percentual não exista no arquivo, é necessário incluir uma nova coluna com a data no formato dia/mês/ano. Se a nova data incluida for menor de qua a data do inicio real da atividade, essa informação também deverá ser atualizada na coluna Início real. O mesmo vale para a data de fim real:

Ao importar medições retroativas, o sistema gera o arquivo de template e salva nos documentos do projeto (Caminho: Projeto > Documentos > lista de documentos na pasta “Medições retroativas de % realizado”).

Nesta primeira etapa será permitido adicionar/editar/excluir arquivos nesta pasta de backup, nas próximas etapas de desenvolvimento, será bloqueado qualquer alteração nesta pasta.

Obs: mesmo que seja importado novamente o primeiro arquivo de backup gerado, não significa que os dados importados serão salvo exatamente como está no Excel. Isto pode acontecer pois os históricos de 100% podem ser geradas na data de fim real e não na data onde está preenchido.
- Primeiro arquivo de backup:

- Após importar primeiro arquivo de backup e baixar o template novamente, fica da seguinte forma, o 100% foi registrado nas datas de fim real.

Ao importar medições retroativas em um projeto, todos os projetos paí serão atualizados, sendo exibido mensagens de validação para estes projetos.

Ao importar a planilha de atividade do projeto (opções > importar do excel), o histórico de percentual é criado para todas as atividades. Feito ajuste para que gere o histórico somente para as atividades que tiveram o percentual concluído alterado.

O percentual realizado apresentado no escopo pode estar diferente do apresentado em outros relatórios (Ex. Dashboard) caso o projeto utilize uma data de referência. Isso acontece pois o escopo sempre vai mostrar a data atual.

Ações sobre Cadastro de Projetos

Escopo do Projeto: Clicar em leva o usuário para a tela de escopo. Sobre o Escopo do Projeto falaremos em detalhes mais adiante.
Edição: Clique para editar um Projeto.
Remoção: Clique para excluir um projeto cadastrado da lista de projetos.
Relatório de Status: Clicando em é possível ter acesso ao Relatório de Status do Projeto.

Menu do Projeto

Uma vez no escopo de um projeto é dado acesso a um menu de contexto, Menu do Projeto, destacado na cor laranja, agrupando funcionalidades relativas ao acompanhamento e configurações do projeto, como mostrado abaixo.

Índice de Desempenho de Custos

O IDC, Índice de Desempenho de Custos, é calculado pelo Valor agregado / Custo Real. Onde o Valor agregado é a somatória dos valores de orçamento de todos os pacotes de trabalho finalizados e de percentuais (porção) dos pacotes ainda em andamento. Considerando que o usuário colocou peso 0 (zero) no pacote é correto que seu valor seja desconsiderado no calculo, uma vez que também está se desconsiderando o seu andamento.

Documentação

1 Projetos (Projetos e demandas > Projetos) Tutorial Módulo de Gerenciamento de Projetos

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