Propósito

O Channel dispõe de um sistema de categorização, seleção, priorização e balanceamento de portfólios de projetos, aderente ao Standard de Portfolios do PMI (Project Management Institute). Através dele, as empresas podem estabelecer processos estruturados de governança sobre seus projetos, criar modelos de avaliação baseados em critérios quantitativos e qualitativos e escolher a melhor combinação de projetos para alinhamento à suas estratégias empresariais.

Para informações sobre todas as funcionalidades do módulo, navegue pelas páginas a sua esquerda, conforme destacado na imagem abaixo:

Público-alvo

Esse documento destina-se aos usuários ligados à gestão da estratégia organizacional de empresas e demais responsáveis pelo planejamento, controle e execução de projetos, permitindo, dentre outras funções, a seleção e priorização de projetos (para portfólios do tipo Carteira de Projetos) assim como a gestão de portfólios de projetos associados a programas e portfólios (tipo Hierárquico) da Plataforma Channel.

Cadastro de Portfólios

Usuários com perfil Gestor ou Gerente podem cadastrar e gerenciar Portfólios no Channel. A visualização de portfólios cadastrados por outros usuários, entretanto, dependerá de associações feitas pelo gerente desse portfólio.

A inclusão de um ou mais portfólios no sistema está acessível através do Menu "Estratégia > Portfólios > cadastro de portfólios".

Figura - Lista de portfólios cadastrados

Tipos de Portfólio

No cadastro inicial do portfólio são definidos seus atributos básicos, mostrados nas Figuras adiante. É importante atentar para o campo Tipo de Portfólio, que poderá ser Carteira de Projetos ou Hierárquico. 

Portfólios do tipo Hierárquico permitem a subdivisão do portfólio em programas e projetos, e mesmo em outros portfólios (através do Menu do Portfólio > configurações > vinclulação de projetos, programas e portfólios) e não possuem processo de seleção e priorização de projetos. 

Os do tipo Carteira de Projetos permitem o processo de seleção e priorização, e vinculam diretamente os projetos ao portfólio (não permitem associação de programas e outros portfólios). Esse tipo de portfólio trás a possibilidade de controle do ciclo de vida dos projetos (Tipo de Controle “Controlado”) eliminando a necessidade de aprovação do Sponsor (Patrocinador) e tirando do gerente do projeto a permissão de alteração do status do projeto ou a geração de linhas de base. 

Incluir Portfólio - Tipo Hierárquico

Para incluir um Portfólio do tipo Hierárquico, no Menu "Estratégia > Portfólios > cadastro de portfólios" clique em  . A tela Novo Portfólio surgirá. 

Figura – Incluir Portfólio: Tipo Hierárquico.

Ações sobre Portfólios do tipo Hierárquico

• Ver Portfólio: O ícone  permite visualizar um portfólio cadastrado, abrindo ao usuário o Menu do Portfólio, destacado no sistema com a cor laranja, como vemos abaixo. É através desse menu de contexto e suas diversas funcionalidades que serão feitas as configurações do portfólio, posteriores ao cadastro. 

Feitas as associações ao portfólio, (através do Menu do Portfólio > configurações > vinclulação de projetos, programas e portfólios) quando selecionada a visualização, os componentes associados aparecerão em uma estrutura hierárquica (Portfólio > Programas  > Projetos) como  mostrado abaixo.

  Figura – Visualização de Portfólio Hierárquico. 

Mesmo que o gerente do portfólio não tenha permissão para ver custos no projeto que participa (configuração do projeto), se no seu cadastro de usuário esta condição estiver ativa (ver custos), o gerente do portfólio conseguirá visualizar os custos de todos os projetos daquele portfólio.

Por exemplo: quando um gerente de portfólio gera uma linha de base de um projeto contido no seu portfólio, essa linha de base apresentará custos se, no cadastro de usuários, o gerente do portfólio está com permissão de ver custos, independente da configuração dada a ele naquele projeto. 

As demais ações sobre cadastro de Portfólio, bem como as demais funcionalidades do Menu do Portfólio disponíveis para Portfólios do tipo Hierárquico será apresentadas quando falarmos dos Portfólios do tipo Carteira de Projetos, pois estão contempladas em seu escopo.

 Incluir Portfólio - Tipo Carteira de Projetos

Para incluir um Portfólio do tipo Carteira de Projetos à lista existente, o processo é semelhante ao mostrado anteriormente. Clique em . A tela abaixo será exibida. 

Figura – Incluir Portfólio: Tipo carteira de Projetos.

Aba "Projeto modelo"

No cadastro/edição do portfólio será disponibilizada uma aba onde será possível escolher o projeto que será usado como modelo, bem como os componentes que serão utilizados a partir deste projeto modelo.

Figura: Seleção e configuração do projeto modelo do portfólio

IMPORTANTE:

1 - Projetos já propostos e aprovados não serão modificados a partir da escolha de um novo projeto modelo.

2 - Caso as informações do projeto modelo contraponham as informações da proposta do projeto, as informações da proposta prevalecerão.

Ações sobre Portfólios do tipo Carteira de Projetos

• Ver Portfólio: O ícone  permite visualizar um portfólio cadastrado, abrindo ao usuário o Menu do Portfólio, destacado no sistema com a cor laranja, como vemos abaixo. É através desse menu de contexto que serão feitas as  configurações do portfólio, posteriores ao cadastro. Falaremos sobre o Menu do Portfólio mais adiante.

Figura – Menu do Portfólio.  

•  Clonar Portfólio: O ícone  abre a caixa de diálogo da Figura abaixo, permitindo clonar o Portfólio. Confirme a ação clicando .

Figura  – Clonar Portfólio.

O portfólio replicado será exibido na lista de portfólios precedido da informação “Clone de:”, podendo então, ser renomeado e configurado.

Figura – Lista de Portfólios: clone de portfólio incluído.

• Editar: Clique  para editar um Portfólio.

•  Remover: Clique  para excluir um Portfólio da lista. 

Menu do Portfólio > Visualização

A Visualização está acessível também na lista de portfólios cadastrados (Menu Estratégia > Portfólios), através do ícone  . Uma vez na funcionalidade, é aberta a opção de visualização dos projetos que compõe o portfólio. Antes, porém, é preciso selecionar e aprovar os projetos que o comporão ou efetuar a associação de projetos através do Menu do Portfólio > Configurações > Vinculação de projetos.

Nos portfólios do tipo Carteira de projetos, com tipo de controle Controlado será apresentado um ícone Gerar linha de base . Portfólios do tipo Carteira de Projetos, porém Não controlados não poderão gerar a linha de base através da listagem de projetos do portfólio.

O checkbox com título "Mostrar apenas propostas não aprovadas"  para que apenas propostas que estejam nessa condição sejam exibidas. Nas propostas listadas, as ações a serem exibidas nessa condição serão: Visualizar Proposta , Remover , Desassociar  e  Escopo do projeto , sendo assim o usuário poderá visualizar a proposta, ver o escopo, desassociar do portfólio tornando-o um projeto no Channel, e também excluir 

Menu do Portfólio > Seleção e Priorização

Os pré-requisitos para a etapa de seleção e priorização são: 

Seleção 

1. Status do Portfólio definido como “Em Proposição”;

2. Cadastro do Formulário de Proposição de Projetos que o proponente preencherá para envio e aprovação do projeto. O cadastro de formulários, explicado adiante, é feito através do Menu do Portfólio > Configurações > Formulários.

Priorização 

1. Status do Portfólio definido como “Em Priorização”; 
2. Cadastro de Modelo de Avaliação, feito através do Menu do Portfólio > Configurações > Modelos de avaliação;
3. Configuração do Gráfico de Quadrantes, feito através do Menu do Portfólio > Configurações > Gráfico de quadrantes; 

Seleção de Projetos 

Quando o Portfólio ainda está no status Em Proposição deve ser feita a seleção de projetos para posterior avaliação e inclusão ao portfólio. 

A seleção de projetos ocorre através de:

1. Envio de propostas de projetos por outros usuários, as quais serão ou não aprovadas pelo Gerente do Portfólio e pelo comitê de avaliação criado (através do

Menu do Portfólio > utilitários > cadastro de comitê);

1. Associação de Componentes (através do Menu do Portfólio > utilitários > associar componentes).

Envio de Propostas

Os usuários do channel podem enviar propostas aos portfólios de sua área e que estejam no status "Em proposição". O formulário de proposição do portfólio também deve estar cadastrado. Para realizar uma proposta acesse o menu "Meu channel > Portfólios > Proposição de projetos> Propor projeto", ou "Home Operacional > Aba "Propostas" > Propor projeto".

Clicando em  será aberta a tela mostrada a seguir, permitindo a inclusão da proposta de projeto ao portfólio.

Figura – Proposição de Projetos: propor projeto.

Figura – Proposição de Projetos: selecionar portfólio.

Clicando sobre o portfólio, a tela apresentará o formulário para preenchimento na própria tela, como vemos na sequência.

Figura – Preencher formulário de Proposição de Projetos.

Preenchidas as informações, clicar . A tela contendo a proposição feita será exibida com o status Pendente, ou seja, aguardando a avaliação/aprovação.

Figura – Proposta incluída.

Para o Gerente do Portfólio a proposta estará acessível para aprovação através do Menu do Portfólio > Pendências > Aprovações de propostas.

Vinculação de projetos 

O Gerente também poderá fazer a vinculação de projetos já existentes ao Portfólio, sejam eles do tipo carry-over, mandatórios ou mesmo para participação da avaliação (projetos novos). Essa associação é feita através do Menu do Portfólio > Configurações > Vinculação de projetos, e será tratada em tópico próprio.

Indicadores do portfólio

No Menu do Portfólio > Desempenho é possível efetuar o cadastro de faixas de atenção, de planos de ação, alarmes, bem como os indicadores, como vemos a seguir:

Cadastro de Faixas de Atenção

As faixas de atenção determinam intervalos de desempenho de um indicador em termos percentuais, permitindo o estabelecimento de um workflow de mensagens. Por exemplo, se um intervalo da faixa for definido para conter valores entre 80 e 100, isso implica que a faixa de atenção será acionada (disparando os e-mails de alerta) quando o indicador apresentar um desempenho entre 80 e 100% da meta cadastrada.

Cada faixa poderá ser um gatilho para o envio de mensagens e alertas para diferentes grupos de usuários. Um indicador poderá conter inúmeras regras sobre faixas de atenção. 

Ao acessá-lo, através do Menu do Portfólio > Desempenho > Faixas de atenção, abre-se a lista com as faixas de atenção cadastradas.

Figura - Lista de Faixas de Atenção cadastradas.

Ao clicar em  , abre-se a abaixo, em 02 passos, mostrados na sequência.

 Figura – Cadastro de Faixas de Atenção: Passo 01. 

Uma vez preenchidos os dados, clique em “Próximo”. Abre-se então o Passo 02.

 Figura – Cadastro de Faixas de Atenção: Passo 02.

 Ações sobre o cadastro de faixas de atenção

•  Pressione  para editar e para remover uma faixa de atenção cadastrada.

•  Associar Usuários: O ícone  permite associar usuários a uma faixa de atenção. Para associar um ou mais usuários, basta selecioná-lo(s) na lista. Não é necessário salvar.

Figura – Associar Usuários à Faixa de Atenção.

Objetivos dos Indicadores do Portfolio

Após cadastrar um Portfólio é preciso inserir seus objetivos estratégicos, o que pode ser feito através do Menu do Portfólio > Desempenho > Indicadores > objetivos do portfólio. 

Figura – Lista de Objetivos do Portfólio.

Para incluir um novo objetivo, clique em  .  

Figura – Incluir Objetivo Estratégico do Portfólio.

Atribua um Nome, definindo o objetivo. Se desejar, insira informações adicionais no campo Descrição. 

Ações sobre Objetivos do Portfólio

•  O ícone  permite editar um objetivo e o ícone  remove o objetivo cadastrado.

•  Indicadores: O ícone  permite associar e/ou incluir indicadores aos objetivos do Portfolio.

Acompanhamento de indicadores do Portfólio

Uma vez no Menu do Portfólio > Relatórios > Acompanhamento de indicadores é possível fazer a seleção de diferentes tipos de relatório, através das opções de filtragem, como vemos na Figura abaixo. Para um Portfólio, é possível escolher entre a geração de relatórios do tipo Hierarquia de Indicadores, Relatório Sintético, Relatório Analítico e Relatório por Período. 

Figura – Relatório de Acompanhamento de Indicadores.

 Cadastrar Alarme de Indicadores

Disponível através do Menu do Portfólio > Desempenho > Alarmes. Uma vez nele, é possível configurar o envio de e-mails de alarme referentes ao andamento das metas/medições.

Para incluir um alarme do indicador, clique em . 

 Figura – Configurar Alarme de Indicador.

Planos de Ação

O cadastro de Planos de Ação de Indicadores do Portfólio está acessível através do Menu do Portfólio > Desempenho > Planos de ação. 

Como acessar os relatórios de planos de ação?

• Para acessar o relatório de Acompanhamento de plano de ação, acessar: Menu do portfólio > Relatórios > Ver mais > Acompanhamento de plano de ação.
• Para acessar o relatório de Consolidado de ações, acessar: Menu do portfólio > Relatórios > Ver mais > Consolidado de ações.

Quem pode cadastrar plano de ação?

• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Quem pode acessar os planos?

• Responsável do plano
• Membros do plano
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio
• Usuário perfil Gestor (Portfólios de sua área)

Quem pode editar os planos?

• Responsável do plano
• Membros do plano

Quem pode alterar o responsável pelo plano?

• Responsável do plano
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Quem pode remover o plano de ação?

• Responsável do plano
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Quem pode acessar os relatórios?

• Usuário perfil Gestor (Portfólios de sua área)
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Listar e cadastrar planos de ação

Quando você acessar o plano de ação será apresentada uma lista de planos na visão de painel, com a possibilidade de visualizar em forma de listas. 

Figura – Visão Lista de planos de ação

Na lista de planos será possível executar ações como: Incluir, incluir via Excel, Visualizar, Editar, Remover, Remover em lote e alteração de status do plano 

Figura - Ações da lista de planos de ação

Quando um plano de ação estiver atrasado, ficará destacado com a borda em vermelho e a quantidade de dias atrasado:

Figura - Figura - Plano atrasado em destaque

Para incluir um plano de ação, clique no ícone "Novo plano". Será apresentado um formulário para o cadastro do plano. Ao incluir um plano alguns campos são de preenchimento obrigatório, destacados com ícone * e o status inicial do plano é "Rascunho".

Figura - Cadastro de plano.

Para acessar um plano de ação, clique sobre o mesmo na listagem de planos. Após a seleção do plano é apresentada a tela abaixo, com a possibilidade de visualização em listas onde será possível efetuar a configuração do plano. 

Figura - Contexto de plano na visão kanban.

Figura - Contexto de plano na visão lista de ações.

Alterar o gestor ou membros do plano de ação

As configurações de um plano são realizadas na barra superior da tela. Na configuração de um plano será possivel alterar o gestor ou associar os membros do plano.

IMPORTANTE: 

• O gestor é o responsável formal pelo Plano de Ação. Ele será o responsável pelo planejamento, configuração e acompanhamento da execução do plano.
• Os membros são usuários que auxiliam o gestor na gestão do plano. Eles têm as mesmas permissões e privilégios do gestor.

É importante destacar que somente usuários com perfil de gestor, gerente ou colaborador poderão ser responsáveis ou membros de um plano.

Figura - Associação de membros ou alteração de gestor do plano de ação.

Cadastrar ações do plano

Em todas as visões (lista ou quadros) é possível realizar o cadastro de ações, porém, apenas na visão "formato de lista" está disponível a possibilidade de cadastro detalhado da ação. Além disso, o cadastro de ações pode ser realizado via Excel.

No cadastro rápido o usuário preenche apenas o campo "Nome" e salva:

Figura - Cadastro rápido de ação.

Enquanto que, no cadastro detalhado é possível preencher todos os campos que compõem o formulário de abertura de ação.

Figura - Acesso ao cadastro detalhado de ação.

Ao clicar no link "Criar ação detalhada" o sistema apresenta a tela com formulário detalhado da ação. Após salvar, são liberadas as abas de inclusão de Custo, Tarefas, Histórico, Anexos, Comentários e Alarmes da ação.

Figura - Cadastro detalhado de inclusão de ação.

Gerenciar as ações do plano

Na tela de configuração do plano, também será possível fazer a gestão das ações de um plano. As ações de um plano podem ser visualizadas no formato de lista ou no formato kanban (quadro customizável, quadro por status, quadro por responsável ou quadro de ações do usuário logado). 

O status das ações podem ser "Não iniciada", "Em andamento" e "Finalizada" e a alteração de status ocorre de forma manual.

Figura - Lista de ações.

Na visão kanban é disponibilizada a função de "arrastar e soltar" sobre as ações do plano. A movimentação das ações, dependendo do formato do kanban, poderá alterar, por exemplo, seu status ou responsável pela ação.

Figura - Movimentando uma ação no Kanban

Na visão de quadro customizável, o usuário poderá customizar seu kanban, incluindo, por exemplo, agrupadores de acordo com a sua necessidade de negócio.

Figura -  Quadros customizável de ações.

Na visão de quadros por status, é possível alterar o status da ação apenas arrastando a ação de um quadro para outro.

Importante: As ações atrasadas ficam destacadas com a borda em vermelho e apresenta a quantidade de dias de atraso. A informação de atraso é apresentada em todas as visões (lista, kanban).

Figura - Quadros de ações por status.

Na visão de quadros por responsável, é possível alterar o responsável da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

Figura - Quadros de ações por responsável.

Na visão de quadros de ações do usuário logado, é possível alterar o status da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

Figura - Quadros de ações do usuário logado.

O usuário poderá acessar todos as ações em que ele é responsável ou membro. Para isso, acessar a lista de Minhas Ações através do menu Meu Channel > Minhas ações

Na home operacional foi adicionado um ícone "Editar" as ações de plano de ação, que direciona o usuário para o detalhe da ação, na lista de minhas ações;

Editar os dados do plano de ação

Ainda na configuração de um plano de ação será possível realizar o planejamento do plano. A edição do plano pode ser realizada através do ícone "Editar".

Figura - Tela de edição do plano.

Acompanhar o histórico, replanejar o plano, incluir comentários e anexar documento ao plano

Nessa tela é possível visualizar todo o histórico do plano, além de replanejar, incluir comentários e novos anexos ao plano.

Figura - Tela de histórico de plano.

Configurar alarmes do plano de ação

Para realizar a configuração dos alarmes, clique no ícone "Alarmes". Um alarme que foi cadastrado para o plano de ação, pode ser associado nas ações do plano.

IMPORTANTE: Somente as ações que possuem data de fim cadastrada terão o vínculo dos alarmes do plano.

Quando associar as ações um alarme que criado para plano o sistema cria dois eventos de envio de alarmes: um para o plano e outro pra a ação. Exemplo: ao configurar um alarme com envio para o responsável do plano, e associar esse alarme as ações, o sistema vai enviar um e-mail para o responsável pelo plano e outro para o responsável pela ação.

Figura - Tela de cofiguração de alarmes.

Enviar plano via excel

Ao clicar no ícone "Exportar para o Excel" o sistema irá enviar para o e-mail cadastrado do usuário logado, um arquivo em formato Excel, com informações sobre o plano de ação.

Figura - Envio de arquivo excel.

Cadastrar causa e efeito do plano de ação

Nessa tela são configuradas as causas e efeitos do plano. É possível optar por um das três formas de apresentação: Ishikawa, 5 porquês e Imagem.

Figura - Configuração de causa e efeitos.

A forma de apresentação do relatório "causa e efeitos" pode ser selecionada conforme imagem abaixo:

Figura - Configuração de causa e efeitos.

Aprovar o plano de ação

O plano pode, ou não utilizar o conceito de aprovação. Caso o responsável (gestor ou membros) pelo plano opte por não utilizar o conceito de aprovação, o plano vai passar do status "Rascunho" diretamente para o status "Não iniciado".

Figura - Configuração de aprovação de plano.

Quando o plano estiver configurado para utilizar o conceito de aprovação, o mesmo terá algumas restrições de edição e passará pelos seguintes status:

• Rascunho: enquanto o plano estiver em rascunho todas as ações de planejamento e configuração estão liberadas. 
• Aguardando aprovação: nesse status o plano ficará bloqueado para inclusão, edição e exclusão de ações, edição e replanejamento do plano, alarmes, causa e efeitos e associação de indicadores.
• Não iniciado: o plano ficará bloqueado, sendo possível apenas inclusão de comentários, anexos, replanejamento do plano e associação de indicadores. Enquanto na ação será possivel cancelar e desfazer cancelamento, alterar status, incluir tarefas, anexos e comentários. 
• Em andamento: idem status não iniciado.
• Finalizado: idem status não iniciado.
• Reprovado: idem status não iniciado.

As configurações de aprovação podem ser alteradas a qualquer momento, basta o responsável (gestor ou membros) pelo plano "Desfazer as configurações de aprovação" (imagem 28).

Figura - Desfazer configurações de aprovação.

Associar indicadores ao plano de ação

Na seção de Indicadores é possível associar um indicador ao plano. No caso de um plano de área será possivel associar indicadores de todos os módulos, contudo, se o plano for de um módulo específico (projeto/operação/portfólio/programa/plano estratégico) somente estarão disponíveis indicadores do referido módulo.

Além disso, os valores de metas e medições estarão disponíveis exclusivamente para o responsável pelo indicador associado.

Proposição de Projeto 

Através desta opção é possível propor projetos para um portfólio. A proposição de projetos está acessível através do Meu Channel > Portfólio > Proposição de projetos, conforme vemos abaixo. Somente é possível propor projetos para portfólios no status Em Proposição ou no status Em Acompanhamento (com a flag para propor projetos habilitada, usuários com perfil gestor). 

A proposição de projetos é feita através do preenchimento de um formulário. O formulário, por sua vez, deve ser cadastrado pelo gerente do portfólio acessando o Menu do Portfólio > Configurações > Formulários do portfólio.

É preciso que a opção Proposição de Projetos habilitada.

Lembre-se de publicar o formulário, clicando no ícone  que surge após o cadastro, para que o mesmo possa ser selecionado no momento da proposição de projeto. 

Figura – Lista de projetos propostos aguardando aprovação.

Ações sobre o projeto proposto aguardando aprovação

• Aprovar: O ícone  permite aprovar o projeto selecionado. A aprovação dos projetos propostos e que farão parte do portfólio é feita pelo Gerente do Portfólio.  

•  Reprovar: O ícone  permite reprovar o projeto selecionado. Um projeto reprovado é apresentado apenas na lista de projetos propostos. Se o portfólio estiver no status Em Proposição ou Em Acompanhamento, mas com a flag de proposição de projetos habilitada, será possível ver, editar, excluir e enviar novamente para aprovação o projeto que havia sido rejeitado. Se o portfólio estiver no status Em Priorização ou Em Planejamento (sem a flag de proposição de projetos habilitada) somente será possível visualizar o projeto rejeitado. 
•  Ver proposta: Através do ícone  pode-se visualizar e imprimir a proposta de projeto.  

Ações sobre o projeto proposto na lista de proposições do usuário

•  Editar: O ícone  permite editar a proposta de projeto selecionado.
•  Remover: O ícone  permite remover a proposta de projeto.
•  Ver proposta: Através do ícone  pode-se visualizar e imprimir a proposta de projeto selecionada.  
•  Enviar para aprovação: pressione  para enviar o projeto selecionado para aprovação. Um projeto em status de aprovação somente apresenta a opção para Ver proposta .