Propósito

O Channel dispõe de um sistema de categorização, seleção, priorização e balanceamento de portfólios de projetos, aderente ao Standard de Portfolios do PMI (Project Management Institute). Através dele, as empresas podem estabelecer processos estruturados de governança sobre seus projetos, criar modelos de avaliação baseados em critérios quantitativos e qualitativos e escolher a melhor combinação de projetos para alinhamento à suas estratégias empresariais.

Para informações sobre todas as funcionalidades do módulo, navegue pelas páginas a sua esquerda, conforme destacado na imagem abaixo:

Público-alvo

Esse documento destina-se aos usuários ligados à gestão da estratégia organizacional de empresas e demais responsáveis pelo planejamento, controle e execução de projetos, permitindo, dentre outras funções, a seleção e priorização de projetos (para portfólios do tipo Carteira de Projetos) assim como a gestão de portfólios de projetos associados a programas e portfólios (tipo Hierárquico) da Plataforma Channel.

Cadastro de Portfólios

Usuários com perfil Gestor ou Gerente podem cadastrar e gerenciar Portfólios no Channel. A visualização de portfólios cadastrados por outros usuários, entretanto, dependerá de associações feitas pelo gerente desse portfólio.

A inclusão de um ou mais portfólios no sistema está acessível através do Menu "Estratégia > Portfólios > cadastro de portfólios".

Figura - Lista de portfólios cadastrados

Tipos de Portfólio

No cadastro inicial do portfólio são definidos seus atributos básicos, mostrados nas Figuras adiante. É importante atentar para o campo Tipo de Portfólio, que poderá ser Carteira de Projetos ou Hierárquico. 

Portfólios do tipo Hierárquico permitem a subdivisão do portfólio em programas e projetos, e mesmo em outros portfólios (através do Menu do Portfólio > configurações > vinclulação de projetos, programas e portfólios) e não possuem processo de seleção e priorização de projetos. 

Os do tipo Carteira de Projetos permitem o processo de seleção e priorização, e vinculam diretamente os projetos ao portfólio (não permitem associação de programas e outros portfólios). Esse tipo de portfólio trás a possibilidade de controle do ciclo de vida dos projetos (Tipo de Controle “Controlado”) eliminando a necessidade de aprovação do Sponsor (Patrocinador) e tirando do gerente do projeto a permissão de alteração do status do projeto ou a geração de linhas de base. 

Incluir Portfólio - Tipo Hierárquico

Para incluir um Portfólio do tipo Hierárquico, no Menu "Estratégia > Portfólios > cadastro de portfólios" clique em  . A tela Novo Portfólio surgirá. 

Figura – Incluir Portfólio: Tipo Hierárquico.

Ações sobre Portfólios do tipo Hierárquico

• Ver Portfólio: O ícone  permite visualizar um portfólio cadastrado, abrindo ao usuário o Menu do Portfólio, destacado no sistema com a cor laranja, como vemos abaixo. É através desse menu de contexto e suas diversas funcionalidades que serão feitas as configurações do portfólio, posteriores ao cadastro. 

Feitas as associações ao portfólio, (através do Menu do Portfólio > configurações > vinclulação de projetos, programas e portfólios) quando selecionada a visualização, os componentes associados aparecerão em uma estrutura hierárquica (Portfólio > Programas  > Projetos) como  mostrado abaixo.

  Figura – Visualização de Portfólio Hierárquico. 

Mesmo que o gerente do portfólio não tenha permissão para ver custos no projeto que participa (configuração do projeto), se no seu cadastro de usuário esta condição estiver ativa (ver custos), o gerente do portfólio conseguirá visualizar os custos de todos os projetos daquele portfólio.

Por exemplo: quando um gerente de portfólio gera uma linha de base de um projeto contido no seu portfólio, essa linha de base apresentará custos se, no cadastro de usuários, o gerente do portfólio está com permissão de ver custos, independente da configuração dada a ele naquele projeto. 

As demais ações sobre cadastro de Portfólio, bem como as demais funcionalidades do Menu do Portfólio disponíveis para Portfólios do tipo Hierárquico será apresentadas quando falarmos dos Portfólios do tipo Carteira de Projetos, pois estão contempladas em seu escopo.

 Incluir Portfólio - Tipo Carteira de Projetos

Para incluir um Portfólio do tipo Carteira de Projetos à lista existente, o processo é semelhante ao mostrado anteriormente. Clique em . A tela abaixo será exibida. 

Figura – Incluir Portfólio: Tipo carteira de Projetos.

Aba "Projeto modelo"

No cadastro/edição do portfólio será disponibilizada uma aba onde será possível escolher o projeto que será usado como modelo, bem como os componentes que serão utilizados a partir deste projeto modelo.

Figura: Seleção e configuração do projeto modelo do portfólio

IMPORTANTE:

1 - Projetos já propostos e aprovados não serão modificados a partir da escolha de um novo projeto modelo.

2 - Caso as informações do projeto modelo contraponham as informações da proposta do projeto, as informações da proposta prevalecerão.

Ações sobre Portfólios do tipo Carteira de Projetos

• Ver Portfólio: O ícone  permite visualizar um portfólio cadastrado, abrindo ao usuário o Menu do Portfólio, destacado no sistema com a cor laranja, como vemos abaixo. É através desse menu de contexto que serão feitas as  configurações do portfólio, posteriores ao cadastro. Falaremos sobre o Menu do Portfólio mais adiante.

Figura – Menu do Portfólio.  

•  Clonar Portfólio: O ícone  abre a caixa de diálogo da Figura abaixo, permitindo clonar o Portfólio. Confirme a ação clicando .

Figura  – Clonar Portfólio.

O portfólio replicado será exibido na lista de portfólios precedido da informação “Clone de:”, podendo então, ser renomeado e configurado.

Figura – Lista de Portfólios: clone de portfólio incluído.

• Editar: Clique  para editar um Portfólio.

•  Remover: Clique  para excluir um Portfólio da lista. 

Menu do Portfólio > Visualização

A Visualização está acessível também na lista de portfólios cadastrados (Menu Estratégia > Portfólios), através do ícone  . Uma vez na funcionalidade, é aberta a opção de visualização dos projetos que compõe o portfólio. Antes, porém, é preciso selecionar e aprovar os projetos que o comporão ou efetuar a associação de projetos através do Menu do Portfólio > Configurações > Vinculação de projetos.

Nos portfólios do tipo Carteira de projetos, com tipo de controle Controlado será apresentado um ícone Gerar linha de base . Portfólios do tipo Carteira de Projetos, porém Não controlados não poderão gerar a linha de base através da listagem de projetos do portfólio.

O checkbox com título "Mostrar apenas propostas não aprovadas"  para que apenas propostas que estejam nessa condição sejam exibidas. Nas propostas listadas, as ações a serem exibidas nessa condição serão: Visualizar Proposta , Remover , Desassociar  e  Escopo do projeto , sendo assim o usuário poderá visualizar a proposta, ver o escopo, desassociar do portfólio tornando-o um projeto no Channel, e também excluir 

Menu do Portfólio > Seleção e Priorização

Os pré-requisitos para a etapa de seleção e priorização são: 

Seleção 

1. Status do Portfólio definido como “Em Proposição”;

2. Cadastro do Formulário de Proposição de Projetos que o proponente preencherá para envio e aprovação do projeto. O cadastro de formulários, explicado adiante, é feito através do Menu do Portfólio > Configurações > Formulários.

Priorização 

1. Status do Portfólio definido como “Em Priorização”; 
2. Cadastro de Modelo de Avaliação, feito através do Menu do Portfólio > Configurações > Modelos de avaliação;
3. Configuração do Gráfico de Quadrantes, feito através do Menu do Portfólio > Configurações > Gráfico de quadrantes; 

Seleção de Projetos 

Quando o Portfólio ainda está no status Em Proposição deve ser feita a seleção de projetos para posterior avaliação e inclusão ao portfólio. 

A seleção de projetos ocorre através de:

1. Envio de propostas de projetos por outros usuários, as quais serão ou não aprovadas pelo Gerente do Portfólio e pelo comitê de avaliação criado (através do

Menu do Portfólio > utilitários > cadastro de comitê);

1. Associação de Componentes (através do Menu do Portfólio > utilitários > associar componentes).

Envio de Propostas

Os usuários do channel podem enviar propostas aos portfólios de sua área e que estejam no status "Em proposição". O formulário de proposição do portfólio também deve estar cadastrado. Para realizar uma proposta acesse o menu "Meu channel > Portfólios > Proposição de projetos> Propor projeto", ou "Home Operacional > Aba "Propostas" > Propor projeto".

Clicando em  será aberta a tela mostrada a seguir, permitindo a inclusão da proposta de projeto ao portfólio.

Figura – Proposição de Projetos: propor projeto.

Figura – Proposição de Projetos: selecionar portfólio.

Clicando sobre o portfólio, a tela apresentará o formulário para preenchimento na própria tela, como vemos na sequência.

Figura – Preencher formulário de Proposição de Projetos.

Preenchidas as informações, clicar . A tela contendo a proposição feita será exibida com o status Pendente, ou seja, aguardando a avaliação/aprovação.

Figura – Proposta incluída.

Para o Gerente do Portfólio a proposta estará acessível para aprovação através do Menu do Portfólio > Pendências > Aprovações de propostas.

Vinculação de projetos 

O Gerente também poderá fazer a vinculação de projetos já existentes ao Portfólio, sejam eles do tipo carry-over, mandatórios ou mesmo para participação da avaliação (projetos novos). Essa associação é feita através do Menu do Portfólio > Configurações > Vinculação de projetos, e será tratada em tópico próprio mais adiante.

Priorização de Projetos

Avaliação 

Será necessário ter cadastrado um modelo de avaliação de projetos (Menu do Portfólio > Configurações > Modelos de avaliação) bem como a configuração do modelo do gráfico de quadrantes (Menu do Portfólio > Configurações > Gráficos de quadrantes).

Para incluir o modelo de avaliação não há necessidade de alteração de status, mas para incluir uma avaliação é necessário que o Portfólio esteja no status Em Priorização. 

Uma vez selecionada a opção (Menu do Portfólio > Avaliação de projetos) clique . Será aberta a tela Nova Avaliação.

Figura – Incluir Avaliação de Projeto.

Feita a inclusão, a avaliação integrará a lista mostrada abaixo.

 Figura – Lista de Avaliações.

Ações sobre a avaliação de projeto 

• Finalizar avaliação: A avaliação de projetos criada é finalizada quando a data limite para avaliação definida no cadastro for atingida. Entretanto, o usuário que incluiu a avaliação pode finalizá-la a qualquer momento através do ícone  independentemente dos demais avaliadores terem realizado a avaliação ou não. Após a finalização da avaliação de projetos, abrem-se ícones para que o gestor acesse detalhes sobre o resultado da avaliação (Relatório Detalhado, Relatório Resumido, Ver gráficos, Gráfico de Quadrante e Gráfico de radar). 

• Enviar para avaliação: O ícone  permite enviar que os avaliadores sejam notificados por e-mail sobre a avaliação pendente. Ao selecioná-lo, abre-se a caixa de diálogo mostrada a seguir, para confirmação da ação. 

Figura – Enviar Avaliação.

A lista de avaliações pendentes pode ser acessada através da Central de pendências > Avaliação de projetos ou Menu do Portfólio > Pendências > Avaliações pendentes ou ainda, clicando no link que é enviado por email aos avaliadores. O avaliador passará a ver a solicitação de avaliação do projeto em sua lista de modo semelhante ao mostrado a seguir.

Figura – Avaliação Pendente

O ícone  permanece em movimento intermitente (“piscando”) até que a avaliação seja finalizada. Ao clicar em  (avaliar) abre-se a tela mostrada a seguir. Para cada projeto do portfólio devem ser avaliados os critérios definidos no modelo de avaliação.

Figura – Avaliação Pendente.

• Relatório detalhado: O ícone  permite visualizar o relatório detalhado do resultado de uma avaliação de projeto já finalizada. 

Figura – Visualização do relatório detalhado.

• Relatório resumido: O ícone  permite visualizar o relatório resumido do resultado de uma avaliação de projeto já finalizada. Ao clicar no botão de ação  é apresentada uma lista com o nome dos projetos avaliados e as notas individuais por avaliador e nota total.

•  Ver Gráficos: O ícone  permite visualizar a lista de gráficos disponíveis para visualização dos resultados da avaliação de projetos (bolhas e quadrantes).

• Gráfico quadrante: pressione  para visualizar o resultado da avaliação de projetos através do gráfico de quadrantes. Se no momento da criação da avaliação de projeto foi selecionado como padrão um gráfico do tipo quadrante no campo Gráfico de quadrante, ao clicar o ícone será visualizado o resultado da avaliação de projetos em forma de gráfico quadrante. 

Figura – Visualização do resultado da avaliação de projetos em gráfico quadrante.

• Gráfico radar: pressione  para visualizar o resultado da avaliação de projetos através do gráfico de radar. Este gráfico apresenta as notas de cada critério do modelo de avaliação por projeto avaliado. 

Figura – Visualização do resultado da avaliação de projetos em gráfico radar.

Se no momento da criação da avaliação de projeto foi selecionado como padrão um gráfico do tipo bolha no campo Gráfico de quadrante, ao clicar o ícone será visualizado o resultado da avaliação de projetos em forma de um gráfico de bolhas, conforme ilustrado abaixo. 

Figura – Visualização do resultado da avaliação de projetos em gráfico de bolhas.

Criação de cenários

Os projetos selecionados devem ser priorizados pelo Comitê de Projetos do Portfólio. Após a avaliação dos projetos, o Channel já definirá a prioridade de acordo com as respostas dos avaliadores e com o scorecard utilizado. 

Ainda com o portfólio no status Em Priorização será possível criar cenários para simulação. A criação de cenários está acessível através do Menu do Portfólio > Priorização de projetos. 

Figura – Lista de cenários cadastrados.

Ações sobre Cenário 

•  Editar: pressione  para editar o cenário selecionado.

•  Remover: pressione  para remover o cenário selecionado.

•  Configurar cenário: pressione  para configurar o cenário selecionado.

•  Priorizar cenário: pressione  para priorizar o cenário selecionado.

•  Planejar capacidade: pressione  para planejar capacidade do cenário selecionado.

•  Configurar colunas: pressione  para configurar colunas.

Incluir Cenário

Para cadastrar um novo cenário, clique em . Será apresentada a janela “Novo Cenário”.

Figura – Inclusão de cenário.

Configurar cenário

Para configurar um cenário, clique em . Será apresentada a lista de todos os projetos pré-selecionados para o portfólio segundo a avaliação selecionada anteriormente no cadastro do Cenário. Nesta tela, será possível incluir e remover projetos do portfólio. Note que a inclusão e remoção de projetos impactará o valor do orçamento do Portfólio. 

Figura – Configuração de cenário.

Ações sobre a configuração de cenário 

•  Ver gráfico: pressione  para ver o gráfico radar do projeto na configuração de cenário.

•  Ver proposta de projeto: pressione  para ver a proposta do projeto na configuração de cenário.

•  Ver avaliações: pressione  para ver o Relatório Resumido de Avaliação do projeto na configuração de cenário.

•  Não selecionar: pressione  para deselecionar um projeto na configuração de cenário.

•  Selecionar: pressione  para selecionar um projeto na configuração de cenário.

Comparação de cenários

Para auxiliar na escolha do melhor cenário para um portfólio, é possível efetuar a comparação entre diferentes cenários. Para isso, selecione os cenários desejados e clique .  Os cenários serão apresentados conforme abaixo. 

Figura – Selecionar de Cenários para comparação.

Figura – Comparar cenários.

Para excluir cenários em lote, selecione os cenários e clique . 

Priorizando cenários

Após salvar a configuração do cenário é possível priorizá-lo. Para tanto, pressione . Após um cenário ser priorizado, o portfólio passará automaticamente para o status Em Acompanhamento.  Nesta etapa não será possível criar novos cenários. 

Controle de Histórico de Orçamento de Projetos

No contexto de projetos associados a um Portfólio cujo status está configurado como Em Acompanhamento, e no qual ao menos um Cenário tenha sido criado, configurado e selecionado, o Gerente do Portfólio poderá acessar o histórico das mudanças de valores nos orçamentos dos projetos, alterando e/ou monitorando tais mudanças.

Esse contexto (status do Portfólio Em Acompanhamento, com um Cenário configurado e selecionado) pressupõe que já foram observadas as condições descritas abaixo:

• Criada ao menos uma Avaliação do Portfólio (Menu do Portfólio > Configurações > Modelos de avaliação);

• Após a criação e preenchimento do modelo de avaliação, uma solicitação de aprovação deve ser enviada para o usuário definido como Responsável pela avaliação, através do ícone . O responsável recebe notificações por e-mail, e poderá efetuar a avaliação acessando a Central de pendências > Avaliação de projetos;

• Após a avaliação ser concluída, deve ser finalizada através do ícone (Menu do Portfólio > Avaliação de projetos ) pelo Gerente do Portfólio ou qualquer usuário que tenha feito a avaliação;

• O status do Portfólio deve ser alterado para Em Priorização (Menu do Portfólio > Configurações > Parâmetros do portfólio > status);

• Em Menu do Portfólio > Priorização de projetos > incluir cenário, deve ser criado e configurado ao menos um Cenário;

• O Cenário deve ser então selecionado;

• No Menu do Portfólio surgirá a opção "Operação do portfólio" (Menu do Portfólio > Operação do portfólio / Menu do portfólio > relatórios > Acompanhamento da execução). Satisfeitas todas estas condições prévias, o status do Portfólio será automaticamente alterado para Em Acompanhamento, e não será mais possível criar Cenários (a menos que o status do Portfólio seja novamente alterado para Em Priorização). Já na funcionalidade de Operação do portfólio (Menu do Portfólio > Operação do portfólio) será então possível que o  Gerente acesse, dentre outras, informações sobre alterações no orçamento dos projetos do Portfólio (lembrando que o orçamento só poderá ser modificado quando o projeto participar de um Cenário já configurado, e este Cenário tiver sido selecionado). 

Será aberta a tela mostrada a seguir.

Para que uma alteração no valor do orçamento seja feita, pode-se efetuar um duplo clique sobre o campo Orçamento Atual. O valor inserido poderá ser tanto um incremento ou decremento do valor anteriormente registrado. 

Figura – Controle de Orçamento: Alterar Orçamento Atual.

Ações sobre Controle de Orçamento

•  Aplicar Desconto: O ícone  permite realizar cortes percentuais do orçamento projeto a projeto. O clique sobre o ícone abrirá a tela mostrada abaixo.

Defina o percentual de corte e clique  para confirma a ação. O valor do campo Orçamento Atual será ajustado automaticamente, descontado o valor percentual do total, e o registro irá integrar o histórico de mudanças nos valores, sobre o qual falamos a seguir.

• Histórico: O ícone , uma vez selecionado, exibe os dados (histórico) das modificações nos orçamentos dos projetos, em uma tela como a mostrada abaixo. O sistema apresenta as mudanças no orçamento, exibindo informações relativas à Ação efetuada, Usuário que efetuou a alteração, Data e hora da alteração e Orçamento Atual, que apresenta os valores inseridos a cada mudança. 

Figura – Histórico de Alterações no Orçamento de um Projeto.  

IMPORTANTE! Os relatórios de controle dos projetos sempre levarão em conta a versão mais atual do orçamento.

• Não Selecionar: O ícone  indica que o projeto está selecionado no Cenário configurado. Ao clicar sobre ele, o projeto será desassociado, passando a integrar a lista de Projetos Não Selecionados. 

• Ver Gráfico: Clicando sobre o ícone  será aberta uma janela contendo o gráfico Radar selecionado na Avaliação de Projetos.

Figura  – Ver Gráfico.

•  Ver Proposta de Projeto: O ícone  exibe a Proposta de Projeto cadastrada. 

•  Ver Avaliações: Ao clicar em  é exibido o Relatório Resumido de Avaliação de Projetos para o projeto selecionado.

Figura – Ver Avaliações.  

1. Portfólio com status "Em priorização":

Acessando o caminho "Menu do portfólio > priorização de projetos > ícone "configurar cenário": apenas a coluna "Orçamento" estará disponível para edição (exceto para projetos que estiverem na seção "projetos não selecionados".

Ao editar essa coluna e salvar, este valor passar a ser o investimento atual do projeto (CAPEX), o valor preenchido na proposição neste caso não é alterado, pois será exibido de duas formas no formulário: valor solicitado e valor aprovado.

2. Portfólio com status "Em acompanhamento":

Foram bloqueadas as alterações dos valores Capex e Opex na edição da proposta quando o portfólio estiver no status "Em acompanhamento" , com os campos "Capex e Opex" bloqueados será apresentada a informação de "valores solicitados". Caso a coluna "Orçamento" seja alterada na configuração do cenários (item mencionado acima) será apresentada a informação do valor aprovado :

ou na visão detalhada:

• Valor = valor preenchido na proposição (formulário)
• Valor aprovado = valor preenchido e salvo na configuração e seleção do cenário;

Na tela "Operação do portfólio" exibida após a seleção de um cenário (Menu do portifólio > Operação do portfólio), nas colunas da seção Avaliação de Projetos terão o comportamento abaixo: 

• Orçamento proposto: Valor que foi salvo no momento da proposta do projeto. Apresenta no tool type o valor total proposto, ou seja, tanto o desse ano, quanto o dos outros anos detalhados, quando houver detalhamento de capex. 
• Orçamento Liberado: Valor que foi aprovado na seleção do cenário pelo gerente do portfolio. 
• Orçamento Atual: Coluna que permite ao gerente do portfólio alterar o valor do Capex do projeto. Capex do projeto reflete sempre o valor atual (Orçamento atual), este valor pode ser verificado ao acessar as informações de fontes pagados no projetos (Menu do projeto > Configurações > Parâmetros do projetos > Botão "Fontes pagadoras").

Indicadores do portfólio

No Menu do Portfólio > Desempenho é possível efetuar o cadastro de faixas de atenção, de planos de ação, alarmes, bem como os indicadores, como vemos a seguir:

Cadastro de Faixas de Atenção

As faixas de atenção determinam intervalos de desempenho de um indicador em termos percentuais, permitindo o estabelecimento de um workflow de mensagens. Por exemplo, se um intervalo da faixa for definido para conter valores entre 80 e 100, isso implica que a faixa de atenção será acionada (disparando os e-mails de alerta) quando o indicador apresentar um desempenho entre 80 e 100% da meta cadastrada.

Cada faixa poderá ser um gatilho para o envio de mensagens e alertas para diferentes grupos de usuários. Um indicador poderá conter inúmeras regras sobre faixas de atenção. 

Ao acessá-lo, através do Menu do Portfólio > Desempenho > Faixas de atenção, abre-se a lista com as faixas de atenção cadastradas.

Figura - Lista de Faixas de Atenção cadastradas.

Ao clicar em  , abre-se a abaixo, em 02 passos, mostrados na sequência.

 Figura – Cadastro de Faixas de Atenção: Passo 01. 

Uma vez preenchidos os dados, clique em “Próximo”. Abre-se então o Passo 02.

 Figura – Cadastro de Faixas de Atenção: Passo 02.

 Ações sobre o cadastro de faixas de atenção

•  Pressione  para editar e para remover uma faixa de atenção cadastrada.

•  Associar Usuários: O ícone  permite associar usuários a uma faixa de atenção. Para associar um ou mais usuários, basta selecioná-lo(s) na lista. Não é necessário salvar.

Figura – Associar Usuários à Faixa de Atenção.

Objetivos dos Indicadores do Portfolio

Após cadastrar um Portfólio é preciso inserir seus objetivos estratégicos, o que pode ser feito através do Menu do Portfólio > Desempenho > Indicadores > objetivos do portfólio. 

Figura – Lista de Objetivos do Portfólio.

Para incluir um novo objetivo, clique em  .  

Figura – Incluir Objetivo Estratégico do Portfólio.

Atribua um Nome, definindo o objetivo. Se desejar, insira informações adicionais no campo Descrição. 

Ações sobre Objetivos do Portfólio

•  O ícone  permite editar um objetivo e o ícone  remove o objetivo cadastrado.

•  Indicadores: O ícone  permite associar e/ou incluir indicadores aos objetivos do Portfolio.

Acompanhamento de indicadores do Portfólio

Uma vez no Menu do Portfólio > Relatórios > Acompanhamento de indicadores é possível fazer a seleção de diferentes tipos de relatório, através das opções de filtragem, como vemos na Figura abaixo. Para um Portfólio, é possível escolher entre a geração de relatórios do tipo Hierarquia de Indicadores, Relatório Sintético, Relatório Analítico e Relatório por Período. 

Figura – Relatório de Acompanhamento de Indicadores.

 Cadastrar Alarme de Indicadores

Disponível através do Menu do Portfólio > Desempenho > Alarmes. Uma vez nele, é possível configurar o envio de e-mails de alarme referentes ao andamento das metas/medições.

Para incluir um alarme do indicador, clique em . 

 Figura – Configurar Alarme de Indicador.

Planos de Ação

O cadastro de Planos de Ação de Indicadores do Portfólio está acessível através do Menu do Portfólio > Desempenho > Planos de ação. 

Como acessar os relatórios de planos de ação?

• Para acessar o relatório de Acompanhamento de plano de ação, acessar: Menu do portfólio > Relatórios > Ver mais > Acompanhamento de plano de ação.
• Para acessar o relatório de Consolidado de ações, acessar: Menu do portfólio > Relatórios > Ver mais > Consolidado de ações.

Quem pode cadastrar plano de ação?

• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Quem pode acessar os planos?

• Responsável do plano
• Membros do plano
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio
• Usuário perfil Gestor (Portfólios de sua área)

Quem pode editar os planos?

• Responsável do plano
• Membros do plano

Quem pode alterar o responsável pelo plano?

• Responsável do plano
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Quem pode remover o plano de ação?

• Responsável do plano
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Quem pode acessar os relatórios?

• Usuário perfil Gestor (Portfólios de sua área)
• Gerente do portfólio
• Co-gerente do portfólio

Listar e cadastrar planos de ação

Quando você acessar o plano de ação será apresentada uma lista de planos na visão de painel, com a possibilidade de visualizar em forma de listas. 

Figura – Visão Lista de planos de ação

Na lista de planos será possível executar ações como: Incluir, incluir via Excel, Visualizar, Editar, Remover, Remover em lote e alteração de status do plano 

Figura - Ações da lista de planos de ação

Quando um plano de ação estiver atrasado, ficará destacado com a borda em vermelho e a quantidade de dias atrasado:

Figura - Figura - Plano atrasado em destaque

Para incluir um plano de ação, clique no ícone "Novo plano". Será apresentado um formulário para o cadastro do plano. Ao incluir um plano alguns campos são de preenchimento obrigatório, destacados com ícone * e o status inicial do plano é "Rascunho".

Figura - Cadastro de plano.

Para acessar um plano de ação, clique sobre o mesmo na listagem de planos. Após a seleção do plano é apresentada a tela abaixo, com a possibilidade de visualização em listas onde será possível efetuar a configuração do plano. 

Figura - Contexto de plano na visão kanban.

Figura - Contexto de plano na visão lista de ações.

Alterar o gestor ou membros do plano de ação

As configurações de um plano são realizadas na barra superior da tela. Na configuração de um plano será possivel alterar o gestor ou associar os membros do plano.

IMPORTANTE: 

• O gestor é o responsável formal pelo Plano de Ação. Ele será o responsável pelo planejamento, configuração e acompanhamento da execução do plano.
• Os membros são usuários que auxiliam o gestor na gestão do plano. Eles têm as mesmas permissões e privilégios do gestor.

É importante destacar que somente usuários com perfil de gestor, gerente ou colaborador poderão ser responsáveis ou membros de um plano.

Figura - Associação de membros ou alteração de gestor do plano de ação.

Cadastrar ações do plano

Em todas as visões (lista ou quadros) é possível realizar o cadastro de ações, porém, apenas na visão "formato de lista" está disponível a possibilidade de cadastro detalhado da ação. Além disso, o cadastro de ações pode ser realizado via Excel.

No cadastro rápido o usuário preenche apenas o campo "Nome" e salva:

Figura - Cadastro rápido de ação.

Enquanto que, no cadastro detalhado é possível preencher todos os campos que compõem o formulário de abertura de ação.

Figura - Acesso ao cadastro detalhado de ação.

Ao clicar no link "Criar ação detalhada" o sistema apresenta a tela com formulário detalhado da ação. Após salvar, são liberadas as abas de inclusão de Custo, Tarefas, Histórico, Anexos, Comentários e Alarmes da ação.

Figura - Cadastro detalhado de inclusão de ação.

Gerenciar as ações do plano

Na tela de configuração do plano, também será possível fazer a gestão das ações de um plano. As ações de um plano podem ser visualizadas no formato de lista ou no formato kanban (quadro customizável, quadro por status, quadro por responsável ou quadro de ações do usuário logado). 

O status das ações podem ser "Não iniciada", "Em andamento" e "Finalizada" e a alteração de status ocorre de forma manual.

Figura - Lista de ações.

Na visão kanban é disponibilizada a função de "arrastar e soltar" sobre as ações do plano. A movimentação das ações, dependendo do formato do kanban, poderá alterar, por exemplo, seu status ou responsável pela ação.

Figura - Movimentando uma ação no Kanban

Na visão de quadro customizável, o usuário poderá customizar seu kanban, incluindo, por exemplo, agrupadores de acordo com a sua necessidade de negócio.

Figura -  Quadros customizável de ações.

Na visão de quadros por status, é possível alterar o status da ação apenas arrastando a ação de um quadro para outro.

Importante: As ações atrasadas ficam destacadas com a borda em vermelho e apresenta a quantidade de dias de atraso. A informação de atraso é apresentada em todas as visões (lista, kanban).

Figura - Quadros de ações por status.

Na visão de quadros por responsável, é possível alterar o responsável da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

Figura - Quadros de ações por responsável.

Na visão de quadros de ações do usuário logado, é possível alterar o status da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

Figura - Quadros de ações do usuário logado.

O usuário poderá acessar todos as ações em que ele é responsável ou membro. Para isso, acessar a lista de Minhas Ações através do menu Meu Channel > Minhas ações

Na home operacional foi adicionado um ícone "Editar" as ações de plano de ação, que direciona o usuário para o detalhe da ação, na lista de minhas ações;

Editar os dados do plano de ação

Ainda na configuração de um plano de ação será possível realizar o planejamento do plano. A edição do plano pode ser realizada através do ícone "Editar".

Figura - Tela de edição do plano.

Acompanhar o histórico, replanejar o plano, incluir comentários e anexar documento ao plano

Nessa tela é possível visualizar todo o histórico do plano, além de replanejar, incluir comentários e novos anexos ao plano.

Figura - Tela de histórico de plano.

Configurar alarmes do plano de ação

Para realizar a configuração dos alarmes, clique no ícone "Alarmes". Um alarme que foi cadastrado para o plano de ação, pode ser associado nas ações do plano.

IMPORTANTE: Somente as ações que possuem data de fim cadastrada terão o vínculo dos alarmes do plano.

Quando associar as ações um alarme que criado para plano o sistema cria dois eventos de envio de alarmes: um para o plano e outro pra a ação. Exemplo: ao configurar um alarme com envio para o responsável do plano, e associar esse alarme as ações, o sistema vai enviar um e-mail para o responsável pelo plano e outro para o responsável pela ação.

Figura - Tela de cofiguração de alarmes.

Enviar plano via excel

Ao clicar no ícone "Exportar para o Excel" o sistema irá enviar para o e-mail cadastrado do usuário logado, um arquivo em formato Excel, com informações sobre o plano de ação.

Figura - Envio de arquivo excel.

Cadastrar causa e efeito do plano de ação

Nessa tela são configuradas as causas e efeitos do plano. É possível optar por um das três formas de apresentação: Ishikawa, 5 porquês e Imagem.

Figura - Configuração de causa e efeitos.

A forma de apresentação do relatório "causa e efeitos" pode ser selecionada conforme imagem abaixo:

Figura - Configuração de causa e efeitos.

Aprovar o plano de ação

O plano pode, ou não utilizar o conceito de aprovação. Caso o responsável (gestor ou membros) pelo plano opte por não utilizar o conceito de aprovação, o plano vai passar do status "Rascunho" diretamente para o status "Não iniciado".

Figura - Configuração de aprovação de plano.

Quando o plano estiver configurado para utilizar o conceito de aprovação, o mesmo terá algumas restrições de edição e passará pelos seguintes status:

• Rascunho: enquanto o plano estiver em rascunho todas as ações de planejamento e configuração estão liberadas. 
• Aguardando aprovação: nesse status o plano ficará bloqueado para inclusão, edição e exclusão de ações, edição e replanejamento do plano, alarmes, causa e efeitos e associação de indicadores.
• Não iniciado: o plano ficará bloqueado, sendo possível apenas inclusão de comentários, anexos, replanejamento do plano e associação de indicadores. Enquanto na ação será possivel cancelar e desfazer cancelamento, alterar status, incluir tarefas, anexos e comentários. 
• Em andamento: idem status não iniciado.
• Finalizado: idem status não iniciado.
• Reprovado: idem status não iniciado.

As configurações de aprovação podem ser alteradas a qualquer momento, basta o responsável (gestor ou membros) pelo plano "Desfazer as configurações de aprovação" (imagem 28).

Figura - Desfazer configurações de aprovação.

Associar indicadores ao plano de ação

Na seção de Indicadores é possível associar um indicador ao plano. No caso de um plano de área será possivel associar indicadores de todos os módulos, contudo, se o plano for de um módulo específico (projeto/operação/portfólio/programa/plano estratégico) somente estarão disponíveis indicadores do referido módulo.

Além disso, os valores de metas e medições estarão disponíveis exclusivamente para o responsável pelo indicador associado.

  Pendências do Portfólio

 "Menu do portfólio > Pendências > Aprovações de propostas" e é chamado de "Aprovações de propostas", conforme imagem abaixo:

 Figura 43 – Menu do Portfólio - Pendências.

Avaliações de projetos pendentes

Após a criação de uma avaliação de projeto, deve-se publicar a avaliação para que os usuários responsáveis pela avaliação sejam notificados por e-mail sobre a avaliação pendente, ou possam acessá-la na através da Central de aprovação > Avaliação de projetos ou Menu do Portfólio > Pendências > Avaliações pendentes.

O responsável passará a ver a solicitação de avaliação do projeto em sua lista, de modo semelhante ao mostrado abaixo.

Figura – Aprovar Avaliação de Projetos Pendentes. 

O ícone  permanece em movimento intermitente (“piscando”). Ao clicar em  (avaliar) abre-se a tela mostrada abaixo.

Figura – Avaliação de Projeto Pendente.

Aprovações de propostas de projetos pendentes

Através do Menu do Portfólio > Pendências > Aprovações de propostas é dado acesso aos projetos propostos que foram cadastrados no sistema. O cadastro das propostas de projetos, por sua vez, é feito através do Meu Channel > portfólios > proposição de projetos. 

Figura – Aprovação de propostas de projetos pendentes.

Proposição de Projeto 

Através desta opção é possível propor projetos para um portfólio. A proposição de projetos está acessível através do Meu Channel > Portfólio > Proposição de projetos, conforme vemos abaixo. Somente é possível propor projetos para portfólios no status Em Proposição ou no status Em Acompanhamento (com a flag para propor projetos habilitada, usuários com perfil gestor). 

A proposição de projetos é feita através do preenchimento de um formulário. O formulário, por sua vez, deve ser cadastrado pelo gerente do portfólio acessando o Menu do Portfólio > Configurações > Formulários do portfólio.

É preciso que a opção Proposição de Projetos habilitada.

Lembre-se de publicar o formulário, clicando no ícone  que surge após o cadastro, para que o mesmo possa ser selecionado no momento da proposição de projeto. 

Figura – Lista de projetos propostos aguardando aprovação.

Ações sobre o projeto proposto aguardando aprovação

• Aprovar: O ícone  permite aprovar o projeto selecionado. A aprovação dos projetos propostos e que farão parte do portfólio é feita pelo Gerente do Portfólio.  

•  Reprovar: O ícone  permite reprovar o projeto selecionado. Um projeto reprovado é apresentado apenas na lista de projetos propostos. Se o portfólio estiver no status Em Proposição ou Em Acompanhamento, mas com a flag de proposição de projetos habilitada, será possível ver, editar, excluir e enviar novamente para aprovação o projeto que havia sido rejeitado. Se o portfólio estiver no status Em Priorização ou Em Planejamento (sem a flag de proposição de projetos habilitada) somente será possível visualizar o projeto rejeitado. 
•  Ver proposta: Através do ícone  pode-se visualizar e imprimir a proposta de projeto.  

Ações sobre o projeto proposto na lista de proposições do usuário

•  Editar: O ícone  permite editar a proposta de projeto selecionado.
•  Remover: O ícone  permite remover a proposta de projeto.
•  Ver proposta: Através do ícone  pode-se visualizar e imprimir a proposta de projeto selecionada.  
•  Enviar para aprovação: pressione  para enviar o projeto selecionado para aprovação. Um projeto em status de aprovação somente apresenta a opção para Ver proposta . 

Configurar Portfólio

Parâmetros do Portfólio

A configuração das informações do Portfólio cadastrado pode ser feita através do "Menu do portfólio > Configurações > Ver mais > Parâmetros do portfólio". Uma vez selecionada, a funcionalidade abre a tela anteriormente preenchida na inclusão do Portfólio, para edição. 

Configuração do plano de projeto (Ordenação dos atributos do Plano de Projeto em Projeto associado a mais de um Portfólio)

A ordenação dos atributos que integram o Plano de Projeto poderá ser definida a partir do Portfólio ao qual um projeto está associado, através do Menu do portfólio > Configurações > Ver mais > Configuração do plano de projeto", conforme imagem abaixo:

É válido observar, neste caso, que todos os projetos associados ao Portfólio seguirão a ordem definida. A seguir falaremos sobre a ordenação de atributos do Plano de Projeto quando um mesmo projeto está associado a mais de um Portfólio. Caso os Portfólios tenham sido previamente configurados em relação à ordenação dos atributos do Plano, ao gerar o Plano (através do Menu do Projeto) o sistema irá apresentar uma tela solicitando ao usuário a seleção de um dos Portfólios, para somente depois gerar o Plano. Somente um Portfólio pode ser escolhido.

Figura - Seleção de Portfólio para ordenação do Plano de Projeto.

 Associar Cogerentes ao Portfólio

O recurso com o papel de Cogerente do Portfólio tem as mesmas permissões do Gerente, podendo visualizar o portfólio como um todo e com permissão plena em nas atividades do mesmo. 

A associação está acessível através do Menu do portfólio > Configurações > Ver mais > Co-gerentes", conforme imagem abaixo:

Onde pode-se ver a lista de usuários para associação mostrada na Figura a seguir. Para realizar a associação, basta clicar o campo indicativo de associação ao lado do nome do usuário, que passará a exibir uma cor diferente dos demais. Não é necessário salvar. Apenas usuários com perfil "Gestor ou Gerente" poderão ser associados como co-gerentes do portfólio.

Figura – Associar Cogerentes ao Portfólio.

Vinculação de projetos 

A associação de componentes permite que projetos já existentes no sistema sejam associados ao Portfólio. Esta associação está acessível através do "Menu do portfólio > Configurações > Vinculação de projetos", conforme imagem abaixo:

Figura - Associar Componentes ao Portfólio.

 Alinhamento estratégico (Associar objetivos)

A associação de Objetivos Estratégicos aos quais o Portfólio está alinhado está acessível através do "Menu do portfólio > Configurações > Ver mais > Alinhamento estratégico", conforme imagem abaixo:

 Uma vez na funcionalidade, abre-se a tela abaixo. 

Figura - Associar objetivos ao Portfólio.

Cadastro de Comitês

O cadastro de comitês de avaliação do Portfólio está acessível através do "Menu do portfólio > Configurações > Comitês de avaliação" e é chamado de "Comitês de avaliação", conforme imagem abaixo:

Figura – Lista de Comitês.

Incluir Comitê

Para cadastrar um Comitê, clique em . Atribua um nome ao Comitê e clique em . 

 Figura – Inclusão de comitê.

Ações sobre Comitês 

•  Editar: O ícone  permite editar o Comitê.

•  Remover: O ícone  permite remover o Comitê.

•  Associar usuários: O ícone  permite associar usuários para participação no Comitê. Selecione o usuário no campo Associar, que passa a exibir uma cor diferente dos demais. Não é necessário salvar.

Figura - Associação de usuários ao comitê.

Cadastro de Modelo de Avaliação

O cadastro de modelos de avaliação está acessível através do Menu do portfólio > Configurações > Ver mais > Modelos de avaliação", conforme imagem abaixo:

Uma vez nele, será apresentada a lista dos modelos de avaliação cadastrados para os projetos do portfólio.

Figura – Lista de modelos de avaliação

Incluir Modelo de Avaliação

Para cadastrar um modelo de avaliação, clique em . Será aberta a tela “Novo Modelo de Avaliação”.

Figura – Inclusão de modelo de avaliação.

Ações sobre o modelo de avaliação cadastrado

• Editar: O ícone  permite editar o modelo de avaliação.

• Remover: O ícone   permite remover o modelo de avaliação.

•  Grupos de critério: pressione  para criar grupos de critérios. Uma vez nele, será apresentada a lista dos grupos de critérios cadastrados para um modelo de avaliação, como vemos abaixo.

Figura – Lista de grupos de critérios cadastrados.

Para cadastrar um novo grupo de critério, clique em . 

Figura – Novo grupo de critério.

• Critérios de seleção: O ícone  permite incluir critérios de seleção. Uma vez selecionado, abre-se a lista de critérios cadastrados que vemos na Figura.

Figura – Lista de critérios cadastrados.

Para cadastrar um novo critério, clique em . 

Figura – Novo critério.

Note que apenas os critérios Qualificadores do Modelo de Avaliação serão analisados na avaliação do projeto. Os critérios Quantificadores são analisados pelo sistema, com base nos dados associados a determinado campo de um projeto ou com base em determinada variável do projeto. 

Cadastro das legendas dos critérios

De acordo com a quantidade de opções informada no cadastro de critérios, será aumentada ou diminuída a quantidade de legendas que deverão ser cadastradas, que inicialmente não pode ser menor que um (01). 

Para realizar o cadastro de legendas, deve-se pressionar o ícone   ao lado de um critério cadastrado.

As legendas são as opções possíveis para os Critérios. Quando o critério é do tipo Qualificador a legenda é apresentada conforme figura abaixo. Estas opções serão escolhidas pelo avaliador na avaliação do projeto. Label deve conter a descrição da legenda e Valor, o valor correspondente a ela. 

Figura – Inclusão de legenda para Critério Qualificador.

Quando o critério é do tipo  Quantificador a legenda é apresentada conforme a Figura abaixo. Este tipo de critério é formado por faixa de valores. De acordo com o valor determinado, o projeto terá uma nota atribuída.

Figura – Inclusão de legenda para Critério Quantificador.

Em Dê insira o início da faixa de valores para a legenda do critério. Em Até, insira o fim da faixa de valores. A Nota é o valor numérico correspondente à legenda.

Gráfico de Quadrantes

O cadastro do gráfico de quadrantes está acessível através do Menu do portfólio > Configurações > Ver mais > Gráficos de quadrantes", conforme imagem abaixo:

Figura – Lista de Gráfico de Quadrantes.

Para cadastrar um novo gráfico de quadrantes clique em . 

Figura – Inclusão de gráfico de quadrantes: Passo 01.

Na segunda etapa do cadastro do gráfico de quadrantes é possível renomear os quadrantes com duplo clique em Nome do Quadrante, bem como atribuir faixas de cores a eles, como vemos abaixo.

Figura – Inclusão de gráfico de quadrantes: Passo 02.

Ações sobre o Gráfico de Quadrantes 

• Editar: pressione  para editar um gráfico de quadrantes, e  para remover o gráfico de quadrantes

• Ver gráfico: pressione  para ver o gráfico de quadrantes. Esta opção somente está disponivel após o projeto ser avaliado. 

Formulários do Portfólio

O cadastro e configuração do formulário está acessível através do Menu do Portfólio > Configurações > Formulários. Uma vez nele, vemos a lista de Formulários do Portfólio cadastrados, como ilustrado abaixo. 

Figura - Lista de Formulários do Portfólio.

Ações sobre Formulários

•  Relatório Excel: O ícone  permite gerar uma planilha Excel com os dados que foram preenchidos no formulário. Se o formulário ainda não foi preenchido, esta planilha estará em branco. 

•  Estrutura do formulário: O ícone  permite definir os campos que serão solicitados para preenchimento no formulário, bem como o padrão de texto que será inserido
•  Publicar formulário: pressione  para publicar o formulário. Apenas formulários publicados poderão ser visualizados pelos envolvidos no projeto que integra o portfólio. Para tanto, os envolvidos devem visualizar a estrutura de projeto e clicar em Menu do Projeto > planos. 
• Despublicar formulário: pressione  para despublicar o formulário. O formulário despublicado não estará mais visível para os envolvidos no projeto que integra o portfólio.
• Editar: pressione  para editar um gráfico de quadrantes, e  para remover o gráfico de quadrantes.

Incluir Formulário

Para cadastrar um formulário, clique em . 

Figura – Incluir Formulário.

Ao clicar em  é apresentada a lista com o histórico de todas as ações realizadas no formulário, como inclusões e alterações. 

Estrutura do formulário

Após incluir um formulário, é necessário editar ou criar a sua estrutura. A configuração da estrutura do formulário é acessível através do botão de ação  existente na lista de Formulários do Portfólio, e segue as mesmas diretrizes de estruturação de formulários em outros módulos. 

Caso a estrutura do formulário tenha sido copiada de um formulário template, é possível editá-la através desta tela seguindo os mesmos procedimentos de inclusão de um novo registro.

Criação de formulários do tipo multi-resposta no Portfólio

Gerentes e/ou Cogerentes de um Portfólio podem a partir do Menu do Portfólio criar formulários do tipo multi-resposta, para utilizá-los nos projetos associados a este portfólio.

Formulários do tipo Termo de Abertura não poderão ser multi resposta. A inclusão do formulário é feita através do Menu do Portfólio > Configurações > Formulários.

É importante observar que, ainda que tenham sido criados no contexto do Menu do Portfólio, os formulários multi resposta aparecerão na lista de Formulários do Projeto, para todos os projetos que tenham sido associados ao Portfólio.

Ao clicar em  é aberta uma janela em tela separada, contendo os preenchimentos já efetuados no formulário, como visto abaixo.

Após a inclusão das respostas e salvo o formulário, na área de ações é possível Visualizar , Editar , Publicar  / Despublicar  e Remover o mesmo.

OBS: Não será possível gerar Relatórios Personalizados com formulários do tipo multiresposta.

Aprovação de Formulários de Projetos associados a um ou mais Portfólios

Quando um formulário pertencer a projeto associado a um Portfólio do tipo Controlado, somente os Gerentes do Portfólio poderão aprovar formulários preenchidos (e consequentemente efetuar a atribuição da Nota de Avaliação do formulário).

Na configuração dos formulários do Portfólio, o Gerente informará se o formulário possui a flag para aprovação habilitada, e deverá selecionar um usuário como Responsável pela Aprovação. Se o campo for deixado em branco, qualquer usuário Gerente do Portfólio poderá efetuar a aprovação.

Figura - Extrato da tela de inclusão de formulário: habilitar aprovação do formulário.

Quando o Gerente do Projeto enviar o formulário preenchido para aprovação, através do ícone  destacado na tela da figura a seguir, o Responsável pela Aprovação (ou todos os Gerentes de Portfólio, se não houver nenhum especificado) receberá o e-mail para efetuar a aprovação das respostas, que também poderá ser feita acessando a Central de aprovações. O sistema também enviará e-mails em caso de reprovação do formulário.

Figura - Enviar e-mail de aprovação de Formulários.

A confirmação do envio de e-mail para o Responsável pela Aprovação é feita ao clicar  na caixa de diálogo mostrada abaixo.

Figura - Confirmar solicitação de aprovação do formulário.

Confirmado o envio, observe que a tela que contém os formulários será alterada, com a retirada do ícone para o envio de e-mail e com a alteração do status do formulário para Em Aprovação. 

Figura – Alteração de status do formulário após envio para aprovação.

O formulário permanecerá nesse status até que o usuário definido como Responsável pela Aprovação acesse o sistema para a aprovação do preenchimento, através da Central de aprovações.

Figura - Tela de Aprovação de respostas de Formulários.

Após a verificação, que é feita através do ícone  (ver resposta do formulário) é possível aprovar/reprovar as respostas preenchidas no formulário, clicando  para aprovar as respostas preenchidas, e em  para reprová-las. Confirme a ação clicando  na caixa de diálogo da figura abaixo.

Figura  – Aprovar resposta do Formulário.  

Nota de Avaliação de Formulários de Projetos 

No contexto da criação de Formulários do Projeto foi incluída a possibilidade de avaliar a qualidade do formulário através da atribuição de notas, que poderão variar de 0 a 100. 

Se o formulário for do tipo multi resposta, para cada resposta será atribuída uma nota no momento da aprovação do formulário.

Esta possibilidade é útil no contexto de aprovação de formulários de projetos associados a um Portfólio, permitindo a geração de indicadores de qualidade da estruturação do projeto. 

Após o envio do formulário preenchido para aprovação, o mesmo se tornará disponível para o Responsável pela Aprovação tanto através de um e-mail enviado pelo sistema, quanto através da Central de aprovações

Uma vez nesse contexto, surgem os formulários para aprovação.

Figura – Aprovação de Respostas de Formulários.

A análise deve ser feita através do clique no ícone  (ver resposta do formulário). Após a verificação das respostas preenchidas, clicando-se em  o formulário é aprovado. Em caso de reprovação  , o  criador do formulário poderá efetuar correções, submetendo – o a uma nova aprovação.

Após a aprovação, caso o formulário tenha sua flag para avaliar qualidade do formulário aprovada, será aberta a tela abaixo, para atribuição da nota.

Figura  - Atribuição de Nota de Avaliação da Qualidade do Formulário.

É importante salientar que o usuário Responsável pela Aprovação, uma vez tendo aprovado um formulário, poderá somente visualizá-lo, a menos que esse usuário seja também Cogerente do Projeto. Nesse caso poderá além de ver as respostas, preencher e enviar formulários para aprovação que ele já tenha aprovado. O usuário que preencheu o formulário e o enviou para aprovação também não poderá mais alterar o formulário, após a aprovação.

Associar Áreas Consolidadoras

A associação de áreas consolidadoras (que podem submeter projetos para a avaliação do portfólio) está acessível através do "Menu do portfólio > Configurações > Ver mais > Áreas consolidadoras" Uma vez acessada, vemos a lista de áreas para associação.

Figura – Associar áreas consolidadoras.

Para realizar a associação, basta selecionar a área marcando o campo   (Associar). A(s) área(s) selecionada(s) passa(m) a exibir uma cor diferente das demais. Não é necessário salvar.

Dependência de Projetos

O cadastro de dependência de projetos está acessível através do "Menu do portfólio > Configurações > Definição de dependências de projetos". Será apresentada a lista de dependências entre os projetos do portfólio, ilustrada a seguir.

Incluir dependência de projetos

Um projeto (pai) pode ter vários outros projetos dependentes. Entretanto, um projeto dependente somente pode estar associado a um projeto pai. 

Para cadastrar uma dependência de projetos, clique em . Em Projeto selecione o projeto dependente associado ao pai. Em Projeto do qual depende (pai) selecione o Projeto Pai, que pode ter vários outros projetos associados. 

Figura – Inclusão de dependência de projetos.

Painéis de Portfólio

Uma vez no Menu do portfólio > Relatórios > Painéis de portfólios abre-se a lista com os painéis cadastrados, como vemos a seguir. 

Figura – Lista de Painéis do Portfólio.

Para inserir um painel, clique em . Atribua um nome ao Painel e clique “Salvar”. 

 Figura – Novo Painel de Portfólio.

Ações sobre Painéis do Portfólio

• Editar: pressione  para editar o relatório personalizado.

•  Remover: pressione  para remover o relatório personalizado.

•  Visualizar Painel: O ícone  permite visualizar o painel de acompanhamento de um Portfólio. 

•  Configurar Painel: O ícone  permite configurar o painel de um portfólio. Após ser criado, o painel precisa ser configurado. Como vemos na Figura a seguir, é possível incluir componentes, arrastando o(s) campo(s) desejado(s) do lado direito da tela (em Componentes) para a área central. Para excluir um componente, clique em .

Para criar novas abas e visualizar o painel, clique em  

 Figura – Configurar Painel.

Pesquisa de Satisfação - Portfólio

Para acessar a lista de pesquisas de satisfação disponíveis para associação o portfólio (do tipo "carteira de projetos") deve estar com status Em acompanhamento, a partir de: "Menu do portfólio > Pesquisa de satisfação" :

Nas pesquisas associadas, serão apresentados os ícones:   Relatório    Ver envios    Enviar    Configurar

No caso do gerente (ou co-gerente) desassociar um questionário, o mesmo não será mais enviado e, para aqueles casos onde a pesquisa já foi encaminhada para o usuário responder, a mesma não poderá mais ser respondida.  

Após associar uma pesquisa a um portfólio, o gerente (ou co-gerente) poderá informar o prazo limite para resposta do questionário, em dias corridos, ou seja, a partir do momento em que o questionário é enviado para resposta, quanto tempo o usuário terá para responder. Além disso, será necessário realizar a configuração de envio de e-mail, clicando no ícone  Configurar. 

Somente poderão ser selecionados os projetos que estão associados ao portfólio e que fazem parte do cenário aprovado.

Quando o projeto é desassociado do portfólio as respostas daquele projeto serão removidas.

Na tela de configuração, o gerente (ou co-gerente) do portfólio deverá associar os projetos que serão avaliados e a configuração de envio será individual (para cada projeto o gerente (ou co-gerente) irá indicar quais as pessoas (usuárias do Channel, ou não) e papeis (patrocinador, gerente ou co-gerentes, stakeholder) que receberão o questionário para responder):

No campo Tipo de envio o gerente (ou co-gerente) deve definir se o sistema irá encaminhar o questionário de pesquisa para ser respondido de forma manual ou se irá acionar o gatilho de envio da pesquisa de satisfação. Neste último caso, quando o gatilho é acionado, a pesquisa será encaminhada para ser respondida somente quando o projeto for colocado em Em encerramento ou Finalizado. 

Quando o envio for de forma Manual, clicar no ícone  Enviar, selecionar o projeto e clicar em Enviar:

O sistema disponibiliza uma tela para o gerente (ou co-gerente) do portfólio poder visualizar todas as respostas já dadas pelos usuários (quem já respondeu, quais as respostas e quem ainda está pendente de responder). Essas informações serão acessadas clicando no ícone  Ver envios:

Após o usuário ter enviado a resposta, o status da pesquisa será alterado para Respondido, e os detalhes da resposta pode ser conferido no ícone  Ver.

Para visualizar as notas de cada projeto, acessar o  Relatório e, para consultar todas as respostas e notas detalhado por pergunta acessar o  Resumo do relatório.

A nota de uma pesquisa de satisfação sempre será gerada a partir da média ponderada das perguntas do respectivo questionário. 

Relatórios Personalizados

Os relatórios personalizados permitem que o usuário crie e configure relatórios gerenciais em formato de tabela, a partir consultas às informações básicas do portfólio ou dos formulários de proposição.

Através do Menu do Portfólio > Relatórios > Relatórios personalizados,  é possível visualizar os relatórios cadastrados no sistema, bem como incluir um novo relatório. 

Figura – Lista de Relatórios Personalizados.

Incluir Relatório

Para incluir um relatório, clique em . Surge a tela mostrada na sequência. 

Figura – Incluir Relatório: Informações do Relatório.

Clique  . Na segunda aba, Campos do Relatório, é possível configurar as permissões de acesso ao relatório personalizado.

 Figura – Incluir Relatório: Campos do Relatório.

Clique em . Abre-se a aba Visualização do Relatório. É possível então visualizar o relatório personalizado, com os campos selecionados na etapa anterior. O relatório pode ser exportado para diferentes formatos, através dos botões de comando de exportação na parte superior da tela.

Figura – Incluir Relatório: Visualização do Relatório.

Ações sobre Relatórios Personalizados

• Pressione  para editar e  para remover o relatório personalizado.

•  Visualizar: O ícone  permite visualizar um relatório cadastrado.

• Configurar Alarme: O ícone  permite configurar o envio de alarmes de relatórios. Uma vez selecionada a funcionalidade, abre-se a tela mostrada na Figura a seguir. É possível configurar a periodicidade do alarme, bem como os grupos e usuários que receberão e-mails relativos aos relatórios personalizados.

Figura – Configurar Alarme.

•  Editar Permissões: O ícone  permite editar as permissões de visualização do relatório, por Perfil, Área e Usuário.