Documentos

A Base de Documentos, acessível através Menu "Projetos e demandas > Documentos compartilhados" permite acessar a estrutura de pastas e documentos.

Na tela de lista de documentos, são listados os documentos da base de conhecimento. Esta funcionalidade permite que o usuário os visualize e inclua novos arquivos e pastas.

Figura – Documentos.

Na navegação da parte esquerda da tela são exibidas as pastas, já na parte direita a lista de documentos contidos na pasta selecionada.

Pastas

Na gestão das pastas da área de conhecimento é possível além de definir a estrutura, configurar os tipos de ações que serão permitidas. Na área de conhecimento pode se ter pastas com workflow de aprovação, codificação de documentos e pastas simples.

Ações sobre as pastas de documentos

Clicando sobre uma pasta com o botão direito do mouse serão exibidas as ações possíveis, conforme vemos abaixo. 

•  Incluir subpasta: o botão  permite acrescentar uma pasta abaixo da pasta selecionada, criando uma estrutura de pastas e subpastas. 

•  Editar pasta: pressione  para editar as configurações da pasta.

•  Remover pasta: pressione  para excluir a pasta selecionada. Atenção! Os arquivos vinculados à pasta também serão excluídos.

•  Relatório de documentos por passo: o botão  permite visualizar o relatório de documentos. Este relatório somente está disponível para pastas com Workflow associado.

•  Backup: pressione  para gerar um backup dos arquivos armazenados na pasta. Será gerado um pacote com a extensão.zip.

Incluir Pastas

Para incluir uma nova pasta no primeiro nível da estrutura, clique sobre o botão . Abre-se a tela e o menu Navegação visto na Figura. Preencha o Nome da Pasta criada. Em Workflow defina se a pasta irá ou não seguir um workflow cadastrado.

Figura  – Incluir Pasta de documentos.

Associar Atributos

Uma vez criada a pasta, pressione  para associar à pasta um atributo.

Nesta fase de configuração da pasta, é possível vincular atributos a serem usados na codificação dos documentos. Um atributo é composto por um grupo de opções que serão selecionadas no cadastro do documento e juntos irão formar a codificação do arquivo. 

Os atributos são cadastráveis na área de administração do sistema em Projetos e demandas > Configurações>  geral > codificação de documentos.

Figura – Associar atributo.

Observe que ao marcar um atributo, o ícone  é ativado. Clicando nele, abre-se a tela mostrada abaixo, para que sejam inseridas opções ao atributo. São estas opções que irão compor o campo Código, nos documentos. Preencha o campo Nome e clique . 

Figura – Inserir Opções do atributo.

Nos documentos inseridos cujo atributo foi associado, o campo Código é exibido, contendo o atributo selecionado, com as opções de seleção inseridas.

Figura – Incluir Documento: associar opções do atributo.

Feitas as configurações, um usuário ao acessar uma pasta da área de documentos compartilhados visualizará os atributos do modo apresentado na figura abaixo.

Figura – Documentos Compartilhados.

Usuários associados

A associação de usuários será possível apenas paras as pastas com workflow associado. O objetivo da associação de usuários é definir quais serão os responsáveis por cada passo do workflow.

Ao selecionar esta funcionalidade, será exibida a tela de associação de usuários e grupos.

Figura  – Associar usuários à pasta.

Selecione em Usuários os usuários a serem associados à pasta, bem como, se desejar, escolha Grupos de usuários. No topo [Associar Pessoas] vemos a opção de seleção de Passos do Workflow. Para cada passo podem ser associados usuários e grupos. 

Incluir documento 

O procedimento para inclusão de documentos às pastas que possuem workflow associado é idêntico àquele feito para pastas sem essa característica. Selecionada a pasta de destino, clique em . Será aberta a tela mostrada a seguir, para preenchimento.                        

Figura  – Incluir documento.

Incluir Documentos em Lote

O botão permite incluir vários documentos à pasta selecionada. Estes documentos devem estar em uma pasta compactada com extensão .zip. 

Ações em Lote

Atenção: Usuários com permissão apenas para visualização dos documentos inseridos na base de conhecimento não podem editar, encaminhar ou remover em lote. 

O botão  (para pastas com workflow) permite que se encaminhem documentos para outro passo do workflow, defina um grupo ou responsável, notifique o Gerente via e-mail e envie o encaminhamento por e-mail como cópia para outros usuários. É possível ainda inserir comentários.

Figura – Encaminhar Documentos em Lote.

O botão  é utilizado para remover diversos documentos simultaneamente. Ao selecionar a opção surge uma caixa de diálogo para confirmação da operação. 

  Figura  – Remover Documentos em Lote.

O botão  é usado para editar mais de um documento. Conforme vemos na figura abaixo, apenas os campos Pasta, Resumo e Palavras- chave podem ser alterados em lote. 

Figura – Editar documentos em lote.

 Ações sobre Documentos

•  Ver arquivo: o ícone  permite as versões do arquivo. É apresentado um resumo do documento, e opção para baixar o documento. Se houver comentários é possível visualizá-los e/ou incluir comentários.

Figura – Visualizar Documentos. 

•  Editar: pressionepara editar as informações de cadastro do documento ou gerar uma nova versão. Para documentos que pertencem a uma pasta com workflow, é possível também acompanhar as trilhas de encaminhamentos e o histórico do documento.

Figura  – Trilha de encaminhamentos.

Figura – Histórico do documento.

• Remover: pressione   para remover o documento. Atenção! Todas as suas versões serão perdidas. Apenas o autor do documento ou o gerente da operação podem realizar esta ação.

• Encaminhar: caso a pasta possua workflow, clique  para encaminhar o documento para o próximo passo.

• Bloquear: os ícones  (bloquear)  (desbloquear) possuem a função de manutenção de versões de arquivos, através de conceitos de check-in/checkout.