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| Table of Contents | ||
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Esse tutorial apresenta o conteúdo de utilização do sistema para usuários com o perfil de Colaborador, incluindo visão geral do Channel, princípios de navegação e funções utilizadas.
Público Alvo
Esse documento destina-se aos usuários do Channel com o perfil de colaborador.
O que é o Channel
O Channel é uma Plataforma de Software que Integra ferramentas para a iniciação, planejamento, execução e controle de projetos, programas, e portfólios em um único ambiente. A solução Channel auxilia as empresas a controlar de forma eficaz seus portfólios, conforme as melhores práticas e padrões internacionais consolidados. Suas principais características são:
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100% web – O sistema Channel foi construído sobre uma tecnologia genuinamente web, sem a necessidade de instalação de nenhum tipo de plug-in ou componente no hardware dos usuários, podendo ser acessado e operado plenamente de qualquer lugar, apenas utilizando um navegador de internet.
Acessando o Sistema
O Channel é um sistema genuinamente Web; desta forma, não há necessidade de instalação para a sua utilização. O sistema não tem controle de licenças, ou seja, uma vez adquirido pode ser acessado por um número ilimitado de usuários.
Para acessar o Channel, o usuário deverá possuir cadastro de login e senha no sistema e abrir o mesmo em seu navegador Web (Internet Explorer, Firefox, Chrome ou Safari).
Visão Operacional
A Visão Operacional é focada em pendências e produtividade. Esta é a visão geralmente utilizada por colaboradores integrantes do time de um projeto ou operação.
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A área abaixo da agenda, que ocupa o centro inferior da tela contém 08 abas: Atividades; Tarefas; Solicitações; Iniciativas; Documentos; Propostas; Questões e Ações. Cada aba ao ser selecionada abrirá sub abas. Falaremos mais adiante sobre cada uma delas.
Agenda (Cronograma)
O Primeiro campo do qual falaremos na visão operacional é a Agenda. Os apontamentos dispostos na forma de calendário semanal podem ser pendências de atividades, aviso de lembrete de apontamento de horas, tarefas, solicitações, iniciativas, etc. Para ocultar a Agenda da tela inicial, clique em 
.
Figura – Agenda
Atribuições do Colaborador
Na área das atribuições o colaborador tem acesso, através dos botões de atalho, às diferentes atribuições dentro do contexto de um projeto ou operação. Elas estão divididas em 08 abas, das quais falaremos a seguir. As abas são: Atividades; Tarefas; Solicitações; Iniciativas; Documentos; Propostas; Questões e Ações.
Atividades
Na primeira aba, Atividades, são exibidas todas as atividades nas quais o usuário logado está associado. As atividades estão subdivididas em outras 03 abas: Minhas Atividades; Atividades para meus papéis e Atividades encaminhadas, como ilustrado na Figura abaixo.
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Figura - Atividades associadas ao usuário
Minhas Atividades
A aba Minhas Atividades contém todas as atividades para as quais o colaborador está alocado nos projetos que participa. Além do campo Busca, na parte superior é possível ordenar a disposição das informações, selecionando entre as opções do campo Ordenar Por (Padrão; Nome da Atividade – Ascendente ou Descendente; Nome do Projeto - Ascendente ou Descendente; Data de Início da Atividade - Ascendente ou Descendente; Data de Término da Atividade - Ascendente ou Descendente).
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Campo | Descrição |
Percentual Concluído | Deve conter o número em porcentagem correspondente à parcela concluída da atividade. |
Data de Início Real | Informe o valor correspondente à data na qual a atividade foi iniciada. Este campo é habilitado apenas se a atividade em andamento, ou seja, com a porcentagem de conclusão diferente de zero. |
Data de Fim real | Deve conter o valor correspondente à data na qual a atividade foi finalizada. Este campo é habilitado apenas se a atividade estiver concluída, ou seja, com a porcentagem de conclusão igual a 100. |
Ações sobre Minhas Atividades
- Ver atividade: O ícone
O ícone direciona o usuário para a aba Execução, pertencente aos Detalhes da Atividade. Uma vez na tela é possível atualizar o Percentual de execução da atividade, alterar datas de Início e Fim [ou a Duração]. Por padrão o Responsável pela atividade é o próprio usuário, mas outro membro alocado no projeto poderá ser definido como responsável através do campo nesta aba.
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Campo | Descrição |
Responsável | Selecione o usuário que será o novo responsável pela atividade. |
Notificar Responsável? | É uma opção para que o novo responsável receba uma notificação via e-mail informando sua nova responsabilidade. |
Utilizar aprovação | O gerente de projeto aprovará o encaminhado da atividade a outro recurso. |
Novo comentário da atividade | Insira, se desejar, detalhes do encaminhamento. |
Atividades para meus papéis
São listadas as atividades que não dizem respeito ao recurso pessoalmente, mas sim, a todos os recursos que possuem um mesmo papel registrado no sistema, por exemplo, Cogerente. Os recursos podem se voluntariar para a execução da atividade, que será negociada (aprovada ou rejeitada) pelo gerente. Para mais detalhes sobre negociação de atividades, consulte o Tutorial de Projetos.
Atividades Encaminhadas
Citada no tópico acima quando falamos sobre o encaminhamento de atividades no ícone de ação.
Tarefas
A tarefa é a menor divisão dentro de um projeto; Diz respeito a cada uma das ações que serão realizadas para cumprir as etapas previstas e, consequentemente, atingir os objetivos previstos.
A aba Tarefas no Channel exibe as tarefas nas quais o usuário foi atribuído como Responsável. Está dividida em outras três abas: Tarefas do Projeto; Tarefas Pessoais e Tarefas de Solicitação.
Figura – Aba Tarefas.
Tarefas do Projeto
São listadas as tarefas de atividades do escopo atribuídas ao usuário. No lado direito, estão ações possíveis sobre as tarefas.
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Figura – Tarefas do Projeto.
Ações sobre Tarefas de Projeto
- Ver atividade: O ícone
permite acessar os Detalhes da Atividade à qual a tarefa está relacionada. Na aba Tarefas pode-se incluir e editar as informações relativas à tarefa do projeto.
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Figura – Encaminhar Tarefa.
Tarefas Pessoais
A aba Tarefas Pessoais permite que o colaborador reúna e inclua tarefas pessoais à relação de tarefas.
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Figura – Incluir Nova Tarefa Pessoal.
Ações sobre Tarefas de Pessoais
- Encaminhar: O ícone
permite encaminhar uma tarefa para outro usuário. O Responsável ou o Gerente podem realizar o encaminhamento, que alterará o responsável pela tarefa, atribuindo - a ao usuário para a qual foi encaminhada. Selecionada a opção, abre-se a tela “Encaminhar Tarefa Pessoal”.
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- Apontar horas: Para realizar o apontamento de horas de uma tarefa pessoal, clique sobre o ícone
. Será exibida a tela “Apontar Horas”, já exibida quando tratamos da aba Atividades. - Remover: O ícone
permite remover uma tarefa pessoal.
Tarefas da Solicitação
A aba Tarefas da Solicitação contém as tarefas de solicitações de operações nas quais o usuário está associado, e que devem ter sido cadastradas antes [na aba Solicitações, através do ícone 
, ou na própria operação].
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Figura – Tarefas de Solicitação.
Ações sobre Tarefas de Solicitação
- Editar Tarefa: O ícone
permite editar uma tarefa de solicitação cadastrada. - Apontar horas: Para realizar o apontamento de horas de uma tarefa de solicitação, clique sobre o ícone
. Será exibida a tela “Apontar Horas”, já tratada quando falamos da aba Atividades. O apontamento do tipo Star/Stop não está disponível para tarefas pessoais. - Encaminhar: O ícone
permite encaminhar uma tarefa para outro usuário. O Responsável ou o Gerente podem realizar o encaminhamento, que alterará o responsável pela tarefa, atribuindo - a ao usuário para a qual foi encaminhada. - Remover: O ícone
permite remover uma tarefa de solicitação cadastrada.
Solicitações
A aba Solicitações exibe as solicitações de operações nas quais o usuário está associado. A forma de apresentação das informações segue o padrão visto anteriormente nas outras abas, como se pode perceber na Figura na sequência.
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Figura – Aba Solicitações.
Ações sobre as Solicitações
- Ver solicitação: pressione
para ver detalhes da solicitação. - Apontar horas: pressione
para realizar o apontamento de horas trabalhadas na solicitação selecionada. - Apontar custos: pressione
para inserir custos da solicitação.
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Figura – Alocar Recurso da tarefa.
Iniciativas
A aba Iniciativas exibe as iniciativas sob responsabilidade do usuário. As iniciativas são criadas no Plano Estratégico. Ao clicar sobre ela, abre-se a tela mostrada a seguir. A disposição das informações segue o padrão observado nas abas anteriormente descritas.
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Figura – Aba Iniciativas.
Ações sobre as Iniciativas
- Comentário: pressione
para inserir um comentário em uma iniciativa. - Atualizar status da iniciativa: o ícone
permite alterar o percentual de conclusão da iniciativa, bem como a cor que representa o status da mesma (desligado, verde, amarelo e vermelho). Como ilustra a figura a seguir, é possível ainda editar a justificativa cadastrada, e ter acesso ao histórico das atualizações da iniciativa.
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Figura – Atualizar status da iniciativa.
Documentos
A aba Documentos exibe os documentos que podem ser acessados pelo usuário. No momento da inclusão de um documento, o usuário pode definir as permissões de visualização do mesmo pelos demais usuários. É necessário autorizar a permissão de visualização para que um colaborador tenha acesso aos documentos salvos.
Figura – Aba Documentos.
Ações sobre os documentos
- Editar: O ícone
permite editar um documento. - Excluir: pressione
para excluir um documento. - Encaminhar documento: O ícone
permite encaminhar o documento para um Passo da Operação, Grupo ou Responsável. É possível Notificar o Responsável e o Gerente por e-mail, inserir outras pessoas no campo CC, e adicionar Comentários ao encaminhamento.
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- Baixar documento: pressione
para baixar o arquivo de um documento.
Propostas
A aba Propostas exibe os projetos propostos pelo usuário. É possível incluir uma proposta de projeto através do ícone 
.
Figura – Aba Propostas.
Ações sobre Propostas
- Editar: pressione
para editar um projeto proposto. - Excluir: pressione
para excluir um projeto proposto. - Ver proposta: O ícone
permite visualizar a proposta de projeto proposto. - Enviar para aprovação: O ícone
permite enviar a proposta do projeto para aprovação.
Questões
A Aba Questões exibe todas as questões pendentes de projetos ou operações abertas através do Menu do Projeto > pendências > questões pendentes. Se o usuário selecionado for autor da questão pendente poderá encaminhá-la através desta tela utilizando o ícone 
.
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Figura – Nova questão pendente: Passo 02.
Ações sobre as questões
- Ver questão: pressione
para ver detalhes da questão selecionada. - Excluir: pressione
para excluir um projeto proposto. - Encaminhar: O ícone
permite encaminhar a questão para outro usuário pertencente ao time. - Visualizar: O ícone
permite acessar o histórico de encaminhamentos de uma questão pendente.
Ações
A última aba, Ações, que vemos na Figura, contém as ações possíveis no sistema, que foram cadastradas em outras funcionalidades [Questões Pendentes, Riscos, Planos de Ação e Reuniões].
Figura – Aba Ações.
Ações sobre Ações
- Ver Histórico: Através do ícone
é possível visualizar o histórico da ação. - Encaminhar Ação: O ícone
permite encaminhar a ação a outro usuário.
Meu Channel
Ao acessar o sistema o Menu Meu Channel apresenta atalhos para funcionalidades ligadas a suas pendências, e aos portfólios, projetos, operações, reuniões e indicadores aos quais o usuário participa ou gerencia. As informações que podem variar de acordo com as permissões do usuário (abaixo o menu Meu Channel de um usuário com perfil gestor e permissão total).
Figura - Meu Channel.
Apontamentos (Painel de Apontamentos)
Permite realizar apontamentos de horas trabalhadas, assim como acesso à lista de apontamentos já efetuados e um painel de apontamentos. Deve – se selecionar se as horas apontadas serão relativas a projetos, operações ou ainda, apontamentos avulsos (O painel de apontamentos encontra-se disponível através do caminho Menu "Projetos e demandas > Painel de apontamentos").
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Figura – Apontamentos através do painel.
Listar apontamentos lançados
Através do link 
o usuário tem acesso a lista de apontamentos lançados e também pode realizar apontamentos:
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É possível editar 
, remover 
ou criar um apontamento similar 
a outro já lançado. Ao clicar 
surgira uma nova tela para inclusão de apontamentos.
Apontamentos > novo apontamento > projetos
Figura – Novo apontamento: Projetos.
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O Gerente do projeto pode apontar horas para outros membros da equipe (se for Staff). Neste caso, para este tipo de perfil os campos Área e Recurso são habilitados, como vemos abaixo.
Apontamento > novo apontamento > operações
Figura - Novo apontamento: Operações.
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Campo | Descrição |
Operação | Selecione a operação para a qual se deseja apontar horas. |
Cliente | Se houver Cliente associado à operação pode ser feita a associação neste campo. |
Tipo de Atividade | Se houver um Tipo de Atividade associado à Atividade, o mesmo pode ser selecionado neste campo. |
Rubrica | Se houver rubrica relacionada à operação, a mesma pode ser associada neste campo. |
Passo do Workflow | Indica qual passo do workflow corresponde à solicitação da operação que se está apontando horas. |
Solicitação | Seleção da solicitação da Operação para a qual se irá apontar horas. |
Tarefa de solicitação | Se houver tarefa associada à solicitação, a mesma deve ser selecionada neste campo. |
Início | O Início refere-se à hora em que a atividade apontada começou a ser executada. |
Término | Término diz respeito à hora em que a atividade foi encerrada. |
Duração | É o total em horas do apontamento. Tanto pode ser gerado automaticamente [quando os campos Início e Término são preenchidos] quanto manualmente [caso em que os campos Início e Término são deixados em branco, e apenas a Duração é preenchida]. |
Comentários | Permite a inserção de comentários relativos ao apontamento da atividade. |
Apontamento > novo apontamento > apontamento avulso
O apontamento avulso tem por objetivo que o colaborador indique as horas trabalhadas que não possuem vínculo nem com operações nem com projetos dos quais ele participa.
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Campo | Descrição |
Cliente | Se houver Cliente associado ao apontamento, pode ser feita a associação neste campo. |
Natureza da Operação | Se houver informação sobre a natureza da operação associada, pode ser feita a seleção neste campo. |
Tipo de Atividade | Se houver um Tipo de Atividade associado, o mesmo pode ser selecionado neste campo. |
Início | O Início refere-se à hora em que a atividade apontada começou a ser executada. |
Término | Término diz respeito à hora em que a atividade foi encerrada. |
Duração | É o total em horas do apontamento. Tanto pode ser gerado automaticamente [quando os campos Início e Término são preenchidos] quanto manualmente [caso em que os campos Início e Término são deixados em branco, e apenas a Duração é preenchida]. |
Comentários | Permite a inserção de comentários relativos ao apontamento da atividade. |
Funcionalidades auxiliares
O Channel agrupa no Menu "Projetos e demandas" funcionalidades auxiliares de uso do sistema, como vemos na figura abaixo.
Projetos e demandas > Documentos compartilhados
Acesso às pastas de todos os documentos registrados. É possível que o usuário visualize e inclua novos arquivos.
Figura – Documentos.
Projetos e demandas > Lições aprendidas
Acesso à lista das lições aprendidas nos projetos e operações que o colaborador participa. As lições são classificadas como do tipo acerto ou erro, como observamos na Figura abaixo.
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Figura – Lições aprendidas
Busca
Através do ícone 
Acesso à busca de informações existentes no sistema. A busca pode ser simples ou avançada. Acesse o "Tutorial Visão Geral e Navegação" e tenha acesso a mais detalhes sobre as opções de busca.
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Figura – Busca Avançada.
Informações do usuário
A próxima imagem apresenta as funcionalidades disponíveis para os usuários configurarem suas informações:
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Campo | Descrição |
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| Alterar dados pessoais | Permite que o usuário altere seus dados como nome, telefone e foto. É possível também editar o calendário do recurso e adicionar excessões (para informar ausências) (veja a imagem abaixo). |
| Trocar senha | Permite que o usuário altere sua senha de acesso ao sistema (veja a imagem abaixo). |
| Configurações de e-mail | Permite que o usuário escolha quais alertas NÃO deseja mais receber e possíbilita o envio de e-mail para usuários da empresa através da própia ferramenta (veja a imagem abaixo). |
| Minhas anotações | Espaço aonde o usuário pode deixar registrado suas anotações (veja a imagem abaixo). |
| Idioma | Permite ao usuário logado escolher entre: Inglês (EN), Português (PT) ou Espanhol (ES) ao navegar pelo sistema. |
| Utilizar o menu antigo | Botão disponível por tempo determinado e serve para facilitar a localização de antigas funcionalidades. Quando selecionado volta para o layout antigo do Channel. |
| Sair | Pressione o botão para sair do sistema. Será apresentada uma mensagem para confirmar a ação: "Tem certeza que deseja sair do Channel?" |
Alterar dados pessoais:
Configurações de e-mail:
O usuário pode optar por configurar as notificações de e-mail que recebe. Uma vez selecionada, a opção abre a tela para configuração que vemos na Figura a seguir.
É possível também selecionar usuários para o envio de e-mails, como visto na Figura a seguir. Após a seleção dos destinatários, preencha os campos Assunto e Mensagem. Opcionalmente, é possível enviar o e-mail com cópia para outros destinatários, no campo Cc e anexar arquivos à mensagem no campo Arquivo.
Minhas anotações:
O Menu minhas anotações permite que o usuário visualize e inclua anotações. Para tanto, uma vez nesta funcionalidade, clique em . Será aberta a tela “Nova nota”. Preencha o Título da nota, bem como o conteúdo e clique em “salvar”.
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