Planos de ação

A lista de planos está de cara nova! Confira abaixo as principais novidade.

Novidades:

Listar e cadastrar planos de ação

Para acessar o plano de ação, clicar no menu: Desempenho → Planos de ação:

Ao acessar o módulo de planos de ação será apresentada uma lista de planos na visão de painel, com a possibilidade de visualizar em forma de lista. 

Lista de planos na visão Quadros

Lista de planos na visão Lista

Você pode cadastrar planos de ação de duas maneiras: via botão Novo plano e pela importação de arquivo Excel. 

Ao clicar no botão novo plano será apresentado o formulário de abertura de plano de ação:

Ao clicar no ícone de importação de arquivo Excel , será apresentada a tela de seleção de arquivo. Realizar download do template, preencher as informações, adicionar o arquivo e Salvar.

Arquivo Excel

Ao cadastrar um plano, o registro ficará no status em Rascunho. 

Na lista de planos será possível executar ações como: Visualizar, Editar, Remover, Remover em lote.

Ainda na lista de planos de ação, está liberada alteração de status (exceto nos planos que estão Aguardando aprovação, Reprovado e em Rascunho).

Quando um plano de ação estiver atrasado, ficará destacado com a borda em vermelho e a quantidade de dias atrasado:

Para acessar um plano de ação, clique sobre o mesmo na listagem de planos. Após a seleção do plano é apresentada a tela de detalhes do plano de ação e a lista de ações existentes no plano.

Configurações do plano de ação

As configurações de um plano são realizadas na barra superior da tela. Podem ser realizadas pelo Gestor ou membros do plano.

Alterar o gestor ou membros do plano de ação

A alteração de gestor e membros é realizada na seção Gestor / Membros, para isso, clicar no ícone Altere os membros.

IMPORTANTE: 

• O gestor é o responsável formal pelo Plano de Ação. Ele será o responsável pelo planejamento, configuração e acompanhamento da execução do plano.
• Os membros são usuários que auxiliam o gestor na gestão do plano. Eles têm as mesmas permissões e privilégios do gestor.

É importante destacar que somente usuários com perfil de gestor, gerente ou colaborador poderão ser responsáveis ou membros de um plano.

Cadastrar ações do plano

Para acessar as ações do plano de ação, clicar na barra de ferramentas de Visualizações de ações:

Em todas as visões (lista ou quadros) é possível realizar o cadastro de ações, porém, apenas na visão "formato de lista" está disponível a possibilidade de cadastro detalhado da ação. Além disso, o cadastro de ações também pode ser realizado via Excel.

No cadastro rápido, clicar no botão Nova ação, preencher o campo Nome e salvar:

No cadastro detalhado é possível preencher todos os campos que compõem o formulário de abertura de ação. Para isso, clicar no link Criar ação detalhada:

Ao clicar no link "Criar ação detalhada" o sistema apresenta a tela com formulário detalhado da ação. Após salvar, são liberadas as abas de inclusão de Custo, Tarefas, Histórico, Anexos, Comentários e Alarmes da ação.

Gerenciar as ações do plano

Na tela de configuração do plano, também será possível fazer a gestão das ações de um plano. As ações de um plano podem ser visualizadas no formato de lista ou no formato kanban (quadro customizável, quadro por status, quadro por responsável ou quadro de ações do usuário logado). 

O status das ações podem ser Não iniciada, Em andamento e Finalizada e a alteração de status ocorre de forma manual.

Na visão kanban é disponibilizada a função de "arrastar e soltar" sobre as ações do plano. A movimentação das ações, dependendo do formato do kanban, poderá alterar, por exemplo, seu status ou responsável pela ação.

Na visão de quadro customizável, o usuário poderá customizar seu kanban, incluindo, por exemplo, agrupadores de acordo com a sua necessidade de negócio.

Na visão de quadros por status, é possível alterar o status da ação apenas arrastando a ação de um quadro para outro.

Importante: As ações atrasadas ficam destacadas com a borda em vermelho e apresenta a quantidade de dias de atraso. A informação de atraso é apresentada em todas as visões (lista, kanban).

Na visão de quadros por responsável, é possível alterar o responsável da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

Na visão de Quadros de ações do usuário logado, é possível alterar o status da ação apenas arrastando de um quadro para outro.

O usuário poderá acessar todas as ações em que ele é responsável ou membro. Para isso, acessar a lista de Minhas Ações através do menu Meu Channel → Minhas ações:

Na home operacional foi adicionado um ícone Editar as ações de plano de ação, que direciona o usuário para o detalhe da ação, na lista de minhas ações:

Alterar dados do plano de ação

Nessa tela é possível visualizar e alterar as informações do plano, além de incluir novos anexos ao plano. Para editar, clique no botão Editar plano de ação:

Tela de edição de plano de ação: 

Nessa tela também está disponível a funcionalidade de replanejamento do plano de ação:

Acompanhar o histórico, replanejar o plano, incluir comentários e anexar documento ao plano

Nessa tela é possível visualizar todo o histórico do plano, além de replanejar, incluir comentários e novos anexos ao plano.

Configurar alarmes do plano de ação

Para realizar a configuração dos alarmes, clique no ícone Alarmes. Um alarme que foi cadastrado para o plano de ação, pode ser associado nas ações do plano.

IMPORTANTE: Somente as ações que possuem data de fim cadastrada terão o vínculo dos alarmes do plano.

Quando associar as ações um alarme que criado para plano o sistema cria dois eventos de envio de alarmes: um para o plano e outro pra a ação. Exemplo: ao configurar um alarme com envio para o responsável do plano, e associar esse alarme as ações, o sistema vai enviar um e-mail para o responsável pelo plano e outro para o responsável pela ação.

Enviar plano via Excel

Ao clicar no ícone Exportar para o Excel o sistema irá enviar para o e-mail cadastrado do usuário logado, um arquivo em formato Excel, com informações sobre o plano de ação.

Arquivo Excel

Cadastrar causa e efeito do plano de ação

Nessa tela são configuradas as causas e efeitos do plano. É possível optar por um das três formas de apresentação: Ishikawa, 5 porquês e Imagem.

A forma de apresentação do relatório causa e efeitos pode ser selecionada conforme imagem abaixo:

Ishikawa

Para cadastrar uma causa do tipo Ishikawa, clicar no botão Incluir:

Serão apresentados os campos Causa e Tipo, preencher os campos e Salvar:

Os registros serão listados com as ações de Edição (clicar sobre o nome do registro), Exclusão  e Inclusão de novo item :

Ao configurar as causas e efeitos de Ishikawa, será apresentado o relatório:

5 porquês

Para cadastrar uma causa do tipo 5 porquês, clicar no botão Incluir:

Serão apresentados os campos Por que e Resposta, preencher os campos e Salvar:

Os registros serão listados com as ações de Edição (clicar sobre o nome do registro), Exclusão  e Inclusão de novo item :

Ao configurar as causas e efeitos de 5 porquês, será apresentado o relatório:

Imagem

Para cadastrar uma causa do tipo imagem, clicar no link adicionar arquivos ou arraste uma imagem. Em seguida clique em Salvar:

Será apresentada a imagem na relatório de causa e efeitos:

Aprovar o plano de ação

O plano pode, ou não utilizar o conceito de aprovação. Caso o responsável (gestor ou membros) pelo plano opte por não utilizar o conceito de aprovação, o plano vai passar do status Rascunho diretamente para o status Não iniciado.

Quando o plano estiver configurado para utilizar o conceito de aprovação, o mesmo terá algumas restrições de edição e passará pelos seguintes status:

• Rascunho: enquanto o plano estiver em rascunho todas as ações de planejamento e configuração estão liberadas. 
• Aguardando aprovação: nesse status o plano ficará bloqueado para inclusão, edição e exclusão de ações, edição e replanejamento do plano, alarmes, causa e efeitos e associação de indicadores.
• Não iniciado: o plano ficará bloqueado, sendo possível apenas inclusão de comentários, anexos, replanejamento do plano e associação de indicadores. Enquanto na ação será possivel cancelar e desfazer cancelamento, alterar status, incluir tarefas, anexos e comentários. 
• Em andamento: idem status não iniciado.
• Finalizado: idem status não iniciado.
• Reprovado: idem status não iniciado.

As configurações de aprovação podem ser alteradas a qualquer momento, basta o responsável (gestor ou membros) pelo plano Desfazer as configurações de aprovação.

Associar indicadores ao plano de ação

Na seção de Indicadores é possível associar um indicador ao plano. No caso de um plano de área será possivel associar indicadores de todos os módulos, contudo, se o plano for de um módulo específico (projeto/operação/portfólio/programa/plano estratégico) somente estarão disponíveis indicadores do referido módulo.

Além disso, os valores de metas e medições estarão disponíveis exclusivamente para o responsável pelo indicador associado.

Resumo do plano de ação

O resumo do plano de ação é composto por informações de cadastro do plano (exemplo: área, data limite, categoria...) e as ações do plano (contendo informações como: nome, responsável, datas de início e fim...).

Para acessar o resumo do plano de ação, utilizar o menu: Desempenho → Planos de ação → Entrar → Resumo. Clicar no ícone:

Será apresentada uma nova aba contendo os detalhes do plano de ação:

Resumo de plano de ação acessado via riscos corporativos

Caso deseja acessar a tela de resumo via módulo de riscos, utilizar o menu: Estratégia → Riscos corporativos → Entrar → Riscos → ícone Resumo do risco → ícone Resumo do plano de ação.

Permissão de acesso para o módulo de riscos: 

• Visualização: Membro do Portfólio de Riscos com permissão de Ler ou Editar.
• Inserção, edição, remoção: Membro do Portfólio de Riscos com permissão de Editar.

No resumo do risco, nas seções de plano de ação de resposta e plano de contingência disponibilizamos o ícone Resumo do plano de ação  que, ao clicar, apresenta nova aba com as seguintes informações:

Matriz RACI

A matriz RACI é uma ferramenta utilizada para atribuição de responsabilidades, dentro de um processo, projeto, serviço ou mesmo no contexto de um departamento/função. Abaixo a imagem ilustra a atribuição de cada envolvido:

Para acessar o cadastro de matriz raci, utilize o menu Plano de Ação → Entrar → Matriz Raci.

Permissão de acesso: 

• Visualização: Conforme permissão de visualização do Plano de Ação
• Inserção, edição, remoção: Gestor e Membros do Plano de Ação.

Para acessar o cadastro, clicar no ícone Matriz Raci:

Será apresentada a lista de envolvidos. Para cadastrar novo registro, clicar em Novo envolvido:

Será apresentado o formulário de cadastro de envolvido:

Preencher os campos e clicar em salvar. Será apresentada a lista de envolvidos cadastrados e disponibilizadas as funcionalidades de: Editar, Remover e Remover em lote.

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