Uma vez que esteja inserido no contexto de um Contrato, o sistema disponibiliza ao usuário o acesso ao Módulo de Contratos, agrupando as informações relativas aos mesmos em um menu próprio, destacado na cor laranja. O Menu do Contrato aparecerá no lado esquerdo da barra de menus. 

Para informações sobre todas as funcionalidades do módulo, navegue pelas páginas a sua esquerda, conforme destacado na imagem abaixo:

A Figura abaixo apresenta o Menu do Contrato na visão de um usuário com perfil de Gerente de contratos. Não há Cogerentes para contratos

Esse tutorial apresenta as principais atividades relacionadas ao Módulo de Contratos do Channel.  Compreende-se por contrato um acordo mútuo que gera obrigações para as partes, e que obriga o fornecedor a prover produto, serviço ou resultado especificado e o comprador, a pagar por ele. 

O Módulo de Contratos permite o cadastro de contratos e a gestão dos pagamentos. Permite também a vinculação do Cronograma Físico (projeto) com o Cronograma Financeiro.

Entre algumas de suas funcionalidades estão:

•  Cadastro de Contratos
•  Geração de Boletins de Medição;
•  Acompanhamento do saldo contratual.

Cadastro de Contratos 

Através do Menu "Projetos e demandas > Contratos" é feita a inclusão de contratos no sistema.  Selecionada a funcionalidade, é apresentada uma lista de todos os contratos inseridos, se houver, conforme vemos na figura. 

Figura - Menu de localização do módulo

Figura - Lista de Contratos

Ao clicar  será baixado um arquivo contendo informações dos contratos cadastrados. 

Usuários com nível de administração total: mesmo que o usuário não esteja associado ao contrato, se no seu cadastro de usuário possuir a configuração de administração total e a condição para ver contratos estiver ativa, conseguirá remover ou editar contratos.

A imagem abaixo evidencia a permissão adicionada.

Incluir Contrato

Para incluir um contrato, acesse o Menu "Projetos e demandas > Contratos" e clique em . Será aberta uma tela como a exibida abaixo, em dois passos. 

Figura – Incluir Contrato: Passo 1.

Feitas essas definições, clique em . Será exibido o Passo 2, formado por campo opcionais.

Figura – Incluir Contrato: Passo 2.

Ações sobre Cadastro de Contratos

•  Controle de Status: Através do ícone  é possível alterar o status de um contrato.

Figura – Controle de Status

• Aditar Contrato: O ícone  permite aditar um contrato. Aditar um contrato é criar uma nova versão com algum acréscimo, esclarecimento e/ou suplemento.  

Faça a Descrição do Aditivo e informe se é admitida a forma Epistolar (ajuste feito por correspondência, que se efetiva quando é expedida carta – resposta aceitando integralmente a proposta). 

Figura - Gerar Aditivo.

Uma caixa de diálogo para confirmação da ação, mostrada abaixo, será aberta. 

Figura – Confirmar a geração de Aditivo.

Ao confirmar a ação, se nenhum aditivo tiver sido gerado anteriormente, observe que a lista de contratos passa a conter a coluna Nº Aditivo; abrem-se novas opções de ações possíveis [Aprovar Aditivo, Reprovar Aditivo e Histórico de Aditivos] e o status é alterado para Em Atualização (Aditando).

 Figura – Contrato aditado

• Reprovar Aditivo: Após a geração do aditivo, o Gerente do Contrato definirá se o aditivo será aprovado ou não. Caso opte pela Reprovação, deverá fazê-lo clicando . Surge a tela abaixo, para confirmação da ação. 

 Figura – Reprovar Aditivo.

• Aprovar Aditivo: Caso opte pela aprovação, deverá clicar . Surge a tela abaixo, para confirmação da ação. Ao confirmar a aprovação, o status do contrato será alterado para Em Andamento. 

Figura – Aprovar Aditivo.

 Histórico de Aditivos: O ícone  permite visualizar quantas vezes o contrato original foi aditado e visualizar o contrato original (como também aditivos anteriores). Para detalhes do aditivo, clicar em . 

 Figura – Histórico de Aditivos.

•  Ver Contrato: O ícone  permite ver o contrato, direcionando o usuário para a lista de Eventos Geradores de Pagamento, e habilitando o Menu do Contrato sobre os quais falaremos mais adiante.

•  Editar: O ícone  permite editar as informações do cadastro do contrato. A edição só é permitida enquanto o contrato possuir o status Em Cadastramento.

•  Remover: Clique  para remover o contrato. A remoção só é permitida enquanto o contrato possuir o status Em Cadastramento.

Menu do Contrato

Uma vez no contexto de um contrato, o Menu do Contrato e suas funcionalidades serão apresentados. Sobre eles falaremos a seguir. 

A Figura apresenta o Menu do Contrato na visão de um usuário com perfil de Gerente de contratos. Não há Cogerentes para contratos. 

 Figura – Menu de contexto.

Itens de contrato (Eventos Geradores de Pagamento)

Evento Gerador de Pagamento é um acontecimento (relativo à aquisição de bens ou prestação de serviços) que integra um Contrato e que gera um valor para pagamento. O contrato nada mais é que uma série de eventos geradores de pagamento. Um evento pode ou não estar associado a uma atividade do escopo de um projeto no Channel.

No Menu do Contrato > Itens de contrato é dado acesso à lista com os eventos já registrados, se houver. Na lista de contratos a funcionalidade é acessada através do ícone .

Figura – Lista de Eventos Geradores de Pagamentos.

Para importar reajustes de uma planilha, clique . Para importação de dados, clique . Se desejar exportar os dados, clique .

Informações importantes referente a importação de excel:

• Os campos obrigatórios são validados na importação;
• Ao cadastrar múltiplas datas, editar ou remover um desembolso, é feito o processamento dos projetos com contratos associados - Custo planejado.
• Existem mensagens para a validação da regra de data e valor. Cada “frente” pode ter apenas um desembolso por dia e a soma de desembolsos não pode ser maior que o “Valor total
  do evento”:

• Desembolsos em que a coluna “Frente” for preenchida com número inexistente serão ignorados, apresentando mensagem que o desembolso não foi importado;
• A programação de desembolso foi colocada numa planilha separada (nova aba do arquivo template):

   Figura: Aba “Eventos geradores de pagamento” da planilha template

 Figura: Aba “Programação do Desembolso” da planilha template

Incluir Evento Gerador de Pagamento

Para incluir um Evento, clique . Será aberta a tela abaixo. Eventos Geradores de Pagamento só podem ser incluídos ao contrato enquanto seu status estiver definido como Em Cadastramento.

Figura – Incluir Evento Gerador de Pagamento.

 Ações sobre Evento Gerador de Pagamento

• Incluir Evento Gerador de Pagamento: O ícone  permite incluir um evento relacionado a um evento já cadastrado, que passa a ser o Evento Pai do novo evento, em uma estrutura hierárquica de dependência.

• Fracionar Evento: O ícone  permite fracionar um evento nas atividades associadas do projeto.  Após associar os eventos geradores de pagamentos às atividades de projetos da mesma área, é possível fracionar o evento entre atividades associadas. É possível editar os pesos das atividades e sincronizar as medições com as atividades de projeto para definir o impacto de cada uma na medição final do boletim.  

• Programação de desembolso: O ícone  definir como se dará a programação de desembolso dos custos relativos ao pagamento do evento. Para tanto, na tela aberta clique .

Podem ser programados pagamentos em múltiplas datas a partir de uma data – base. Ao preencher a periodicidade e quantidade, o valor unitário que foi definido no cadastro do evento será automaticamente preenchido.

Já se optar por gerar manualmente a programação, a partir de uma data, devese informar o percentual (%) que se pretende desembolsar, e o campo valor unitário será preenchido automaticamente, considerando as definições feitas na inclusão do evento gerador. 

Figura – Lista de Programação de Desembolso.

• Multas do Evento: O ícone  permite visualizar data e valor das multas do evento, quando o mesmo tiver sido definido como passível de multa. Clique  para criar uma nova data e valor de multa do evento. 

•  Multa/Reajuste do evento: O  permite visualizar data e valor de multas/reajuste do evento, quando o mesmo tiver sido definido como passível de multa. É possível também incluir reajustes em Menu do Contrato > utilitários.

•  Editar: Clique  para editar um Evento Gerador de Pagamento.

•  Remover: O ícone  permite excluir um Evento Gerador de Pagamento . 

Ao clicar para remover o evento gerador de pagamento, quando o mesmo está associado há alguma atividade, é exibido junto ao alerta a frase: "Esse evento está associado a atividade(s)", para mostrar ao usuário que se a remoção for confirmada o evento será desassociado da atividade e com isso os custos serão removidos do cronograma do projeto.

Figura: Alerta com frase informando sobre a associação em atividades

•  Editar/ Remover em lote: Para efetuar a edição ou remoção de vários eventos cadastrados, clique em  ou .

•  Planejamento Expresso: O botão  permite editar as informações relativas aos eventos geradores de pagamento na mesma tela e ao mesmo tempo. 

Associação de Evento Gerador de Pagamento de Contratos à Atividade do Projeto 

No contexto de um Projeto é possível associar Eventos Geradores de Pagamento de Contratos de uma mesma área a uma Atividade do escopo do projeto. 

Para isso, acesse o escopo do projeto, localize a atividade desejada e clique com o botão direito sobre esta atividade. Então, selecione .

Na tela aberta, selecione a aba Contratos.  A lista de Eventos Geradores de Pagamento de contratos será apresentada.

Para associar um ou mais eventos à atividade, marque o campo  ao lado do nome dos eventos, que aparecerão em cor diferente dos demais. Não é necessário salvar.

Figura – Associação de Eventos Geradores de Pagamento à uma Atividade do Projeto.

Ao enviar uma medição para revisão, o sistema armazenará o percentual concluído de cada atividade associada ao contrato.

Na tela de histórico do boletim, além da ação Enviado para Medição há o botão Histórico das Atividades, que apresenta tela com o nome da atividade e o percentual concluído no momento do envio.

Obs.: Os valores dos boletins finalizados são sempre preservados, ainda que o contrato seja aditado e os valores geradores de pagamento alterados. 

 Dependência de Eventos Geradores de Pagamento

A funcionalidade está disponível a partir de: "Menu do contrato > Itens de contrato > [dependência de eventos geradores de pagamento...]", conforme imagem abaixo:

Uma vez selecionada esta funcionalidade, abre-se a lista de dependências entre eventos geradores de pagamento de um dado contrato. Para incluir uma dependência, clique em

Figura – Lista de Dependências de Eventos Geradores de Pagamento. 

Selecione o Evento e em seguida, o Evento do qual o mesmo depende [pai]. 

 Figura – Dependência entre Eventos Geradores de Pagamento.  

Boletins de Medição

Quando o contrato está no status Em Andamento é possível criar Boletins de Medição dos eventos geradores de pagamento do contrato. Para tanto, após a alteração do status do contrato, acesse Menu do Contrato > boletins de medição.  

Figura – Lista de Boletins de Medição

Incluir Boletim de Medição

Para incluir um boletim de medição relativo a um evento gerador de pagamento do contrato, clique em . Será aberta a tela mostrada abaixo.

Figura 17 – Incluir Boletim: Dados do Boletim.

Na próxima aba, Efetuar a Medição, marque o campo  ao lado do nome do evento. Defina a Quantidade a Medir, a Data Prevista e a Data Realizada.

É possível sincronizar as medições com as atividades de projeto que tem eventos geradores de pagamento associados, através do botão . 

Figura – Incluir Boletim: Efetuar Medição.

Após o preenchimento, habilita-se a aba Visualizar Boletim. Clique em  para que o boletim seja gerado. É a partir desta tela que o mesmo poderá ser enviado para aprovação.

Aprovação de Boletins de Medição

A seguir demonstratemos os passos pelos quais passa o Boletim, após sua criação, utilizando o padrão do sistema [2 Aprovações na Aprovação].

Será aberta em janela separada a tela contendo a Minuta do Boletim de Medição, que permite .

Revisão da Medição

Figura – Enviar Boletim para Revisão da Medição.

Selecionado o envio para revisão, será aberta a tela abaixo. Selecione um Responsável, entre os usuários que foram associados ao contrato [através do Menu do Contrato > utilitários > usuários associados]. Se desejar, inclua em Cc um usuário para receber o boletim via e-mail, e insira Comentários.

Figura – Enviar Boletim para Revisão da Medição.

Após o envio, o boletim tem seu status alterado para Em Medição, e estará disponível para aprovação pelo usuário definido como Responsável, através da Central de aprovações > boletins de medições pendentes 

Figura – Aprovação de pendências de boletins

.

Para o Responsável pela Revisão da Medição será aberta a tela a seguir. Ele deve selecionar o ícone  para visualizar o boletim, mostrado na sequência. 

 Figura – Aprovação de Revisão da Medição de Boletins Pendentes.

Figura – Minuta Boletim de Medição: Aprovar/Rejeitar Medição.

Após a apreciação do boletim, o Responsável pode decidir pela Aprovação ou Reprovação da Medição, clicando nos botões . Caso opte pela aprovação é aberta a tela para confirmação da ação vista abaixo.

Confirmada a aprovação da medição, o boletim terá seu status alterado para Em Aprovação e deverá ser enviado para aprovação, através do botão . 

Figura 19.4. – Minuta Boletim de Medição.

Aprovação do Boletim 

Deve ser selecionado um usuário como Responsável pela Aprovação do Boletim. Desta vez, é exibido o um campo com o Cargo do Responsável selecionado. 

Figura – Enviar Boletim para o Responsável pela Aprovação.

Quando o Responsável acessar o Meu Channel > pendências > aprovações de boletins pendentes, e então o ícone será vista uma tela como a mostrada abaixo.

Figura – Aprovar /Reprovar Boletim na Aprovação.

Confirmada a aprovação, o boletim permanece com status Em Aprovação, e deverá ser então enviado novamente para Aprovação do Boletim em . 

Feita a aprovação, o Boletim de Medição será considerado Aprovado, e terá seu status alterado para Finalizado.  

Na Visualização do boletim - Resumo do contrato, foi adicionada a linha "Valor total cadastrado", que apresentará a informação da soma dos eventos cadastrados.

Na linha do saldo, do boletim, foi adicionado uma legenda abaixo da frase "Saldo Valor Contrato após Aprovação" informando o cálculo que é utilizado (valores medidos - Valor total cadastrado).

Figura: Novas informações na visualização do boletim

Visualizar Histórico

Após o boletim atingir o status Finalizado, ou seja, tiver sido Aprovado na Medição, será possível visualizar o histórico de Aprovações de Boletins Finalizados, através do ícone  

Figura – Visualizar Histórico de Aprovações de Boletins Finalizados.

A filtragem pode ser feita considerando um Período determinado, mas caso não haja definição, será exibida a data em que a ação foi efetuada [Aprovação ou Reprovação do Boletim na Aprovação/Medição]. A lista exibe o Nº Contrato e o Objeto definidos na inclusão do Contrato, bem como o número do Boletim e Versão. 

Os boletins exibidos podem ser filtrados por Status [Todos; Aprovado/Reprovado na Medição ou Aprovado/Reprovado na Medição].

A Justificativa registrada no momento da Aprovação/Reprovação, que é obrigatória caso o boletim seja reprovado, é exibida na lista.  Por fim, pode-se filtrar o boletim informando o Valor do Boletim.

Ao final da página há o totalizador do campo Valor do Boletim [Valor Total] que irá conter o valor total dos boletins por página, e se aplicável, apresentar na última página o totalizador geral, respeitando os filtros escolhidos pelo usuário (Período, Boletim, etc.).

Clicando em   é dado acesso ao Boletim de Medição, que pode ser visualizado em PDF, clicando em . 

Relatórios

Através do Menu do Contrato > relatórios é dado acesso aos relatórios com  informações que reportam resultados de acompanhamento, eventos com multas, fluxo de desembolsos e comparativos entre previsto/realizado, como vemos abaixo.

Acompanhamento da execução (Relatório de Acompanhamento)

Uma vez selecionado o Relatório de Acompanhamento, os eventos geradores de pagamento do contrato são exibidos, comparando dados das quantidades e valores realizados. Será aberta a tela mostrada abaixo. É possível visualizar o relatório em formato PDF.

Figura – Relatório de Acompanhamento.

No excel exportado a coluna "Valor total cadastrado" trará a informação do total cadastrado em "Eventos geradores de pagamento".

Figura: Planilha do relatório exportada 

Com a coluna trazendo a informação do valor cadastrado para "Eventos geradores de pagamentos", a coluna "Saldo a pagar" teve sua fórmula para cálculo alterada:

• NOVA FÓRMULA PARA MOSTRAR O SALDO A PAGAR:

"Valor total cadastrado" - "Total Pago"

Itens com multas (Relatório de Eventos com Multas)

Uma vez selecionado o Relatório de Eventos com Multas, é gerado um relatório contendo os eventos geradores de pagamento que, sendo passíveis de multa, efetivamente incorreram no pagamento.

Figura – Relatório de multas.

Fluxos de desembolsos (Relatório de Fluxo de Desembolsos)

Ao selecionar o Relatório de Fluxo de Desembolsos é exibida a Curva S [Previsto x Realizado] dos desembolsos programados para o pagamento dos eventos. É disposto ainda o Previsto x Realizado do Contrato, por Evento Gerador, de acordo com a periodicidade definida na Programação de Desembolso. 

Figura - Relatório de Fluxo de desembolsos.

Configurações

No Menu do Contrato > Configurações é possível configurar alarmes e associar usuários visualizadores, com vê-se abaixo. 

Configurar Alarmes

Através do Menu do Contrato > Configurações > Alarmes é possível configurar o envio e e-mails de alarme referentes ao andamento do contrato.

O alarme do contrato só será enviado um Boletim cadastrado estiver com a opção "Último Boletim?" marcada.

Para habilitar a opção, selecione a opção Personalizar.

Figura – Configurar Alarme do Contrato.

Defina os usuários que receberão o alarme do contrato e a periodicidade do envio. É possível habilitar a opção Término da Vigência do Contrato, definindo quantos dias antes do final do contrato o envio de e-mails de alarme será feito. Se desejar, inclua observações. 

Visualizadores (Usuários Associados)

A associação de usuários ao contrato é feita no Menu do Contrato > Configurações > Visualizadores. Para associar um usuário, basta selecionar seu nome, que passa a exibir uma cor diferente dos demais. Não é necessário salvar. 

Figura – Associar usuários ao contrato.

Após a associação, quando o boletim é Enviado para Revisão da Medição ou para Aprovação do Boletim , os usuários selecionados através desta funcionalidade poderão ser definidos como Responsáveis.

Reajustes (Reajustes do Contrato)

No Menu do Contrato > Reajustes temos acesso à lista de reajustes feitos a um contrato, como mostrado abaixo.

Figura - Lista de reajustes do contrato.

Para incluir um reajuste à data – base do contrato, clique em . Insira a Data-Base e, se desejar, uma Justificativa para o reajuste. 

Figura – Incluir Reajuste.