A Base de Documentos, acessível através Menu "Projetos e demandas > Documentos compartilhados" permite acessar a estrutura de pastas e documentos.
Na tela de lista de documentos, são listados os documentos da base de conhecimento. Esta funcionalidade permite que o usuário os visualize e inclua novos arquivos e pastas.
Figura – Documentos.
Na navegação da parte esquerda da tela são exibidas as pastas, já na parte direita a lista de documentos contidos na pasta selecionada.
Na gestão das pastas da área de conhecimento é possível além de definir a estrutura, configurar os tipos de ações que serão permitidas. Na área de conhecimento pode se ter pastas com workflow de aprovação, codificação de documentos e pastas simples.
Clicando sobre uma pasta com o botão direito do mouse serão exibidas as ações possíveis, conforme vemos abaixo.
permite acrescentar uma pasta abaixo da pasta selecionada, criando uma estrutura de pastas e subpastas.
para editar as configurações da pasta.
para excluir a pasta selecionada. Atenção! Os arquivos vinculados à pasta também serão excluídos.
permite visualizar o relatório de documentos. Este relatório somente está disponível para pastas com Workflow associado.
para gerar um backup dos arquivos armazenados na pasta. Será gerado um pacote com a extensão.zip.Para incluir uma nova pasta no primeiro nível da estrutura, clique sobre o botão
. Abre-se a tela e o menu Navegação visto na Figura. Preencha o Nome da Pasta criada. Em Workflow defina se a pasta irá ou não seguir um workflow cadastrado.
Figura – Incluir Pasta de documentos.
Uma vez criada a pasta, pressione 
para associar à pasta um atributo.
Nesta fase de configuração da pasta, é possível vincular atributos a serem usados na codificação dos documentos. Um atributo é composto por um grupo de opções que serão selecionadas no cadastro do documento e juntos irão formar a codificação do arquivo.
Os atributos são cadastráveis na área de administração do sistema em Projetos e demandas > Configurações> geral > codificação de documentos.
Figura – Associar atributo.
Observe que ao marcar um atributo, o ícone 
é ativado. Clicando nele, abre-se a tela mostrada abaixo, para que sejam inseridas opções ao atributo. São estas opções que irão compor o campo Código, nos documentos. Preencha o campo Nome e clique 
.
Figura – Inserir Opções do atributo.
Nos documentos inseridos cujo atributo foi associado, o campo Código é exibido, contendo o atributo selecionado, com as opções de seleção inseridas.
Figura – Incluir Documento: associar opções do atributo.
Feitas as configurações, um usuário ao acessar uma pasta da área de documentos compartilhados visualizará os atributos do modo apresentado na figura abaixo.
Figura – Documentos Compartilhados.
A associação de usuários será possível apenas paras as pastas com workflow associado. O objetivo da associação de usuários é definir quais serão os responsáveis por cada passo do workflow.
Ao selecionar esta funcionalidade, será exibida a tela de associação de usuários e grupos.
Figura – Associar usuários à pasta.
Selecione em Usuários os usuários a serem associados à pasta, bem como, se desejar, escolha Grupos de usuários. No topo [Associar Pessoas] vemos a opção de seleção de Passos do Workflow. Para cada passo podem ser associados usuários e grupos.
O procedimento para inclusão de documentos às pastas que possuem workflow associado é idêntico àquele feito para pastas sem essa característica. Selecionada a pasta de destino, clique em 
. Será aberta a tela mostrada a seguir, para preenchimento.
Figura – Incluir documento.
Campo | Preenchimento | Descrição |
Título/Documento | Obrigatório | O nome do arquivo exibido na lista de documentos será aquele que for definido neste campo. |
Pasta | Obrigatório | Selecione a pasta de destino. |
Resumo | Opcional | Se desejar, insira informações sobre o documento. |
Palavras-chave | Opcional | Podem ser atribuídas palavras-chave, a ser indexadas para a busca geral. |
Permissões | Obrigatório | Defina os perfis que terão permissão de visualização do documento. |
Tipo: Arquivo/URL | Obrigatório | Insira a URL para um site ou arquivo salvo no computador. |
O botão
permite incluir vários documentos à pasta selecionada. Estes documentos devem estar em uma pasta compactada com extensão .zip.
Ações em Lote
Atenção: Usuários com permissão apenas para visualização dos documentos inseridos na base de conhecimento não podem editar, encaminhar ou remover em lote.
O botão (para pastas com workflow) permite que se encaminhem documentos para outro passo do workflow, defina um grupo ou responsável, notifique o Gerente via e-mail e envie o encaminhamento por e-mail como cópia para outros usuários. É possível ainda inserir comentários.
Figura – Encaminhar Documentos em Lote.
O botão 
é utilizado para remover diversos documentos simultaneamente. Ao selecionar a opção surge uma caixa de diálogo para confirmação da operação.
Figura – Remover Documentos em Lote.
O botão
é usado para editar mais de um documento. Conforme vemos na figura abaixo, apenas os campos Pasta, Resumo e Palavras- chave podem ser alterados em lote.
Figura – Editar documentos em lote.
permite as versões do arquivo. É apresentado um resumo do documento, e opção para baixar o documento. Se houver comentários é possível visualizá-los e/ou incluir comentários.
Figura – Visualizar Documentos.
para editar as informações de cadastro do documento ou gerar uma nova versão. Para documentos que pertencem a uma pasta com workflow, é possível também acompanhar as trilhas de encaminhamentos e o histórico do documento.
Figura – Trilha de encaminhamentos.
Figura – Histórico do documento.
para remover o documento. Atenção! Todas as suas versões serão perdidas. Apenas o autor do documento ou o gerente da operação podem realizar esta ação.
para encaminhar o documento para o próximo passo.
(bloquear) 
(desbloquear) possuem a função de manutenção de versões de arquivos, através de conceitos de check-in/checkout.